Chính thức hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN giấy từ tháng 6/2025 theo Thông tư 32/2025?

THÔNG TƯ

Quy định về việc xử lý đối với trường hợp mất chứng từ thuế CTN

Để ngăn ngừa, hạn chế tình trạng để mất chứng từ về thuế CTN do cán bộ, công nhân viên được giao nhiệm vụ quản lý, sử dụng các chứng từ gây nên, Bộ Tài chính quy định chế độ xử lý đối với các trường hợp mất chứng từ về thuế CTN như sau:

I. QUY ĐỊNH CHUNG

Chứng từ thuế CTN nói trong thông tư này bao gồm: các loại biên lai thuế, biên lai thu tiền (thu tiền phạt và tiền bán hàng tịch thu) các lọai giấy nộp tiền vào Ngân sách Nhà nước bằng tiền mặt và bằng chuyển khoản có giá trị thay biên lai thuế, biên bản khám nhận hàng hóa, giấy biên nhận tạm giữ hàng hóa tang vật, giấy chuyển vận hàng  thuộc loại chịu thuế hàng hóa, các loại tem thuế, thuế môn bài (dưới đây gọi chung là chứng từ về thuế CTN) do Bộ Tài chính thống nhất để sử dụng cho việc quản lý thu thuế CTN trong cả nước.

Những đơn vị và các nhân được Bộ Tài chính (Cục thuế CTN) giao trách nhiệm tổ chức quản lý hoặc trực tiếp sử dụng các loại chứng từ về thuế CTN có nhiệm vụ quản lý và sử dụng theo đúng chế độ kế toán thuế CTN của Bộ Tài chính .

Chứng từ về thuế là loại tài sản đặc biệt vì khi có dấu của cơ quan  thuế và chữ ký của cán bộ thuế thì chứng từ đó có giá trị như tiền. Do vậy đơn vị hoặc cá nhân nào làm hư hỏng, mất mát, lợi dụng hoặc thông đồng với kẻ gian lấy chứng từ về thuế CTN để tham ô, biển thủ hàng hóa, tiền thuế làm thiệt hại đến tài sản Nhà nước phải xử lý theo đúng những quy định tại Nghị định số 49/CP ngày 9/4/1968 của Hội đồng Chính phủ (nay là Hội đồng Bộ trưởng) về chế độ trách nhiệm vật chất của công nhân viên chức đối với tài sản Nhà nước; và tại chương IV phần các tội phạm của Bộ Luật hình sự và những quy định cụ thể trong thông tư này.

Thủ trưởng cơ quan tài chính và cơ quan thuế CTN các cấp phải tổ chức tập huấn , phổ biến cho cán bộ nắm được đầy đủ yêu cầu, nội dung quản lý chứng từ thu thuế trong chế độ kế toán thuế CTN và nội dung quy định trong thông tư này; thường xuyên giáo dục, nhắc nhở, kiểm tra việc quản lý và sử dụng các loại chứng từ về thuế CTN, một mặt tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ thực hiện tốt chế độ quản lý, sử dụng các loại chứng từ (như trang bị kho tàng, kệ giá, hòm sắt, khóa, sổ sách,.....), mặt khác phải chấn chỉnh kịp thời, xử lý nghiêm minh khi thấy việc quản lý, sử dụng chứng từ bị sơ hở, thiếu chu đáo hoặc vi phạm chế độ quy định. Thủ trưởng các cấp nếu không làm đầy đủ trách nhiệm quy định, để xảy ra mất mát chứng từ về thuế CTN sẽ phải chịu liên đới trách nhiệm.

II. NHỮNG  QUY ĐỊNH CỤ THỂ

1. Đối tượng bị xử lý:

Những đơn vị hoặc cá nhân được cơ quan tài chính và cơ quan thuế CTN  giao trách nhiệm in ấn, quản lý, sử dụng chứng từ thu thuế CTN nếu để mất, thì không biệt mất một hay nhiều loại chứng từ, số lượng mất nhiều hay ít, chứng từ đã sử dụng hay để trắng, nguyên nhân mất do chủ quan hay khách quan ... đều bị xử lý theo quy định tại Thông tư này. Trường hợp chứng từ bị mất mà không xác định được người chịu trách nhiệm trực tiếp và đối tượng vi phạm thì cán bộ lãnh đạo đơn vị phải chịu trách nhiệm tường trình để cấp trên xét xử lý.

2. Hình thức xử lý

Đối với người bị mất chứng từ thu thuế buộc phải xử lý một hoặc cả hai hình thức dưới đây:

a) Bồi thường vật chất: căn cứ vào tính chất,nội dung, tác dụng của từng loại chứng từ thu thuế CTN, Bộ Tài chính quy định mức bồi thường vật chất đối với từng loại chứng từ về thuế CTN bị mất như sau:

• Đối với các loại biên lai thu thuế, thu tiền, giấy nộp tiền thay biên lai thuế bị mất, phải bồi hoàn cho mỗi số chứng từ bị mất một số tiền bằng số thu cao nhất của một chứng từ cùng loại, trong khoảng thời gian một tháng kể từ ngày phát hiện chứng từ bị mất trở về trước của phòng thuế. Trường hợp mất tại Cục thuế hoặc Chi cục thuế thì thủ trưởng đơn vị quyết định mức bồi hoàn trên cơ sở mức thu cao nhất của một chứng từ thu cùng loại của đơn vị trọng điểm tại địa phương.

• Đối với biên bản khám nhận, biên nhận tạm giữ hàng hoá tang vật giấy chuyển vận phải bồi hoàn cho mỗi số bị mất một số tiền bằng bình quân trị giá hàng hoá tang vật, tiền thuế của một chứng từ cùng loại đó trong khoảng thời gian một tháng kể từ ngày phát hiện chứng từ bị mất trở về trước của phòng thuế đó. Nếu mất tại Cục thuế hoặc Chi cục thuế thì phải bồi hoàn một số tiền bằng bình quân trị giá hàng hoá của một chứng từ cùng loại ở đơn vị trọng điểm.

• Đối với các loại tem thuế, thẻ môn bài phải bồi hoàn cho mỗi con tem tờ thẻ bị mất một số tiền bằng trị giá tiền thuế mà con tem tờ thẻ đó đại diện.

Mức bồi thường vật chất tối đa cho mỗi cá nhân trong các trường hợp không quá 1.000.000 đồng (một triệu) như quy định tại khoản 3 điều 141 chương IV của Bộ Luật hình sự.

Những trường hợp được vận dụng tăng, giảm mức bồi thường vật chất:

• Sau khi đã quyết định xử lý bồi thường vật chất, nếu phát hiện được những chứng từ bị mất đã bị lợi dụng thu số tiền cao hơn mức phải bồi thường, thì có thể truy xét, bắt bồi thường ở mức độ cao hơn trước.

• Nếu xét rõ nguyên nhân mất chứng từ về thuế CTN là do khách quan như: lũ lụt ốn, hoả hoạn bất ngờ, bị kẻ gian mạnh hơn uy hiếp, ... hoặc vi phạm lần đầu mức độ thiệt hại nhẹ, thì tuỳ trường hợp cụ thể, có thể được xét giảm hoặc được miễn bồi thường vật chất.

• Trường hợp mất chứng từ đã sử dụng, nếu đương sự chứng minh được đầy đủ số tiền đã thu và xin nộp hết vào ngân sách thì được miễn bồi thường vật chất.

b) Xử lý hành chính:

• Người để mất chứng từ: ngoài việc xử lý bồi thường vật chất như quy định trên, tuỳ theo mức độ vi phạm đương sự còn bị xử phạt theo một hoặc nhiều hình thưc dưới đây:

• Không được khen thưởng định kỳ 6 tháng hoặc hàng năm, kéo dài thời hạn xét nâng bậc lương.

• Khiển trách

• Cảnh cáo

• Hạ bậc lương hoặc hạ chức vụ

• Buộc thôi việc

• Truy tố trước pháp luật trường hợp gây hậu quả nghiêm trọng.

• Cán bộ phụ trách: nếu không làm đầy đủ trách nhiệm như không tập huấn nghiệp vụ cho cán bộ thừa hành, không chú ý trang bị phương tiện cần thiết để bảo đảm an toàn trong quản lý, sử dụng chứng từ thu thuế.... là một trong những nguyên nhân dẫn đến cán bộ vi phạm khuyết điểm thì sẽ bị xử phạt hành chính theo các hình thức trên.

• Đơn vị có cán bộ để mất chứng từ sẽ bị trừ điểm khi xét thưởng thành tích thi  đua ngay trong quý, 6 tháng hoặc năm đó.

3. Thủ tục xử lý:

• Người làm mất chứng từ: khi phát hiện chứng từ về thuế CTN bị mất, người làm mất chứng từ phải khai báo ngay và viết kiểm điểm  nộp cho cán bộ lãnh đạo trực tiếp của mình (theo mẫu 1a và 1b kèm theo).

Trường hợp người làm mất chứng từ không còn (đã chết, bỏ trốn, ...) thì cán bộ lãnh đạo trực tiếp người đó phải viết báo cáo lên cấp trên (nội dung tương tự như mẫu 1a), kèm theo biên bản xác nhận của cơ quan công an nơi xảy ra sự việc. Đồng thời phải có văn bản báo cáo cơ quan công an địa phương đề nghị giúp đỡ truy nã người bỏ trốn, tìm rõ nguyên nhân sự việc.

• Đơn vị trực tiếp quản lý cán bộ vi phạm: thủ trưởng đơn vị (trạm, phòng) phải tổ chức để đương sự báo cáo tường trình sự việc, tập thể góp ýphân tích nguyên nhân, tác hại và đề nghị mức độ xử lý (lập bien theo mẫu số 3). Sau đó báo cáo lên Chi cục trong thời hạn tối đa 10 ngày sau khi xẩy ra sự việc, kèm theo đầy đủ giấy tờ có liên quan đến sự việc mất chứng từ.

• Chi cục thuế CTN: khi nhận được báo cáo của phòng, trước hết Chi cục thông báo ngay sự việc mất chứng từ về thuế CTN trong toàn ngành tại địa phương (theo mẫu số 2), đồng thời gửi cho Cục thuế CTN và các Chi cục thuế lân cận biết để phối hợp truy tìm, phát hiện, ngăn chặn kẻ xấu làm việc phi pháp.

Trong khoảng thời gian 10 ngày - kể từ ngày nhận được báo cáo của Phòng thuế, Chi cục thuế phải thẩm tra xong hồ sơ và thành lập hội đồng kỷ luật để xử lý. Hội đồng kỷ luật gồm có các thành viên:

• Chi cục trưởng làm Chủ tịch hội đồng.

• Đại diện các phòng nghiệp vụ, kế toán, kiểm tra, tổ chức cán bộ tại chi  cục.

• Đại diện lãnh đạo phòng thuế và đại diện CNVC tại đơn vị làm việc của đương sự đề cử (nếu người phạm kỷ luật là phụ nữ hoặc thanh niên thì đại biểu này nhằm vào phụ nữ hoặc thanh niên).

• Thủ tục làm việc:

• Chủ tịch Hội đồng giới thiệu trường hợp vi phạm, kết quả đã điều tra xác minh và dự kiến hình thức kỷ luật.

• Các đại biểu trong hội đồng phân tích và nêu ý kiến của mình về hình thức kỷ luật.

• Chủ tịch hội đồng kết luận, đề nghị hình thức kỷ luật. Hội đồng biểu quyết.

• Ý kiến đương sự.

Biên bản phải ghi rõ ý kiến phát biểu của từng người, ý kiến kết luận của Chủ tịch Hội đồng, kết quả biểu quyết hình thức kỷ luật (mức bồi thường, số lần nộp, thời hạn cuối cùng phải nộp, mức xử phạt hành chính). Đương sự được ghi ý kiến và ký tên vào văn bản; nếu đương sự có mời nhưng không đến thì biên bản hội nghị vẫn hợp lệ. Để việc xem xét và xử lý được kịp thời và sát thực tế, có thể tổ chức họp hội đồng kỷ luật tại phòng thuế xảy ra sự việc (biên bản lập theo mẫu số 4).

Những vụ mất chứng từ lớn Hội đồng kỷ luật đề nghị truy tố trước pháp luật, buộc thôi việc đối với cán bộ lãnh đạo từ phó phòng thuế CTN trở lên thì chi cục thuế CTN phải làm đầy đủ hồ sơ theo đúng thủ tục tố tụng hình sự, xin ý kiến cấp uỷ, UBND cùng cấp và Cục thuế CTN trước khi đưa hồ sơ sang cơ quan pháp luật.

• Cục thuế CTN: phải nghiên cứu, tổ chức xử lý đối với những vụ mất chứng từ về thuế CTN tại văn phòng Cục. Tham gia ý kiến chỉ đạo đối với những vụ các Chi cục báo cáo lên. Trước khi quết định cụ thể cần xin ý kiến lãnh đạo của Bộ Tài chính và UBND cấp tỉnh nơi xảy ra sự việc.

4. Quản lý thu nộp tiền phạt bồi thường:

Người vi phạm phải nộp tiền bồi thường vật chất tại đơn vị công tác theo đúng số lần và thời hạn ghi trong Quyết định Tiền phạt bồi thường nộp toàn bộ cho Ngân sách Nhà nước - tài khoản 71, thu khác về thuế CTN. Đơn vị thu tiền phải viết biên lai thu tiền và nộp tiền vào kho bạc theo đúng lịch nộp tiền của đơn vị đó.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN.

Trạm thuế, phòng thuế CTN có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra chứng từ thu thuế, nếu phát hiện mất chứng từ phải đôn đốc người làm mất viết bản tự khai, tự kiểm điểm theo đúng thời hạn quy định trên. Đồng thời tiến hành kiểm kê xác định rõ số lượng và ký hiệu từng loại chứng từ bị mất báo cáo ngay về Chi cục. Tiếp đó phải khẩn trương tổ chức họp kiểm điểm, lập hồ sơ báo cáo chi cục như quy định tại điểm 3 thông tư này.

Chi cục thuế CTN: hàng quý, năm các chi cục có trách nhiệm tổng hợp tình hình mất chứng từ về thuế CTN và kết quả xử lý những vụ việc trong quý, năm của địa phương mình, báo cáo Cục thuế CTN và UBND cùng cấp. Thời gian gửi báo cáo quý chậm nhất là 15 ngày đầu quý sau, báo cáo năm chậm nhất là ngày 31/1 năm sau. Trường hợp có những sự việc phức tạp và nghiêm trọng có thể báo cáo đột xuất ngoài quy định trên (báo cáo theo mẫu số 5).

Cục thuế CTN: thường xuyên kiểm tra việc xử lý của các chi cục, uốn nắn kịp thời những trường hợp xử lý chưa đúng quy định; đôn đốc giải quyết xử lý những sự việc để tồn đọng quá thời hạn quy định.

IV. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH.

Thông tư này có hiệu lực thi hành trong cả nước kể từ ngày ký ban hành.

Những quy định về xử lý mất chứng từ về thuế CTN trước đây do cơ quan trung ương hoặc địa phương ban hành trái với quy định trong thông tư này đều bãi bỏ.

Những vụ làm mất chứng từ về thuế CTN phát sinh trước ngày ban hành thông tư này mà chưa giải quyết thì xử lý theo những quy định trong thông tư này và giải quyết xong trong quý II/1987.

Các đồng chí Cục trưởng cục thuế CTN, chi cục trưởng các chi cục thuế CTN, trưởng phòng thuế CTN trong cả nước có trách nhiệm tổ chức phổ biến thông tư này đến từng cán bộ nhân viên làm công tác thuế CTN; thường xuyên kiểm tra đôn đốc thực hiện nghiêm túc những quy định trong thông tư này.

Qúa trình thực hiện nếu có khó khăn vướng mắc cần kịp thời báo cáo về Bộ Tài chính nghiên cứu giải quyết./.