Chuyển sang hình thức thanh toán không dùng tiền mặt đang là yêu cầu bắt buộc trong một số hoạt động kinh tế. Một trong những thay đổi quan trọng sắp có hiệu lực là việc khấu trừ thuế giá trị gia tăng chỉ được thực hiện nếu có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, kể cả với hóa đơn dưới 20 triệu đồng.
1. Thanh toán không dùng tiền mặt là gì?
Theo khoản 1, khoản 2, khoản 3 và khoản 10 Điều 3 Nghị định 52/2024/NĐ-CP quy định như sau:
Điều 3. Giải thích từ ngữ
- Dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt (sau đây gọi là dịch vụ thanh toán) bao gồm: dịch vụ thanh toán qua tài khoản thanh toán của khách hàng và dịch vụ thanh toán không qua tài khoản thanh toán của khách hàng.
- Dịch vụ thanh toán qua tài khoản thanh toán của khách hàng là việc cung ứng phương tiện thanh toán; thực hiện dịch vụ thanh toán séc, lệnh chi, ủy nhiệm chi, nhờ thu, ủy nhiệm thu, thẻ ngân hàng, chuyển tiền, thu hộ, chi hộ và các dịch vụ thanh toán khác cho khách hàng thông qua tài khoản thanh toán của khách hàng.
- Dịch vụ thanh toán không qua tài khoản thanh toán của khách hàng là việc cung ứng dịch vụ thanh toán, thực hiện giao dịch thanh toán không thông qua tài khoản thanh toán của khách hàng.
...
- Phương tiện thanh toán không dùng tiền mặt (sau đây gọi là phương tiện thanh toán) là phương tiện do tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán, công ty tài chính được phép phát hành thẻ tín dụng, tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán cung ứng dịch vụ ví điện tử phát hành và được khách hàng sử dụng nhằm thực hiện giao dịch thanh toán, bao gồm: séc, lệnh chi, ủy nhiệm chi, nhờ thu, ủy nhiệm thu, thẻ ngân hàng (bao gồm: thẻ ghi nợ, thẻ tín dụng, thẻ trả trước), ví điện tử và các phương tiện thanh toán khác theo quy định của Ngân hàng Nhà nước.
…
Thanh toán không dùng tiền mặt là khái niệm đã trở nên quen thuộc trong thời đại số hóa. Theo quy định tại Nghị định 52/2024/NĐ-CP, hình thức này bao gồm mọi giao dịch tài chính được thực hiện qua hệ thống ngân hàng hoặc các nền tảng trung gian như ví điện tử, chuyển khoản, thẻ ngân hàng. Việc này không chỉ giúp giảm rủi ro trong giao dịch tiền mặt mà còn góp phần minh bạch hóa dòng tiền, tạo điều kiện thuận lợi cho quản lý thuế và phòng chống rửa tiền. Đây là xu hướng tất yếu và là công cụ quản lý hiệu quả của Nhà nước.
Tình huống giả định
Cửa hàng Linh Hà chuyển sang thanh toán điện tử
-
Chỉ nhận tiền mặt và chuyển khoản cá nhân trước đó
Chị Nguyễn Thị Linh, chủ shop quần áo Linh Hà tại Hà Nội, trước đây chỉ nhận thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản vào tài khoản cá nhân, chủ yếu phục vụ khách lẻ. -
Bắt đầu bán cho công ty và vướng chứng từ thuế
Tháng 6/2025, khi mở rộng đối tượng khách hàng sang các công ty nhỏ, chị Linh được yêu cầu xuất hóa đơn để phía mua hàng khấu trừ thuế. Một công ty chuyển khoản qua ví điện tử Momo tên cá nhân chị và hỏi thêm: “Chị có thể cung cấp chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt không?” -
Lúng túng vì không rõ ví Momo có hợp lệ hay không?
Trước câu hỏi này, chị Linh bối rối vì không biết ví Momo có được xem là thanh toán không dùng tiền mặt không, và nếu có thì cần loại chứng từ gì để hợp lệ cho hồ sơ thuế. -
Tìm hiểu về thanh toán không dùng tiền mặt
Sau khi chủ động tìm hiểu, chị Linh biết rằng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt bao gồm chuyển khoản ngân hàng, ví điện tử, thẻ ngân hàng... Tuy nhiên, điều kiện quan trọng là phải có chứng từ rõ ràng như: sao kê tài khoản, biên nhận điện tử từ tổ chức trung gian thanh toán. -
Chuyển đổi sang tài khoản doanh nghiệp và hóa đơn điện tử
Từ đó, chị đã mở tài khoản doanh nghiệp, thiết lập thanh toán qua app có thể xuất hóa đơn điện tử và liên kết ví điện tử – ngân hàng để đảm bảo mọi giao dịch có chứng từ hợp lệ theo đúng quy định thuế. -
Khách doanh nghiệp yên tâm, kinh doanh thuận lợi hơn
Nhờ việc chuyển đổi kịp thời, các khách hàng doanh nghiệp của shop yên tâm hơn khi mua hàng, được khấu trừ thuế hợp pháp, đồng thời giúp chị Linh tăng độ tin cậy và chuyên nghiệp trong kinh doanh online.
(Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính chất tham khảo)
2. Từ 01/7/2025, hóa đơn dưới 20 triệu phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế
Căn cứ điểm b khoản 2 Điều 14 Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 có hiệu lực từ ngày 01/7/2025
Luật Thuế giá trị gia tăng 2024
Điều 14. Khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào
…
2. Điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào được quy định như sau:
…
b) Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào, trừ một số trường hợp đặc thù theo quy định của Chính phủ;
Trước ngày 01/7/2025, nếu doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị dưới 20 triệu đồng và thanh toán bằng hình thức không dùng tiền mặt (như chuyển khoản), thì không cần nộp kèm chứng từ thanh toán vẫn được khấu trừ thuế giá trị gia tăng.
Tuy nhiên, kể từ ngày 01/7/2025, quy định này thay đổi hoàn toàn: bất kể hóa đơn có giá trị bao nhiêu, nếu muốn khấu trừ thuế giá trị gia tăng thì phải có chứng từ chứng minh đã thanh toán không dùng tiền mặt. Điều này bao gồm các hình thức như chuyển khoản ngân hàng, thẻ tín dụng, ví điện tử... và phải có giấy tờ hoặc xác nhận cụ thể từ ngân hàng hoặc đơn vị trung gian thanh toán.
Quy định mới nhằm kiểm soát chặt chẽ dòng tiền, hạn chế gian lận thuế và minh bạch hóa hệ thống kế toán doanh nghiệp. Nếu không cung cấp được chứng từ thanh toán hợp lệ, doanh nghiệp sẽ bị loại khoản thuế đầu vào tương ứng, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và dòng tiền hoạt động.
Tình huống giả định
Công ty Minh Hòa mất quyền khấu trừ vì thiếu chứng từ chuyển khoản
-
Mua vật tư đóng gói cần thanh toán gấp
Tháng 8/2025, Công ty TNHH Minh Hòa – chuyên kinh doanh thiết bị nhà bếp tại Quảng Ngãi – tiến hành mua lô vật tư đóng gói trị giá 16 triệu đồng từ một đối tác quen. Vì giao dịch diễn ra vào cuối giờ làm việc của ngân hàng, kế toán tạm ứng tiền mặt để thanh toán ngay trong ngày. -
Hoàn tất thủ tục nội bộ và lấy hóa đơn đầy đủ
Sau khi thanh toán, công ty vẫn lấy đầy đủ hóa đơn, phiếu chi và hợp đồng mua bán, đồng thời hoàn tất thủ tục kế toán nội bộ như mọi lần trước đây. -
Cơ quan thuế từ chối cho khấu trừ VAT
Khi lập hồ sơ kê khai thuế, công ty bị cơ quan thuế từ chối khấu trừ thuế giá trị gia tăng, với lý do không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Hóa đơn dưới 20 triệu đồng không còn là ngoại lệ theo quy định mới có hiệu lực từ 01/7/2025. -
Giải trình nhưng không được chấp thuận
Dù phía công ty có giải trình rõ lý do thanh toán tiền mặt và cung cấp đầy đủ chứng từ hợp lệ khác, cơ quan thuế vẫn không chấp nhận, vì thiếu điều kiện bắt buộc về hình thức thanh toán qua ngân hàng, ví điện tử hoặc thẻ. -
Thiệt hại gần 1,6 triệu đồng tiền thuế và phải điều chỉnh chi phí
Hậu quả là Công ty Minh Hòa bị loại khoản khấu trừ gần 1,6 triệu đồng thuế VAT, buộc phải điều chỉnh lại kế hoạch chi phí quý, ảnh hưởng đến dòng tiền và kiểm soát ngân sách. -
Bài học về việc cập nhật chính sách thuế mới
Vụ việc là bài học đắt giá cho công ty trong việc không cập nhật kịp thời các quy định mới, đặc biệt là chính sách thuế áp dụng từ 01/7/2025 liên quan đến điều kiện khấu trừ VAT.
(Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính chất tham khảo)
3. Kết luận
Việc khấu trừ thuế giá trị gia tăng từ ngày 01/7/2025 sẽ không còn ngoại lệ cho các hóa đơn dưới 20 triệu nếu không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Hiểu đúng về khái niệm thanh toán không dùng tiền mặt sẽ giúp các cá nhân, doanh nghiệp tránh được những rủi ro về thuế. Quan trọng hơn, đây là bước tiến của cơ chế pháp luật trong kiểm soát tài chính, hướng đến minh bạch và số hóa giao dịch.
