Việc lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là yêu cầu bắt buộc nhằm đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch và tuân thủ quy định pháp luật. Trong hoạt động kinh doanh, người bán có trách nhiệm lập hóa đơn thanh toán cho người mua theo quy định cụ thể. Nếu không lập hóa đơn, người bán có thể bị xử phạt với mức tiền đáng kể và buộc phải khắc phục hậu quả. Nội dung sau sẽ làm rõ nghĩa vụ lập hóa đơn và mức xử phạt khi vi phạm.
1. Bán hàng có cần lập hóa đơn thanh toán không?
Khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi điểm a khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP):
Điều 4. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ
1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và các trường hợp lập hóa đơn theo quy định tại Điều 19 Nghị định này. Hóa đơn phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này. Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.
...
Việc lập hóa đơn khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ là nghĩa vụ bắt buộc được pháp luật quy định nhằm bảo đảm tính minh bạch trong giao dịch. Hóa đơn thể hiện đầy đủ thông tin về hàng hóa, dịch vụ, giá trị thanh toán và thời điểm giao dịch, qua đó bảo vệ quyền lợi của cả người mua lẫn người bán, đồng thời tạo cơ sở pháp lý khi cần khiếu nại hoặc giải quyết tranh chấp.
Đối với người bán, hóa đơn là chứng từ quan trọng để ghi nhận doanh thu, hạch toán kế toán và kê khai thuế đúng quy định. Đối với người mua, hóa đơn giúp chứng minh quyền sở hữu và là căn cứ hợp pháp để bảo hành, đổi trả. Ngoài ra, hóa đơn còn giúp cơ quan thuế giám sát, kiểm soát nguồn thu và ngăn chặn hành vi trốn thuế, gian lận thương mại.
Tình huống giả định:
-
Giao hàng khuyến mại nhưng không xuất hóa đơn
Tháng 5/2025, Công ty TNHH Thực phẩm An Hòa (trụ sở tại TP. Hà Nội) triển khai chương trình mua 10 tặng 1 cho sản phẩm nước ép đóng chai. Trong quá trình giao hàng, nhân viên bán hàng chỉ xuất hóa đơn cho 10 sản phẩm khách trả tiền, bỏ qua 1 sản phẩm tặng kèm. -
Khách hàng yêu cầu xuất đủ hóa đơn
Anh Nguyễn Văn Lâm, chủ một cửa hàng tạp hóa nhận hàng và đề nghị công ty xuất hóa đơn cho toàn bộ số hàng, bao gồm cả sản phẩm khuyến mại. Anh cho rằng việc có hóa đơn đầy đủ sẽ thuận tiện cho quản lý hàng tồn kho và chứng minh nguồn gốc khi cơ quan quản lý thị trường kiểm tra. -
Doanh nghiệp phải lập bổ sung hóa đơn
Sau khi kiểm tra quy định pháp luật, Công ty An Hòa nhận thấy hành vi không lập hóa đơn cho hàng khuyến mại là vi phạm. Công ty đã lập bổ sung hóa đơn điện tử cho toàn bộ lô hàng, đồng thời rà soát quy trình bán hàng để đảm bảo tuân thủ đúng nghĩa vụ xuất hóa đơn cho mọi trường hợp.
(Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo.)
ChatGPT đã nói:
2. Người bán không lập hóa đơn thanh toán cho người mua bị xử phạt bao nhiêu?
Khoản 5 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP:
Điều 24. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ
...
5. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua theo quy định, trừ hành vi quy định tại điểm b khoản 2 Điều này.
...
Việc không lập hóa đơn khi bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ là hành vi vi phạm trực tiếp quy định của pháp luật. Hóa đơn là căn cứ để cơ quan thuế quản lý nguồn thu và để người mua bảo vệ quyền lợi của mình. Khi không xuất hóa đơn, người bán không chỉ làm thất thu ngân sách nhà nước mà còn khiến giao dịch thiếu minh bạch, tiềm ẩn rủi ro tranh chấp.
Theo quy định, cá nhân vi phạm sẽ bị phạt từ 10 đến 20 triệu đồng. Nếu hành vi này do tổ chức thực hiện, mức phạt sẽ gấp đôi từ 20 đến 40 triệu đồng. Ngoài việc bị phạt tiền, người bán còn buộc phải lập bổ sung hóa đơn nếu người mua yêu cầu, nhằm đảm bảo giao dịch được hợp pháp hóa và quyền lợi của các bên được bảo vệ.
Tình huống giả định:
-
Khách mua hàng nhưng không nhận hóa đơn
Ngày 10/6/2025, chị Lê Thị Hồng chủ quán cà phê tại TP. Hà Nội đặt mua 20 bộ bàn ghế gỗ từ Công ty Nội thất Minh Phát. Sau khi thanh toán 80 triệu đồng, chị Hồng nhận hàng nhưng không được giao hóa đơn điện tử kèm theo. -
Phát hiện vi phạm và khiếu nại
Khi chuẩn bị kê khai chi phí kinh doanh, chị Hồng phát hiện thiếu chứng từ hợp lệ. Chị liên hệ yêu cầu công ty xuất hóa đơn nhưng phía bán hàng từ chối với lý do giao dịch đã hoàn tất, không cần hóa đơn. -
Cơ quan thuế vào cuộc xử lý
Chị Hồng gửi đơn phản ánh lên Chi cục Thuế. Sau kiểm tra, cơ quan thuế xác định Công ty Minh Phát vi phạm quy định về lập hóa đơn, ra quyết định xử phạt 15 triệu đồng và buộc doanh nghiệp lập hóa đơn bổ sung.
(Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo.)
3. Kết luận
Lập hóa đơn khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ là nghĩa vụ bắt buộc để đảm bảo minh bạch và bảo vệ quyền lợi của các bên. Người bán cần xuất hóa đơn đầy đủ ngay cả với hàng khuyến mại, biếu tặng hoặc tiêu dùng nội bộ theo quy định. Nếu không lập hóa đơn cho người mua, cá nhân có thể bị phạt từ 10-20 triệu đồng, tổ chức bị phạt gấp đôi và buộc lập bổ sung hóa đơn khi được yêu cầu.
