Chuyển sang hình thức thanh toán không dùng tiền mặt đang là yêu cầu bắt buộc trong một số hoạt động kinh tế. Một trong những thay đổi quan trọng sắp có hiệu lực là việc khấu trừ thuế giá trị gia tăng chỉ được thực hiện nếu có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, kể cả với hóa đơn dưới 20 triệu đồng.
1. Thanh toán không dùng tiền mặt là gì?
Theo khoản 1, khoản 2, khoản 3 và khoản 10 Điều 3 Nghị định 52/2024/NĐ-CP quy định như sau:
Điều 3. Giải thích từ ngữ
- Dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt (sau đây gọi là dịch vụ thanh toán) bao gồm: dịch vụ thanh toán qua tài khoản thanh toán của khách hàng và dịch vụ thanh toán không qua tài khoản thanh toán của khách hàng.
- Dịch vụ thanh toán qua tài khoản thanh toán của khách hàng là việc cung ứng phương tiện thanh toán; thực hiện dịch vụ thanh toán séc, lệnh chi, ủy nhiệm chi, nhờ thu, ủy nhiệm thu, thẻ ngân hàng, chuyển tiền, thu hộ, chi hộ và các dịch vụ thanh toán khác cho khách hàng thông qua tài khoản thanh toán của khách hàng.
- Dịch vụ thanh toán không qua tài khoản thanh toán của khách hàng là việc cung ứng dịch vụ thanh toán, thực hiện giao dịch thanh toán không thông qua tài khoản thanh toán của khách hàng.
...
- Phương tiện thanh toán không dùng tiền mặt (sau đây gọi là phương tiện thanh toán) là phương tiện do tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán, công ty tài chính được phép phát hành thẻ tín dụng, tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán cung ứng dịch vụ ví điện tử phát hành và được khách hàng sử dụng nhằm thực hiện giao dịch thanh toán, bao gồm: séc, lệnh chi, ủy nhiệm chi, nhờ thu, ủy nhiệm thu, thẻ ngân hàng (bao gồm: thẻ ghi nợ, thẻ tín dụng, thẻ trả trước), ví điện tử và các phương tiện thanh toán khác theo quy định của Ngân hàng Nhà nước.
…
Thanh toán không dùng tiền mặt là khái niệm đã trở nên quen thuộc trong thời đại số hóa. Theo quy định tại Nghị định 52/2024/NĐ-CP, hình thức này bao gồm mọi giao dịch tài chính được thực hiện qua hệ thống ngân hàng hoặc các nền tảng trung gian như ví điện tử, chuyển khoản, thẻ ngân hàng. Việc này không chỉ giúp giảm rủi ro trong giao dịch tiền mặt mà còn góp phần minh bạch hóa dòng tiền, tạo điều kiện thuận lợi cho quản lý thuế và phòng chống rửa tiền. Đây là xu hướng tất yếu và là công cụ quản lý hiệu quả của Nhà nước.
Tình huống giả định
Cửa hàng Linh Hà chuyển sang thanh toán điện tử
Chị Nguyễn Thị Linh, chủ cửa hàng Linh Hà chuyên bán quần áo online tại Hà Nội, trước giờ chỉ nhận thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản cá nhân. Tháng 6/2025, chị bắt đầu bán hàng cho một số công ty nhỏ và được yêu cầu xuất hóa đơn để phía đối tác khấu trừ thuế.
Khi kế toán công ty mua hàng chuyển khoản qua ví điện tử Momo đứng tên cá nhân chị Linh, họ hỏi thêm: “Chị có thể cung cấp chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để làm hồ sơ thuế được không?”. Lúc đó, chị Linh mới lúng túng vì không hiểu chuyển khoản qua ví Momo có được xem là thanh toán không dùng tiền mặt hay không, và nếu có thì chứng từ hợp lệ là gì.
Sau khi tìm hiểu, chị biết rằng: hình thức thanh toán không dùng tiền mặt bao gồm cả chuyển khoản ngân hàng, ví điện tử, thẻ ngân hàng… nhưng điều quan trọng là phải có chứng từ rõ ràng như sao kê tài khoản, biên nhận giao dịch điện tử do tổ chức trung gian cung cấp.
Từ đó, chị Linh đã mở tài khoản doanh nghiệp, thiết lập thanh toán qua app có hóa đơn điện tử và liên kết ngân hàng để đảm bảo mọi giao dịch có thể cung cấp chứng từ hợp lệ. Nhờ vậy, các khách hàng doanh nghiệp của chị an tâm hơn khi mua hàng và được khấu trừ thuế đúng quy định
(Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính chất tham khảo)
2. Từ 01/7/2025, hóa đơn dưới 20 triệu phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế
Căn cứ điểm b khoản 2 Điều 14 Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 có hiệu lực từ ngày 01/7/2025
Luật Thuế giá trị gia tăng 2024
Điều 14. Khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào
…
2. Điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào được quy định như sau:
…
b) Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào, trừ một số trường hợp đặc thù theo quy định của Chính phủ;
Trước ngày 01/7/2025, nếu doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị dưới 20 triệu đồng và thanh toán bằng hình thức không dùng tiền mặt (như chuyển khoản), thì không cần nộp kèm chứng từ thanh toán vẫn được khấu trừ thuế giá trị gia tăng.
Tuy nhiên, kể từ ngày 01/7/2025, quy định này thay đổi hoàn toàn: bất kể hóa đơn có giá trị bao nhiêu, nếu muốn khấu trừ thuế giá trị gia tăng thì phải có chứng từ chứng minh đã thanh toán không dùng tiền mặt. Điều này bao gồm các hình thức như chuyển khoản ngân hàng, thẻ tín dụng, ví điện tử... và phải có giấy tờ hoặc xác nhận cụ thể từ ngân hàng hoặc đơn vị trung gian thanh toán.
Quy định mới nhằm kiểm soát chặt chẽ dòng tiền, hạn chế gian lận thuế và minh bạch hóa hệ thống kế toán doanh nghiệp. Nếu không cung cấp được chứng từ thanh toán hợp lệ, doanh nghiệp sẽ bị loại khoản thuế đầu vào tương ứng, ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và dòng tiền hoạt động.
Tình huống giả định
Công ty Minh Hòa mất quyền khấu trừ vì thiếu chứng từ chuyển khoản
Công ty TNHH Minh Hòa chuyên kinh doanh thiết bị nhà bếp, có trụ sở tại Quảng Ngãi. Tháng 8/2025, kế toán công ty mua một lô vật tư đóng gói trị giá 16 triệu đồng từ đối tác quen. Vì thanh toán gấp trong buổi chiều và ngân hàng hết giờ làm việc, kế toán tạm ứng tiền mặt để thanh toán, sau đó lấy hóa đơn và hoàn tất thủ tục kế toán nội bộ như bình thường.
Tuy nhiên, khi lập hồ sơ kê khai thuế, cơ quan thuế từ chối cho khấu trừ thuế giá trị gia tăng vì không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, mặc dù công ty có hóa đơn, phiếu chi và hợp đồng đầy đủ. Giải trình sau đó cũng không được chấp nhận, vì theo quy định mới từ 01/7/2025, ngay cả hóa đơn dưới 20 triệu đồng cũng bắt buộc phải có chứng từ chuyển khoản, thẻ ngân hàng hoặc ví điện tử thì mới được khấu trừ thuế.
Sự việc khiến Công ty Minh Hòa thiệt hại gần 1,6 triệu đồng tiền thuế giá trị gia tăng và phải điều chỉnh lại kế hoạch chi phí quý. Đây là bài học đắt giá cho việc không cập nhật kịp thời chính sách mới
(Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính chất tham khảo)
3. Kết luận
Việc khấu trừ thuế giá trị gia tăng từ ngày 01/7/2025 sẽ không còn ngoại lệ cho các hóa đơn dưới 20 triệu nếu không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Hiểu đúng về khái niệm thanh toán không dùng tiền mặt sẽ giúp các cá nhân, doanh nghiệp tránh được những rủi ro về thuế. Quan trọng hơn, đây là bước tiến của cơ chế pháp luật trong kiểm soát tài chính, hướng đến minh bạch và số hóa giao dịch.
