Thông tư 81/2011/TT-BCA Quy định biểu mẫu sử dụng trong đăng ký, quản lý cư trú

THÔNG TƯ

Quy định về biểu mẫu được sử dụng trong đăng ký, quản lý cư trú

Căn cứ Luật Cư trú ngày 29/11/2006;

Căn cứ Nghị định số 107/2007/NĐ-CP ngày 25/6/2007 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Cư trú đã được sửa đổi, bổ sung theo Nghị định số 56/2010/NĐ-CP ngày 24/5/2010;

Căn cứ Nghị định số 77/2009/NĐ-CP ngày 15/9/2009 quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Công an;

Bộ Công an quy định về biểu mẫu được sử dụng trong đăng ký, quản lý cư trú như sau:

Chương I:

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Thông tư này quy định cụ thể về biểu mẫu, yêu cầu, cách ghi biểu mẫu và quản lý biểu mẫu được sử dụng trong đăng ký, quản lý cư trú.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Cơ quan, người làm công tác đăng ký, quản lý cư trú.

2. Cơ quan, tổ chức, hộ gia đình, công dân Việt Nam, người Việt Nam định cư ở nước ngoài vẫn còn quốc tịch Việt Nam trở về Việt Nam sinh sống.

Điều 3. Các biểu mẫu được sử dụng trong đăng ký, quản lý cư trú

Các biểu mẫu được sử dụng trong đăng ký, quản lý cư trú (sau đây viết gọn là biểu mẫu) ký hiệu là HK, bao gồm:

1. Bản khai nhân khẩu (ký hiệu là HK01) được dùng để kê khai nhân khẩu khi đăng ký thường trú, đăng ký tạm trú.

2. Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu (ký hiệu là HK02) được sử dụng để thông báo khi có sự thay đổi về hộ khẩu, nhân khẩu như: Đăng ký thường trú, đăng ký tạm trú, điều chỉnh những thay đổi trong sổ hộ khẩu, sổ tạm trú, thay đổi nơi đăng ký thường trú, tạm trú, xóa đăng ký thường trú, xóa đăng ký tạm trú, tách sổ hộ khẩu, đổi, cấp lại sổ hộ khẩu, sổ tạm trú, cấp giấy chuyển hộ khẩu, xác nhận trước đây đã đăng ký thường trú…

3. Phiếu xác minh hộ khẩu, nhân khẩu (ký hiệu là HK03) được sử dụng để xác minh những hộ, nhân khẩu có những thông tin chưa rõ, chưa thống nhất …

4. Phiếu thông tin thay đổi về hộ khẩu, nhân khẩu (ký hiệu là HK04) được cơ quan đăng ký, quản lý cư trú, các đơn vị sử dụng để trao đổi thông tin khi có sự thay đổi về hộ khẩu, nhân khẩu.

5. Phiếu khai báo tạm vắng (ký hiệu là HK05) được sử dụng cho người phải khai báo tạm vắng khai báo với Công an xã, phường, thị trấn nơi cư trú.

6. Phiếu theo dõi hồ sơ hộ khẩu (ký hiệu là HK06) được cơ quan Công an huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh lập để phục vụ việc theo dõi, tra cứu hồ sơ hộ khẩu.

7. Giấy chuyển hộ khẩu (ký hiệu là HK07) được dùng để cấp cho các trường hợp chuyển nơi thường trú.

8. Sổ hộ khẩu (ký hiệu là HK08) được dùng để cấp cho hộ gia đình hoặc cá nhân đã đăng ký thường trú.

9. Sổ tạm trú (ký hiệu là HK09) được dùng để cấp cho hộ gia đình hoặc cá nhân đã đăng ký tạm trú.

10. Sổ theo dõi giải quyết hộ khẩu (ký hiệu là HK10) được cơ quan đăng ký, quản lý cư trú sử dụng để theo dõi, ghi chép thông tin quá trình giải quyết đăng ký thường trú, đăng ký tạm trú, thay đổi nơi đăng ký thường trú, tạm trú, điều chỉnh những thay đổi trong sổ hộ khẩu, sổ tạm trú, giải quyết khiếu nại, tố cáo…

11. Sổ đăng ký thường trú (ký hiệu là HK11) được cơ quan đăng ký, quản lý cư trú sử dụng để ghi chép kết quả đăng ký thường trú; điều chỉnh những thay đổi trong sổ hộ khẩu; cấp giấy chuyển hộ khẩu, xóa đăng ký thường trú… Mẫu HK11 được lập theo thôn, xóm, làng, ấp, bản, buôn, phum, sóc, đường phố, tổ dân phố hoặc theo nhà ở tập thể của các cơ quan, tổ chức. Khi có những thay đổi thông tin của từng nhân khẩu trong hộ, cơ quan Công an lập sổ phải tiến hành điều chỉnh kịp thời nội dung thay đổi. Sổ đăng ký thường trú được lưu giữ và khai thác lâu dài.

12. Sổ đăng ký tạm trú (ký hiệu là HK12) được Công an xã, phường, thị trấn sử dụng để ghi kết quả đăng ký tạm trú; điều chỉnh những thay đổi trong sổ tạm trú; xóa đăng ký tạm trú; xác nhận nơi tạm trú; đổi, cấp lại sổ tạm trú cho công dân.

13. Sổ tiếp nhận lưu trú (ký hiệu là HK13) được Công an xã, phường, thị trấn sử dụng để theo dõi việc tiếp nhận thông báo lưu trú theo quy định của Luật Cư trú.

14. Túi hồ sơ hộ khẩu (ký hiệu là HK14) được Công an huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh sử dụng để lưu trữ hồ sơ hộ khẩu. Mỗi hộ đã đăng ký thường trú lập một túi hồ sơ hộ khẩu riêng.

15. Thống kê hộ khẩu, nhân khẩu (ký hiệu là HK15) được Công an cấp xã, cấp huyện, cấp tỉnh sử dụng để thống kê hộ khẩu, nhân khẩu tại địa phương theo tháng, 06 tháng, năm và báo cáo lên cơ quan Công an cấp trên.

Điều 4. Quản lý các biểu mẫu

1. Công an các địa phương tổ chức in, phát hành tất cả các biểu mẫu, trừ mẫu HK08 và mẫu HK09 do Bộ Công an in. Khi in, Công an các đơn vị, địa phương không được thay đổi nội dung của biểu mẫu; có trách nhiệm quản lý việc in, cấp phát, sử dụng biểu mẫu và có sổ sách theo dõi.

2. Mẫu HK01, HK02, HK03, HK04, HK07, HK10, HK11, HK12, HK13 và mẫu HK15 in trên khổ giấy 210 mm x 297 mm, in đen trắng. Mẫu HK05 in trên khổ giấy 205 mm x 145 mm, mẫu HK06 in trên khổ giấy 80 mm x 130 mm, mẫu HK14 in trên khổ giấy 270 mm x 350 mm, in đen trắng.

Mẫu HK08 (20 trang bao gồm cả bìa) và HK09 (12 trang bao gồm cả bìa) in theo mã số của từng tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quy định tại Phụ lục số 01 và Phụ lục số 02 ban hành kèm theo Thông tư này. Mẫu HK08, HK09 in trên khổ giấy 120 mm x 165 mm, in màu, có hoa văn, mật hiệu bảo vệ và được đóng số sẵn.

3. Mẫu HK05 và HK07 được đóng thành quyển, gồm 02 phần có nội dung như nhau, một phần cấp cho người đến làm thủ tục khai báo tạm vắng hoặc cấp giấy chuyển hộ khẩu, một phần lưu tại cơ quan Công an có thẩm quyền.

4. Biểu mẫu về đăng ký, quản lý cư trú được đăng tải trên Cổng thông tin điện tử Bộ Công an.

Chương II:

CÁCH GHI BIỂU MẪU

Điều 5. Yêu cầu ghi biểu mẫu

1. Ghi chính xác những nội dung trong từng biểu mẫu, chữ viết phải rõ ràng, viết cùng một loại mực, không viết tắt.

2. Người đến làm thủ tục đăng ký cư trú không biết chữ hoặc không thể tự kê khai được thì nhờ người khác kê khai hộ theo lời khai của mình. Người kê khai hộ phải kê khai trung thực, ký, ghi rõ họ tên và chịu trách nhiệm về việc kê khai hộ đó.

3. Các sổ phải được viết liên tục theo thứ tự từng trang, không được bỏ trống; phải ghi đầy đủ, rõ ràng các nội dung ở bìa và các trang của sổ.

4. Các cột, mục trong biểu mẫu phải được ghi theo đúng chú thích hướng dẫn trong các biểu mẫu (nếu có) và quy định tại Thông tư này.

5. Nghiêm cấm việc tự ý tẩy xóa, sửa chữa, bổ sung làm sai lệch nội dung đã ghi trong biểu mẫu.

Điều 6. Thông tin chung trong biểu mẫu

1. Thông tin chung trong các loại biểu mẫu bao gồm: Thông tin về cá nhân, về địa chỉ cư trú và về cơ quan có thẩm quyền đăng ký, quản lý cư trú.

2. Cách ghi thông tin về cá nhân

Khi ghi thông tin về cá nhân phải căn cứ vào giấy khai sinh và các giấy tờ hộ tịch khác. Nếu không có các giấy tờ trên thì ghi theo sổ hộ khẩu, chứng minh nhân dân, hộ chiếu Việt Nam hoặc giấy tờ khác do cơ quan có thẩm quyền cấp.

a) Mục "Họ và tên”: Ghi bằng chữ in hoa, đủ dấu;

b) Mục "Ngày, tháng, năm sinh”: Xác định theo ngày, tháng, năm dương lịch và được ghi đầy đủ 02 chữ số cho ngày sinh, 02 chữ số cho các tháng sinh là tháng 01 và tháng 02, 04 chữ số cho năm sinh;

c) Mục "CMND số” và mục "Hộ chiếu số”: Ghi đầy đủ số CMND và số hộ chiếu (nếu có cả hai giấy tờ này);

d) Mục "Giới tính”: Nếu giới tính Nam thì ghi là Nam, nếu giới tính Nữ thì ghi là Nữ;

đ) Mục "Nơi sinh”: Ghi nơi sinh theo giấy khai sinh;

e) Mục "Quê quán”: Ghi quê quán theo giấy khai sinh. Nếu giấy khai sinh không có mục này thì ghi theo quê quán của cha hoặc quê quán của mẹ theo tập quán hoặc theo thỏa thuận của cha, mẹ. Trường hợp con ngoài giá thú, nếu không có quyết định công nhận cha cho con thì quê quán của con được xác định theo quê quán của mẹ. Phải ghi cụ thể địa danh hành chính cấp xã, cấp huyện, cấp tỉnh. Trường hợp địa danh hành chính đã có thay đổi thì ghi theo địa danh hành chính hiện tại;

g) Mục "Quốc tịch”: Ghi quốc tịch Việt Nam, quốc tịch khác (nếu có);

h) Mục "Dân tộc” và "Tôn giáo”: Ghi dân tộc, tôn giáo theo giấy khai sinh. Trường hợp không có giấy khai sinh thì ghi theo sổ hộ khẩu, chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ khác do cơ quan có thẩm quyền cấp;

i) Mục "Nghề nghiệp, nơi làm việc”: Ghi rõ hiện nay làm nghề gì và tên cơ quan, đơn vị, tổ chức, địa chỉ nơi làm việc.

3. Cách ghi thông tin về địa chỉ cư trú

Ghi cụ thể, đầy đủ số nhà, phố, đường phố; tổ, thôn, xóm, làng, ấp, bản, buôn, phum, sóc; xã, phường, thị trấn; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Trường hợp ở nước ngoài về đăng ký cư trú thì ghi rõ địa chỉ cư trú ở nước ngoài (ghi rõ tên nước phiên âm bằng tiếng Việt).

4. Ghi thông tin về cơ quan có thẩm quyền đăng ký, quản lý cư trú

Dòng trên ghi cơ quan Công an cấp trên trực tiếp, dòng dưới ghi tên cơ quan Công an có thẩm quyền đăng ký, quản lý cư trú.

Điều 7. Cách ghi Bản khai nhân khẩu

1. Mục "Trình độ học vấn”: Ghi rõ trình độ học vấn cao nhất (Tiến sỹ, Thạc sỹ, Đại học, Cao đẳng, Trung cấp, tốt nghiệp phổ thông trung học, tốt nghiệp phổ thông cơ sở…; nếu không biết chữ thì ghi rõ "không biết chữ”);

2. Mục "Trình độ chuyên môn”: Ghi rõ chuyên ngành được đào tạo hoặc trình độ tay nghề, bậc thợ, chuyên môn kỹ thuật khác được ghi trong văn bằng, chứng chỉ;

3. Mục "Trình độ ngoại ngữ”: Ghi rõ tên văn bằng, chứng chỉ cao nhất được cấp (Anh A, Anh B hoặc Pháp A, Pháp B hoặc Nga A, Nga B …);

4. Mục "Tóm tắt về bản thân (từ đủ 14 tuổi trở lên đến nay ở đâu, làm gì)”: Ghi rõ từng khoảng thời gian (từ tháng, năm nào đến tháng, năm nào) thay đổi về chỗ ở và nghề nghiệp, nơi làm việc).

5. Mục "Tiền án, tiền sự”: Ghi rõ tội danh, hình phạt theo bản án số, ngày, tháng, năm của Tòa án; đã được xóa án tích hay chưa hoặc đang trong giai đoạn bị khởi tố, điều tra, truy tố, xét xử; đã hoặc đang chấp hành hình phạt; bị kết án phạt tù được hưởng án treo; hình phạt bổ sung; đã hoặc đang bị áp dụng biện pháp ngăn chặn của tố tụng hình sự hoặc bị áp dụng biện pháp giáo dục tại xã, phường, thị trấn, đưa vào cơ sở giáo dục, cơ sở chữa bệnh, trường giáo dưỡng. Thời gian bị áp dụng biện pháp đó.

Điều 8. Cách ghi Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu

1. Mục "Họ và tên chủ hộ” và "Quan hệ với chủ hộ” ghi như sau:

a) Trường hợp đăng ký thường trú hoặc đăng ký tạm trú vào chỗ ở hợp pháp, được cấp sổ hộ khẩu hoặc sổ tạm trú thì mục họ và tên chủ hộ ghi họ, tên người đến đăng ký thường trú hoặc đăng ký tạm trú, mục quan hệ với chủ hộ ghi là chủ hộ.

b) Trường hợp được chủ hộ đồng ý cho nhập vào sổ hộ khẩu hoặc sổ tạm trú thì họ và tên chủ hộ ghi họ, tên chủ hộ đồng ý cho nhập vào sổ hộ khẩu hoặc sổ tạm trú, mục quan hệ với chủ hộ ghi mối quan hệ thực tế với chủ hộ đó.

c) Trường hợp điều chỉnh những thay đổi trong sổ hộ khẩu, sổ tạm trú; xóa đăng ký thường trú, xóa đăng ký tạm trú; tách sổ hộ khẩu; đổi, cấp lại sổ hộ khẩu, sổ tạm trú hoặc xác nhận trước đây đã đăng ký thường trú thì ghi họ, tên chủ hộ, quan hệ với chủ hộ theo sổ hộ khẩu, sổ tạm trú.

2. Mục "Nội dung thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu”: Ghi tóm tắt nội dung thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu. Ví dụ: Đăng ký thường trú, tạm trú; thay đổi nơi đăng ký thường trú, tạm trú; tách sổ hộ khẩu; điều chỉnh những thay đổi trong sổ hộ khẩu …

3. Mục "Ý kiến của chủ hộ”: Ghi rõ ý kiến của chủ hộ là đồng ý cho đăng ký thường trú, đăng ký tạm trú hoặc đồng ý cho tách sổ hộ khẩu; chủ hộ ký và ghi rõ họ, tên, ngày, tháng, năm.

4. Mục "Xác nhận của Công an” ghi như sau:

a) Trường hợp xác nhận việc trước đây đã đăng ký thường trú thì cơ quan Công an có thẩm quyền đăng ký thường trú trước đây xác nhận nội dung theo quy định tại Khoản 3 Điều 13 Thông tư số 52/2010/TT-BCA ngày 30/11/2010 của Bộ trưởng Bộ Công an quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Cư trú, Nghị định số 107/2007/NĐ-CP ngày 25/6/2007 và Nghị định số 56/2010/NĐ-CP ngày 24/5/2010 về cư trú (sau đây viết gọn là Thông tư số 52).

b) Trường hợp cấp lại sổ hộ khẩu do bị mất thì Công an xã, phường, thị trấn nơi đăng ký thường trú xác nhận việc bị mất đó.

Điều 9. Cách ghi Phiếu xác minh hộ khẩu, nhân khẩu

1. Mục "Kính gửi”: Ghi tên cơ quan nhận phiếu xác minh hộ khẩu, nhân khẩu và cấp trên trực tiếp của cơ quan đó. Trường hợp gửi phiếu xác minh cho cơ quan Công an cấp xã ngoài phạm vi địa giới hành chính cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương thì phải ghi đầy đủ địa giới hành chính của Công an xã đó (xã, huyện, tỉnh).

2. Phần yêu cầu xác minh (mặt trước):

a) Mục "Nội dung xác minh”: Ghi tóm tắt, rõ nội dung cần xác minh và thông tin về các nhân khẩu kèm theo (nếu có);

b) Mục "Kết quả xác minh gửi về …”: Ghi tên cơ quan nơi lập phiếu xác minh và cấp trên trực tiếp của cơ quan đó. Trường hợp cơ quan Công an cấp xã lập phiếu xác minh gửi đi ngoài phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương thì phải ghi đầy đủ địa giới hành chính của Công an xã đó (xã, huyện, tỉnh);

c) Mục "Trưởng Công an: …”: Trưởng Công an nơi gửi phiếu xác minh phải ký, ghi rõ họ, tên, chức vụ và đóng dấu. Đối với Công an quận, huyện, thị xã của thành phố trực thuộc trung ương và Công an thị xã, thành phố thuộc tỉnh thì Chỉ huy Đội Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội ký phiếu xác minh trong phạm vi cấp huyện, ngoài phạm vi cấp huyện thì Trưởng Công an cấp huyện ký phiếu xác minh.

3. Phần trả lời xác minh (mặt sau):

a) Mục "Kết quả xác minh”: Trả lời đầy đủ kết quả xác minh theo các nội dung yêu cầu xác minh. Trường hợp không có đối tượng xác minh hoặc thông tin về đối tượng không chính xác cũng phải trả lời;

b) Mục "Trưởng Công an: …”: Trưởng Công an nơi gửi trả lời xác minh phải ký, ghi rõ họ, tên, chức vụ và đóng dấu.

Điều 10. Cách ghi Phiếu thông tin thay đổi về hộ khẩu, nhân khẩu

1. Mục "Kính gửi”: Ghi tên cơ quan đăng ký, quản lý cư trú nơi nhận phiếu và cấp trên trực tiếp của cơ quan đó. Trường hợp thông báo về việc đã đăng ký thường trú phải gửi trực tiếp cho cơ quan Công an nơi cấp giấy chuyển hộ khẩu để làm thủ tục xóa đăng ký thường trú. Nếu cơ quan Công an nơi cấp giấy chuyển hộ khẩu (nơi đăng ký thường trú cũ) là cơ quan Công an cấp xã thì phải ghi đầy đủ địa giới hành chính của Công an xã đó (xã, huyện, tỉnh).

2. Mục "Nội dung thay đổi”: Ghi đầy đủ, rõ ràng những nội dung thay đổi như: Đăng ký thường trú, điều chỉnh những thay đổi trong sổ hộ khẩu, xóa đăng ký thường trú… Trường hợp thông báo về việc đăng ký thường trú thì cơ quan Công an nơi chuyển đến phải ghi đầy đủ các thông tin sau: Họ và tên, ngày, tháng, năm sinh, nơi đăng ký thường trú cũ, nơi chuyển đến, họ và tên các nhân khẩu kèm theo cùng đăng ký thường trú, giấy chuyển hộ khẩu (số, ngày, tháng, năm cấp).

3. Mục "Đề xuất, kiến nghị”: Ghi cụ thể ý kiến đề xuất, kiến nghị (nếu có). Trường hợp thông báo về việc đã đăng ký thường trú thì phải đề nghị cơ quan Công an nơi cấp giấy chuyển hộ khẩu làm thủ tục đăng ký thường trú.

Điều 11. Cách ghi Phiếu khai báo tạm vắng

1. Mục "Nơi thường trú/ nơi tạm trú”: Nếu ghi nơi thường trú thì gạch nơi tạm trú và ngược lại.

2. Mục "Lý do tạm vắng”: Ghi rõ lý do đi khỏi nơi cư trú.

3. Phần phiếu cấp cho công dân thì Trưởng công an xã, phường, thị trấn nơi cấp phiếu khai báo tạm vắng phải ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu; phần lưu thì Trưởng Công an xã, phường, thị trấn và người khai báo chỉ cần ký, ghi rõ họ, tên.

Điều 12. Cách ghi Phiếu theo dõi hồ sơ hộ khẩu

1. Mặt trước

a) Mục "Hồ sơ hộ khẩu số”: Ghi theo số hồ sơ hộ khẩu trong tàng thư hồ sơ hộ khẩu;

b) Mục "Danh sách những người trong hộ”: Ghi đầy đủ, chính xác từng người trong hộ.

2. Mặt sau: Ghi tiếp danh sách những người trong hộ theo hướng dẫn tại mặt trước (nếu mặt trước không đủ để ghi).

Điều 13. Cách ghi Giấy chuyển hộ khẩu

1. Số giấy chuyển hộ khẩu: Ghi theo số thứ tự cấp giấy chuyển hộ khẩu từng năm tại cơ quan Công an có thẩm quyền.

2. Mục "Lý do chuyển hộ khẩu”: Ghi rõ lý do chuyển hộ khẩu.

3. Mục "Họ và tên chủ hộ nơi đi” và "quan hệ với chủ hộ”: Ghi họ, tên, mối quan hệ trực tiếp với chủ hộ nơi người đăng ký thường trú chuyển đi (nơi đề nghị cấp giấy chuyển hộ khẩu).

4. Mục "Những người trong hộ cùng chuyển hộ khẩu”: Ghi theo sổ đăng ký thường trú, sổ hộ khẩu các thông tin của người trong hộ cùng chuyển hộ khẩu.

Trường hợp chuyển cả hộ thì cơ quan Công an nơi cấp giấy chuyển hộ khẩu phải ghi rõ chuyển đi cả hộ để thông báo cho cơ quan Công an nơi người đăng ký thường trú chuyển đến. Trước khi cấp sổ hộ khẩu mới, cơ quan Công an nơi người đăng ký thường trú chuyển đến thu lại sổ hộ khẩu cũ để lưu tại tàng thư hồ sơ hộ khẩu.

Điều 14. Cách ghi Sổ hộ khẩu

1. Mặt trong của bìa trước

a) Mục "Công an Tỉnh/TP”: Ghi hoặc in tên tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương;

b) Mục "Số”: Mỗi sổ hộ khẩu được cấp một số riêng. Trường hợp đổi, cấp lại sổ hộ khẩu thì số của sổ hộ khẩu đổi, cấp lại là số của sổ hộ khẩu trước;

c) Mục "Hồ sơ hộ khẩu số” và mục "Sổ đăng ký thường trú số”: Ghi theo số hồ sơ hộ khẩu và số của sổ đăng ký thường trú lưu tại tàng thư hồ sơ hộ khẩu.

2. Trang Chủ hộ: Mục "Lý do xóa đăng ký thường trú” ghi rõ lý do xóa đăng ký thường trú theo quy định tại Khoản 1 Điều 22 Luật Cư trú, như: Chết, ra nước ngoài định cư (ghi rõ tên nước), thay đổi nơi đăng ký thường trú …

3. Các trang nhân khẩu có quan hệ với chủ hộ: Ghi theo cách ghi của trang chủ hộ. Mục quan hệ với chủ hộ thì ghi rõ như: Ông, bà, cha, mẹ, vợ, chồng, con, anh, chị, em, cháu ruột… Trường hợp được chủ hộ đồng ý cho nhập vào sổ hộ khẩu thì ghi theo mối quan hệ thực tế.

4. Các trang điều chỉnh thay đổi: Ghi rõ nội dung điều chỉnh như thay đổi chủ hộ; thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; thay đổi địa giới hành chính… Cơ quan có thẩm quyền điều chỉnh thay đổi trong sổ hộ khẩu là cơ quan có thẩm quyền đăng ký thường trú.

5. Cán bộ đăng ký phải ký, ghi rõ họ, tên tại các trang chủ hộ, từng trang nhân khẩu và điều chỉnh thay đổi (nếu có). Thủ trưởng cơ quan có thẩm quyền đăng ký thường trú phải ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu tại mặt trong của bìa trước, trang chủ hộ, từng trang nhân khẩu có trong sổ và trang điều chỉnh thay đổi (nếu có).

6. Mỗi sổ hộ khẩu được dùng cho 01 hộ. Trường hợp số nhân khẩu trong hộ nhiều hơn số trang có mục "quan hệ với chủ hộ” thì ghi vào mặt trong trang bìa trước là "Quyển số 01” và được thành lập "Quyển số 2, Quyển số 3, v.v…”, có số trùng với số của quyển số 01. Mặt trong trang bìa trước ghi rõ là "Quyển số 2, Quyển số 3, v.v… và đóng dấu treo, trang chủ hộ ghi giống như quyển số 01, các trang còn lại ghi nhân khẩu tiếp theo.

7. Trường hợp chuyển đến cả hộ, trước khi cấp sổ hộ khẩu mới, cơ quan đăng ký, quản lý cư trú nơi chuyển đến thu sổ hộ khẩu cũ và đóng dấu "Hủy” vào mặt trong của bìa trước tại mục ghi họ và tên chủ hộ và nơi thường trú, để lưu vào tàng thư. Trường hợp chuyển một người hoặc một số người trong hộ thì ghi rõ vào trang điều chỉnh thay đổi thông tin người chuyển đi, thời gian cấp giấy chuyển hộ khẩu, địa chỉ nơi đến.

Điều 15. Cách ghi Sổ tạm trú

Cách ghi các thông tin trong sổ tạm trú giống cách ghi sổ hộ khẩu và cần chú ý một số điểm sau đây:

1. Mục "Sổ đăng ký tạm trú số”: Ghi theo số của sổ đăng ký tạm trú.

2. Mục "Lý do xóa đăng ký tạm trú”: Ghi rõ lý do như: bị hủy kết quả đăng ký, không tạm trú tại nơi đăng ký tạm trú quá 6 tháng hoặc đã đăng ký thường trú…

3. Mục "Điều chỉnh thay đổi”: Ghi đầy đủ nội dung thay đổi các thông tin trong sổ tạm trú.

Điều 16. Cách ghi Sổ theo dõi giải quyết hộ khẩu

1. Mục "Nội dung yêu cầu giải quyết”: Ghi tóm tắt, đầy đủ nội dung yêu cầu giải quyết.

2. Mục "Hồ sơ kèm theo”: Ghi đầy đủ, chính xác, các loại giấy tờ có trong hồ sơ đã tiếp nhận.

3. Mục "Nhận hồ sơ”: Nếu cùng một người tiếp nhận nhiều hồ sơ trong ngày thì chỉ cần ghi họ, tên người nhận, ngày, tháng, năm tại dòng tiếp nhận hồ sơ đầu tiên. Nếu một ngày tiếp nhận nhiều hồ sơ thì chỉ cần ghi ngày, tháng, năm nhận hồ sơ tại dòng tiếp nhận hồ sơ đầu tiên. Đối với từng trường hợp tiếp nhận hồ sơ phải ghi rõ thời gian (ngày, tháng, năm) sẽ phải trả kết quả.

4. Mục "Trả kết quả”: Ghi ngày, tháng, năm và kết quả giải quyết (đăng ký thường trú; điều chỉnh những thay đổi; đổi, cấp lại sổ hộ khẩu; bổ sung thủ tục, kê khai lại hồ sơ, giấy tờ; không giải quyết đăng ký thường trú …).

Điều 17. Cách ghi Sổ đăng ký thường trú

1. Phần "Mục lục”: Ghi đầy đủ các thông tin theo mẫu.

2. Phần nội dung: Mỗi trang của sổ dùng để ghi thông tin về một hộ đã đăng ký thường trú. Dòng đầu tiên ghi chủ hộ, các dòng tiếp theo ghi lần lượt các nhân khẩu có trong hộ.

a) Mục "Hồ sơ hộ khẩu số”: Ghi theo số hồ sơ hộ khẩu lưu tại tàng thư hồ sơ hộ khẩu;

b) Mục "Người có thẩm quyền đăng ký”: Chỉ huy Đội Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội, Trưởng Công an xã, thị trấn của huyện thuộc tỉnh ký, ghi rõ họ, tên. Trường hợp đăng ký một lần cho nhiều người thì người có thẩm quyền chỉ cần ký, ghi rõ họ, tên ở hàng ghi nhân khẩu cuối cùng;

c) Mục "Nội dung điều chỉnh, thay đổi”: Ghi rõ nội dung như: thay đổi chủ hộ, thay đổi họ, tên, chữ đệm, ngày, tháng, năm sinh; thay đổi địa giới hành chính; xóa đăng ký thường trú (ngày, tháng, năm xóa đăng ký thường trú, nơi chuyển đến); cấp giấy chuyển hộ khẩu (ngày, tháng, năm cấp giấy chuyển hộ khẩu, nơi chuyển đến); đổi, cấp lại sổ hộ khẩu…;

d) Mục "Tờ số”: Ghi theo số thứ tự tại mục lục.

Điều 18. Cách ghi Sổ đăng ký tạm trú

1. Mục "Nơi tạm trú”: Ghi rõ số nhà, đường phố, tổ, thôn, xóm, làng, ấp, bản, buôn, phum, sóc;

2. Mục "Họ và tên cán bộ đăng ký”: Nếu đăng ký cho nhiều người một lần thì chỉ cần ghi rõ họ, tên cán bộ đăng ký ở hàng ghi nhân khẩu cuối cùng;

3. Mục "Nội dung điều chỉnh, thay đổi”: Ghi nội dung điều chỉnh, thay đổi và ngày, tháng, năm điều chỉnh, thay đổi nội dung đó.

Điều 19. Cách ghi Sổ tiếp nhận lưu trú

1. Mục "Lý do lưu trú”: Ghi rõ lý do như chữa bệnh, thăm thân, du lịch…;

2. Mục "Địa chỉ lưu trú”: Ghi rõ số nhà, đường phố, tổ, thôn, xóm, làng, ấp, bản, buôn, phum, sóc;

3. Mục "Hình thức, thời gian thông báo”: Ghi rõ hình thức trực tiếp hoặc bằng điện thoại, thời gian, họ, tên người thông báo lưu trú, số điện thoại (nếu có);

4. Mục "Ghi chú”: Cán bộ tiếp nhận lưu trú ghi các trường hợp có nghi vấn, trường hợp cần thiết do yêu cầu đảm bảo an ninh, trật tự thì phải báo cáo ngay về Công an xã, phường, thị trấn

Điều 20. Cách ghi túi hồ sơ hộ khẩu

Mục "Nộp lưu ngày”: Ghi theo ngày, tháng, năm đưa hồ sơ hộ khẩu vào lưu tại tàng thư hồ sơ hộ khẩu.

Điều 21. Cách ghi Thống kê hộ khẩu, nhân khẩu

1. Phần hộ, nhân khẩu hiện đang cư trú (phần I)

Mục "Nhân khẩu thành thị”: Thống kê số nhân khẩu hiện đang cư trú tại các quận, phường và thị trấn.

2. Phần các loại hộ, nhân khẩu (phần II)

a) Mục "Đi ngoài tỉnh”: Thống kê số hộ, nhân khẩu đã đăng ký thường trú nhưng chuyển đi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác;

b) Mục "Đi ngoài huyện trong tỉnh”: Thống kê số hộ, nhân khẩu đã đăng ký thường trú nhưng chuyển đi huyện, quận, thị xã, thành phố khác trong cùng phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;

c) Mục "Đi ngoài xã trong huyện”: Thống kê số hộ, nhân khẩu đã đăng ký thường trú nhưng chuyển đi phường, xã, thị trấn khác trong cùng phạm vi huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh;

d) Mục "Ngoài tỉnh đến”: Thống kê số hộ, nhân khẩu từ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác đến đăng ký tạm trú;

đ) Mục "Ngoài huyện trong tỉnh đến”: Thống kê số hộ, nhân khẩu từ huyện, quận, thị xã, thành phố khác trong cùng phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương đến đăng ký tạm trú;

e) Mục "Ngoài xã trong huyện đến”: Thống kê số hộ, nhân khẩu từ phường, xã, thị trấn khác trong cùng phạm vi huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh đến đăng ký tạm trú.

3. Phần kết quả đăng ký, quản lý cư trú (phần III)

Mục "Ngoài tỉnh đến”: Thống kê số hộ, nhân khẩu từ tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác chuyển đến đăng ký thường trú.

4. Khi thống kê phải ghi chính xác, đầy đủ các chỉ tiêu thông tin, thời điểm báo cáo, cán bộ thống kê ký, ghi rõ họ và tên; thủ trưởng đơn vị thống kê ký, ghi rõ họ, tên, đóng dấu.

Điều 22. Cách tính tổng số hộ, nhân khẩu hiện đang cư trú

(Tổng số hộ hiện đang cư trú gọi là X; Tổng số nhân khẩu hiện đang cư trú gọi là Y).

1. Đối với cơ quan Công an cấp tỉnh

a) X = Tổng số hộ đăng ký thường trú - Tổng số hộ không cư trú tại nơi đã đăng ký thường trú đi ngoài tỉnh + Tổng số hộ đăng ký tạm trú ngoài tỉnh đến.

b) Y = Tổng số nhân khẩu đăng ký thường trú - Tổng số nhân khẩu không cư trú tại nơi đã đăng ký thường trú đi ngoài tỉnh + Tổng số nhân khẩu đăng ký tạm trú ngoài tỉnh đến.

2. Đối với cơ quan Công an cấp huyện

a) X = Tổng số hộ đăng ký thường trú - (Tổng số hộ không cư trú tại nơi đã đăng ký thường trú đi ngoài tỉnh + Tổng số hộ không cư trú tại nơi đã đăng ký thường trú đi ngoài huyện trong tỉnh) + (Tổng số hộ đăng ký tạm trú ngoài tỉnh đến + Tổng số hộ đăng ký tạm trú ngoài huyện trong tỉnh đến).

b) Y = Tổng số nhân khẩu đăng ký thường trú - (Tổng số nhân khẩu không cư trú tại nơi đã đăng ký thường trú đi ngoài tỉnh + Tổng số nhân khẩu không cư trú tại nơi đã đăng ký thường trú đi ngoài huyện trong tỉnh) + (Tổng số nhân khẩu đăng ký tạm trú ngoài tỉnh đến + Tổng số nhân khẩu đăng ký tạm trú ngoài huyện trong tỉnh đến).

3. Đối với Công an cấp xã

a) X = Tổng số hộ đăng ký thường trú - (Tổng số hộ không cư trú tại nơi đã đăng ký thường trú đi ngoài tỉnh + Tổng số hộ không cư trú tại nơi đã đăng ký thường trú đi ngoài huyện trong tỉnh + Tổng số hộ không cư trú tại nơi đã đăng ký thường trú đi ngoài xã trong huyện) + (Tổng số hộ đăng ký tạm trú ngoài tỉnh đến + Tổng số hộ đăng ký tạm trú ngoài huyện trong tỉnh đến + Tổng số hộ đăng ký tạm trú ngoài xã trong huyện đến).

b) Y = Tổng số nhân khẩu đăng ký thường trú - (Tổng số nhân khẩu không cư trú tại nơi đã đăng ký thường trú đi ngoài tỉnh + Tổng số nhân khẩu không cư trú tại nơi đã đăng ký thường trú đi ngoài huyện trong tỉnh + Tổng số nhân khẩu không cư trú tại nơi đã đăng ký thường trú đi ngoài xã trong huyện) + (Tổng số nhân khẩu đăng ký tạm trú ngoài tỉnh đến + Tổng số nhân khẩu đăng ký tạm trú ngoài huyện trong tỉnh đến + Tổng số nhân khẩu đăng ký tạm trú ngoài xã trong huyện đến).

4. Tổng số nhân khẩu thành thị; nhân khẩu nữ; nhân khẩu từ 14 tuổi trở lên hiện đang cư trú thực hiện như cách tính như tổng số nhân khẩu hiện đang cư trú (Y) ở trên.

5. Cột "Đối tượng quản lý”: Chỉ cần ghi tổng số đối tượng thuộc diện quản lý theo chức năng của lực lượng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội.

Chương III:

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 23. Hiệu lực thi hành

1. Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 08/02/2012 và thay thế Quyết định số 698/2007/QĐ-BCA-C11 ngày 01/07/2007 của Bộ trưởng Bộ Công an về việc ban hành biểu mẫu sử dụng trong đăng ký, quản lý cư trú.

2. Các biểu mẫu đã in theo quy định tại Quyết định số 698/2007/QĐ-BCA-C11 thì được sử dụng cho đến hết.

Điều 24. Trách nhiệm thi hành

1. Tổng cục Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự, an toàn xã hội có trách nhiệm hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Thông tư này.

2. Tổng cục trưởng các Tổng cục, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao có trách nhiệm phối hợp thực hiện Thông tư này.

3 Giám đốc Công an các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Giám đốc Sở Cảnh sát phòng cháy và chữa cháy, các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Thông tư này.

Trong quá trình thực hiện Thông tư này, nếu có vướng mắc nảy sinh thì phản ánh kịp thời về Bộ Công an (qua Tổng cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự, an toàn xã hội) để kịp thời hướng dẫn./.