Thông tư liên tịch 45 TT/LB Hướng dẫn kiểm kê và xử lý kết quả kiểm kê vật tư, hàng hoá, quỹ bằng tiền 0 giờ ngày 1/10/1987

THÔNG TƯ LIÊN BỘ

Hướng dẫn kiểm kê và xử lý kết quả kiểm kê vật tư, hàng hoá, quỹ bằng tiền 0 giờ ngày 1/10/1987

Thi hành chỉ thị số 269/Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng ngày 22/9/1987 của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng về việc kiểm kê vật tư, hàng hoá, quy bằng tiền trong khu vực kinh tế quốc doanh đợt 1/10/1987, Liên Bộ Tài chính - Tổng cục Thống kê hướng dẫn việc kiểm kê, xử lý và hạch toán kết quả kiểm kê như sau:

1/ Yêu cầu cơ bản về kiểm kê:

Trên cơ sở nắm vững ý nghĩa, mục đích, phương châm của đợt kiểm kê vật tư hàng hoá, quỹ bằng tiền đã được nêu cụ thể trong chỉ thị của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng, yêu cầu cơ bản đặt ra đối với đợt kiểm kê 0 giờ ngày 1/10/1987 như sau:

• Nắm chắc và chính xác toàn bộ vật tư, hàng hoá hiện có về số lượng, chất lượng, giá trị; các nguồn vốn bằng tiền và các quỹ bằng tiền hiện có của từng đơn vị kinh tế cơ sở, từng ngành, từng địa phương và toàn bộ khu vực kinh tế quốc doanh.

• Xác định lại định mức vốn lưu động của đơn vị phù hợp với hệ thống giá mới, xác định chính xác số thừa có về vốn lưu động ở thời điểm kiểm kê để có căn cứ kiến nghị các biện pháp giải quyết nhằm đảm bảo hoạt động sản xuất, kinh doanh bình thường cho từng đơn vị.

• Tiến hành kiểm kê khẩn trương, dứt điểm và chấp hành nghiêm chỉnh mọi quy định hiện hành về kiểm kê. Thực hiện kiểm kê thực tế, trực tiếp cân đong, đo, đếm ( trừ trường hợp chế độ cho phép báo cáo tồn kho theo sổ kế toán, nhưng phải quan sát thực tế có kiểm tra điển hình) và đối chiếu chính xác giữa số liệu trên sổ kế toán với thực tế kiểm kê; xác định rõ nguyên nhân và trách nhiệm của số chênh lệch; kịp thời xử lý kết quả kiểm kê và kiến nghị những biện pháp để giải quyết những tồn tại phát sinh trong quá trình kiểm kê. Thực hiện chế độ báo cáo trung thực, kịp thời về kết quả kiểm kê và xử lý kết quả kiểm kê.

2/ Phạm vi kiểm kê:

Phạm vi kiểm kê vật tư, hàng hoá và quỹ bằng tiền lần này là các đơn vị sản xuất kinh doanh ( công, nông, lâm, ngư nghiệp; xây dựng cơ bản; giao thông vận tải; nội thương, ngoại thương, cung ứng vật tư, dịch vụ ...) và sự nghiệp hạch toán kinh tế độc lập ( viện, trạm, trại ...) thuộc khu vực kinh tế quốc doanh, công tư hợp doanh trực thuộc Trung ương và địa phương bao gồm cả các đơn vị sản xuất, kinh doanh trong các lực lượng vũ trang.

3/ Đối tượng kiểm kê:

• Toàn bộ các loại nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, phụ tùng sửa chữa thay thế, công cụ lao động thuộc tài sản lưu động, hàng hoá tại các đơn vị sản xuất, cung ứng, nội thương, ngoại thương, dịch vụ ....

• Những vật tư, hàng hoá đang trên đường đi ( bao gồm hàng đang trên đường vận chuyển, đang nằm tại các bến, bãi, bến cảng hoặc đang chờ kiểm nghiệm ...) vật tư, hàng hoá thuộc quyền sở hữu của đơn vị đã gửi đi hoặc đang nhờ giữ hộ, nhờ bán hộ; vật tư hàng hoá giao gia công, chế biến; vật tư hàng hoá tham gia liên doanh, liên kết ....

• Sản phẩm dở dang ( bao gồm cả sản phẩm dở dang trong quá trình sản xuất, chế tạo, sản phẩm dở dang trong xây dựng cơ bản ), bán thành phẩm và thành phẩm.

• Các loại vốn và quỹ bằng tiền thuộc quyền sử dụng của đơn vị thể hiện trên sổ sách chính thức và không chính thức:

• Tiền gửi Ngân hàng : gồn tất cả các khoản tiền thuộc quyền sở hữu của đơn vị đang gửi tại Ngân hàng Nhà nước, Ngân hàng Đầu tư, Ngân hàng Ngoại thương về vốn sản xuất kinh doanh, vốn đầu tư xây dựng cơ bản, vốn sửa chữa lớn, vốn chuyên dùng và các loại vốn, quỹ của đơn vị. Riêng tiền gửi Ngân hàng Ngoại thương phải kiểm kê số ngoại tệ và tính đổi ra tiền Việt nam theo tỷ giá kết toán nội bộ hiện hành. Số ngoại tệ thuộc quyền sử dụng ngoại tệ của đơn vị còn chưa sử dụng cũng được xác định và báo cáo riêng.

• Các khoản tiền mặt tồn quỹ: gồm quỹ tiền mặt của đơn vị; quỹ tiền mặt của bộ phận kiến thiết cơ bản ( nếu có bộ máy hạch toán riêng ); quỹ tiền mặt của hoạt động sản xuất phụ, kinh doanh các quỹ khác; các quỹ tiền lương, tiền thưởng chưa chi còn nằm ở phân phưởng và các bộ phận; các khoản tiền đang chuyển; các chứng khoán, tem, phiếu có giá trị như tiền; các khoản ngoại tệ để tại đơn vị.

4/ Thời điểm và thời gian tiến hành kiểm kê:

• Thời điểm kiểm kê thống nhất trong cả nước: 0 giờ ngày 1/10/1987.

Đối với vật tư, hàng hoá biến động ít hoặc cồng kềnh, khối lượng lớn ở những đơn vị đã tiến hành kiểm kê thực tế ở thời điểm 0 giờ 1/7/1987, đã có biên bản kiểm kê và xử lý kết quả kiểm kê thì có thể căn cứ kết quả kiểm kê thực tế ngày 1/7/1987 và thực tế nhập, xuất trong các tháng 7,8,9 để tính ra số lượng, giá trị vật tư, hàng hóa thực có ở đơn vị đến thời điểm 1/10/1987.

Đối với những vật tư, hàng hóa đã được điều chỉnh theo giá mới trước 1/10/1987 thì được tính toán bằng cách lấy số kiểm kê thực tế ( hiện vật và giá trị ) ở thời điểm điều chỉnh giá công (+) với số phát sinh tăng và trừ (-)  số phát sinh giảm từ thời điểm điều chỉnh giá đến thời điểm 1/10/1987 làm số liệu kiểm kê đợt này.

• Thời gian tiến hành kiểm kê có thể bắt đầu trước thời điểm và phải kết thúc trước 20/10/1987.

5/ Phương pháp kiểm kê:

• Trước khi phải xoá sổ kế toán, xác định số lượng, giá trị vật tư, hàng hoá, số tiền vốn và quỹ phải có theo sổ kế toán đến 0 giờ 1/10/1987.

• Việc kiểm kê vốn, quỹ bằng tiền phải tiến hành trước vào đầu giờ làm việc ngày 1/10/1987. Phải tuân thủ nghiêm ngặt các thủ tục và nguyên tắc kiểm kê.

Khi kiểm kê các quỹ tiền mặt phải phân loại và xác định tổng số cũng như từng loại tiền có trong quỹ ( kể cả ngoại tệ )

Các khoản tiền gửi tại Ngân hàng phải được đối chiếu trực tiếp và có xác nhận của cán bộ Ngân hàng

Các chứng khoán và tem, phiếu cũng phải được kiểm kê chặt chẽ như kiểm kê tiền mặt.

• Đối với vật tư, hàng hóa phải tiến hành kiểm kê từng thứ, từng loại bằng phương pháp đo, đong, đếm trực tiếp hoặc kiểm tra đối chiếu trực tiếp. Lập biên bản xác định kiểm kê xác định rõ sô lượng, giá trị vật tư, hàng hoá thực có và số thừa, thiếu sơ với số liệu trên sổ kế toán; xác định số vật tư, hàng hoá thuộc loại ứ đọng, chậm luân chuyển chưa được giải quyết; xác định số lượng và giá trị thực tế của số vật tư, hàng hoá hư hỏng, kém, mất phẩm chất.

• Đối với sản phẩm dở dang đang phải xác định số lượng và mức độ hoàn thành của sản phẩm. Riêng sảm phẩm dở dang của các đơn vị xây lắp bao gồm cả sản phẩm xây lắp chính, xây lắp phụ; cần xác định khối lượng và giá trị đã xây lắp theo khoản mục chi phí.

6/ Tính toán, xác định chênh lệch giá vật tư hàng hoá kiểm kê:

Việc điều chỉnh giá vật tư, hàng hoá lần này được tiến hành dần dần từng bước trước hoặc sau thời điểm 1/10/1987. Do đặc điểm đó, việc tính toán giá trị vật tư, hàng hóa trong đợt kiểm kê này được thực hiện như sau:

• Trong mọi trường hợp, mỗi khi có quyết định điều chỉnh giá của Nhà nước đối với vật tư, hàng hóa nào thì phải trực tiếp kiểm kê thực tế vật tư, hàng hoá đó về số lượng, tính ra giá trị theo giá cũ và giá mới; xác định số chênh lệch giá để hạch toán vào sổ kế toán theo chế độ hiện hành tại thời điểm điều chỉnh giá.

• Đối với những vật tư, hàng hoá đã được điều chỉnh giá trước thời điểm 1/10/1987, thì số chênh lệch giá cũng phải được tổng hợp trong báo cáo của đợt kiểm kê này.

• Đối với những vật tư, hàng hóa mà sau thời điểm 1/10/1987 mới có quyết định điều chỉnh giá thì đơn vị phải tính toán lại số lượng vật tư, hàng hóa thực tế có ở thời điểm điều chỉnh giá để làm cơ sở tính giá trị theo giá mới của vật tư hàng hoá đó và xác định số chênh lệch giá. Số lượng và giá trị vật tư, hàng hoá ( theo giá cũ ) có ở thời điểm điều chỉnh giá được tính bằng cách lấy số liệu ở thời điểm kiểm kê ( 1/10/87) cộng số tăng, trừ số giảm phát sinh từ 1/10/1987 đến thời điểm có giá mới.

• Việc xác định giá trị theo giá mới và chênh lệch giá đối với sản phẩm dở dang và thành phẩm tồn kho là vấn đề khá phức tạp. Vì vậy, để thuận tiện cho việc điều chỉnh giá, phương pháp tính toán được quy định như sau:

• Lấy thời điểm 31/10/1987 để tính toán giá trị sản phẩm dở dang và thành phẩm  tồn kho theo giá mới.

• Giá trị mới của sản phẩm dở dang và thành phẩm tồn kho được xác định theo phương pháp hệ số: trước hết phải xác định hệ số chênh lệch giá vật tư bằng cách lấy tổng số chênh lệch giá vật tư chia cho tổng giá trị vật tư tính theo giá cũ; sau đó lấy hệ số tìm được nhân (x) với các khoản mục vật tư của sản phẩm dở dang và thành phẩm. Số chênh lệch giữa giá trị mới và giá trị cũ của sản phẩm dở dang và thành phẩm được tổng hợp chung với khoản chênh lệch giá vật tư hàng hoá để xác định tổng số chênh lệch giá của xí nghiệp.

• Đối với công cụ lao động thuộc tài sản lưu động loại phân bổ 50% đã xuất dùng trước ngày điều chỉnh giá thì đơn vị căn cứ vào giá mới để điều chỉnh cho 50% giá còn lại ( xem hướng dẫn trong công văn số 67 TC/CĐKT ngày 12/10/1981 của Bộ Tài chính ).

Các khoản chênh lệch giá vật tư, hàng hoá kiểm kê trong đợt này được tổng hợp đến 31/10/1987, bao gồm:

• Chênh lệch do điều chỉnh giá trước 1/10/87

• Chênh lệch do điều chỉnh giá tại thời điểm 1/10/87

• Chênh lệch do điều chỉnh giá từ sau 1/10/87 cho đến 31/10/1987.

7/ Xử lý kết quả kiểm kê:

Việc xử lý kết quả kiểm kê đợt này cần được tiến hành khẩn trương, dứt điểm ngay tại đơn vị cơ sở. Cụ thể là:

• Căn cứ vào kết quả kiểm kê, các đơn vị phải thực hiện ngay các biện pháp cần thiết để huy động đưa vào sử dụng, có hiệu quả cao nhất lực lượng vật tư, hàng hoá và vốn bằng tiền hiện có cho mục đích phát triển sản xuất kinh doanh; đồng thời tính toán, xác định lại giá định mức giá lưu động theo mặt bằng giá mới và các chỉ tiêu kế hoạch có liên quan, đảm bảo hoạt động của đơn vị hoạt động bình thường.

• Mọi trường hợp thừa, thiếu vật tư, hàng hoá và vốn, quỹ bằng tiền; các khoản vốn, quỹ để ngoài sổ sách; các khoản vật tư, tiền vốn, ngoại tệ sử dụng sai mục đích, bất hợp lý, bất hợp pháp, không có hiệu quả .... phải được xử lý nghiêm khắc theo chế độ hiện hành và qui rõ trách nhiệm cá nhân hoặc tập thể.

Về trình tự và phương pháp hạch toán phải thực hiện theo đúng các quy định trong các thông tư số 16 TC/CĐKT ngày 20/10/1980 " hướng dẫn kế toán kết quả tổng kiểm kê và đánh giá lại tài sản, vật tư 0 giờ ngày 1/9/1980", Thông tư số 164 TC/CĐKT ngày 17/3/1986 " hướng dẫn kế toán kết quả kiểm kê vật tư hàng hoá 0 giờ ngày 19/6/1986 của Tổng cục Thống kê " Hướng dẫn việc kiểm kê tồn kho vật tư kỹ thuật 0 giờ ngày 1/7/1987 của Bộ Tài chính.

• Những vật tư hàng hoá kém, mất phẩm chất và những vật tư, hàng hoá được xác định là ứ đọng, chậm luân chuyển thứ liệu, thứ phẩm được xử lý theo Quyết định số 177/HĐBT ngày 26/5/1987 của Hội đồng Bộ trưởng và thông tư số 40 TC/TNVT ngày 5/8/1987 của Bộ tài chính.

• Đối với các khoản chênh lệch phát sinh do điều chỉnh giá vật tư, hàng hoá được xử lý và hạch toán như sau:

Khi phát sinh chênh lệch do điều chỉnh giá:

• Nếu là chênh lệch giá vật tư, hàng hoá tồn kho, kế toán ghi sổ:

Nợ TK - vật tư, hàng hoá ( 05,06 ,......., 40,41 )

Có TK 15 - Đánh giá lại vật tư hàng hóa

• Nếu là chênh lệch giá của sản phẩm sở dang, hàng thành phẩm tự chế, kế toán ghi sổ:

Nợ TK 20,21,23,30 hoặc 31

Có TK 15 - Đánh giá lại vật tư hàng hoá.

Đến ngày 31/10/1987 tính toán toàn bộ số chênh lệch do điều chỉnh giá trong đợt kiểm kê này. Việc xử lý chênh lệch giá vật tư hàng hoá kiểm kê thực hiện theo hướng dẫn của Liên Bộ Tài chính - Ngân hàng Nhà nước Việt nam.

8/ Các chỉ tiêu và biểu mẫu báo cáo:

a) Hệ thống chỉ tiêu:

• Đối với vật tư hàng hoá:

• Về hiện vật: số lượng vật tư hàng hoá theo sổ kế toán và theo thực tế kiểm kê; số thừa thiếu; số vật tư hàng hoá kém, mất phẩm chất ứ đọng, chậm luân chuyển.

• Về giá trị: tính thoe giá cũ, giá mới và chênh lệch do điều chỉnh giá.

• Đối với vốn, quỹ bằng tiền

• Tiền mặt tồn quỹ theo sổ kế toán và theo thực tế kiểm kê ( có phân ra tiền Việt nam và ngoại tệ, tiền của từng loại quỹ ); số thừa, thiếu.

• Tiền gửi Ngân hàng các loại ( kể cả tiền gửi ở quỹ tiết kiệm nếu có )

• Ngoại tệ được phản ánh theo nguyên tệ và tính đổi ra tiền Việt Nam ( kể cả ngoại tệ tại quỹ, gửi ở Ngân hàng, cho vay mượn lẫn nhau nếu có ).

Các chỉ tiêu nói trên được tổng hợp theo từng đơn vị cơ sở. tưng Bộ, ngành, từng địa phương và toàn bộ khu vực kinh tế quốc doanh.

b) Biểu mẫu báo cáo :

Phù hợp với các chỉ tiêu trên, hai loại báo cáo trong đợt kiểm kê này được quy định:

• Báo cáo kết quả kiểm kê thời điểm 0 giờ  1/10/1987.

• Báo cáo chênh lệch giá và xử lý chênh lệch giá đến 1/10/1987.

Các đơn vị kinh tế cơ sở, các Bộ, Tổng cục và các địa phương đều phải lập và nộp cả hai loại báo cáo trên.

c) Thời hạn nộp và lập báo cáo:

• Báo cáo kết quả kiểm kê, chậm nhất ngày 20/10/1987 đối với các đơn vị cơ sở và chậm nhất ngày 31/10/1987 đối với các Bộ, Tổng cục, tỉnh, thành phố.

• Báo cáo chênh lệch giá và xử lý chênh lệch giá của các đơn vị cơ sở chậm nhất ngày 15/11/1987 và đối với các Bộ, Tổng cục, tỉnh, thành phố, chậm nhất ngày 25/11/1987.

( Nội dung các biểu mẫu và phương pháp lập các báo cáo trình bày cụ thể ở phần phụ lục đính kèm ).

Liên Bộ Tài chính - Tổng cục Thống kê đề nghị các Bộ, Tổng cục, Uỷ ban Nhà nước, Uỷ ban Nhân dân các tỉnh, thành phố, đặc khu trực thuộc Trung ươNghị định căn cứ vào tinh thần và nội dung chỉ thị số 269-Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng ngày 22/9/1987 của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng và thông tư hướng dẫn này tổ chức phổ biến kịp thời cho các đơn vị trực thuộc thực hiện. Trong quá trình thực hiện, nếu có gì vướng mắc, đề nghị phản ánh kịp thời cho Liên Bộ để nghiên cứu có ý kiến giải quyết./.