Thông tư 31 TC/CĐKT hướng dẫn xử lý tài sản thừa, thiếu trong kiểm kê; kế toán

THÔNG TƯ

HƯỚNG DẪN XỬ LÝ TÀI SẢN THỪA, THIẾU TRONG KIỂM KÊ; KẾ TOÁN KẾT QUẢ KIỂM KÊ VÀ ĐÁNH GIÁ LẠI TÀI SẢN KHU VỰC HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 0H NGÀY 01/7/1990 THEO QUYẾT ĐỊNH 160/HĐBT CỦA HỘI ĐỒNG BỘ TRƯỞNG.

Thi hành Quyết định số 160/HĐBT ngày 16/5/1990 của Hội đồng Bộ trưởng về việc tiến hành kiểm kê và đánh giá lại tài sản của các cơ sở thuộc khu vực hành chính sự nghiệp, Bộ Tài chính hướng dẫn việc xử lý và kế toán kết quả kiểm kê và đánh giá lại tài sản của các đơn vị hành chính sự nghiệp như sau:

1. Nội dung và trình tự xử lý tài sản thừa, thiếu trong kiểm kê và đánh giá lại tài sản trong đơn vị hành chính sự nghiệp:

- Kết quả kiểm kê và đánh giá lại tài sản của các đơn vị hành chính sự nghiệp phải được các cơ quan quản lý trực tiếp là các Bộ, Tổng cục chủ quản và Bộ Tài chính (đối với đơn vị nhận kinh phí của ngân sách Trung ương); Sở chủ quản, Sở Tài chính (đối với đơn vị nhận kinh phí của ngân sách Trung ương) kiểm tra, xác nhận số liệu để có cơ sở đánh giá tổng quát tình hình tài sản của đơn vị, nhằm quản lý và sử dụng đầy đủ cơ sở vật chất kỹ thuật hiện có.

- Các cơ quan tài chính có trách nhiệm hướng dẫn, đôn đốc và kiểm tra các ngành, địa phương và các đơn vị cơ sở thực hiệm kiểm kê và đánh giá lại tài sản theo đúng nội dung và yêu cầu của đợt kiểm kê, căn cứ vào báo cáo kết quản kiểm kê của các đơn vị để xác nhận số lượng, chất lượng, hiện trạng sử dụng và giá trị của từng thứ, từng loại tài sản cố định, công cụ, vật tư, vốn ằng tiền và các khoản công nợ.

a. Về tài sản cố định và nguồn vốn cố định.

Căn cứ vào bảng kê số 04 KK/HCSN và báo cáo kết quả kiểm kê TSCĐ số 05 KK/HCSN để kiểm tra, xác nhận số liệu sau đây:

- Đối với tài sản cố định thừa, thiếu trong kiểm kê phải xác định đúng nguyên nhân và biện pháp xử lý.

+ Nếu tài sản cố định thừa do nhầm lẫn chưa ghi sổ thì điều chỉnh lại sổ; nếu TSCĐ thừa là tài sản của đơn vị khác thì báo trả lại cho đơn vị chủ tài sản để ghi sổ.

+ Nếu tài sản cố định thiếu do ghi nhầm lẫn thì được điều chỉnh lại số. Nếu thiếu do cá nhân hoặc tập thể gây ra thì phải bồi thường theo chế độ trách nhiệm vật chất.

- Đối với TSCĐ thực có trong kiểm kê thuộc nguồn vốn ngân sách cấp và các nguồn vốn khác đều phải tính toán đúng nguyên giá theo sổ sách và theo thực trạng kiểm kê thực tế. Đối với TSCĐ không cần dùng đề nghị điều đi và TSCĐ xin thanh lý phải xác định rõ nguyên nhân và biện pháp xử lý.

b. Về vật tư, vốn bằng tiền:

Căn cứ vào báo cáo kết quả kiểm kê nguyên nhiên vật liệu, sản phẩm, hàng hoá và công cụ lao động, vốn bằng tiền (biểu số 06 KK/HCSN) để kiểm tra số liệu sau đây:

- Đối với mọi thứ vật tư, vốn bằng tiện thừa thiếu trong kiểm kê đều phải xác định rõ nguyên nhân và biện pháp xử lý:

+ Nếu thừa do nhầm lẫn vì chưa đủ thủ tục hoặc chưa ghi sổ thì được điều chỉnh lại sổ sách. Nếu thừa thuộc sở hữu của đơn vị khác thì báo cho đơn vị chủ tài sản biết để ghi sổ.

+ Nếu thiếu do nhầm lẫn hoặc ghi sổ trùng lắp ... thì điều chỉnh lại sổ. Nếu thiếu do cá nhân hoặc tập thể gây ra thì đòi bồi thường ; thiếu do khách quan thì được tính vào chi hành chính sự nghiệp..

- Đối với vật tư, vốn bằng tiền thực có trong kiểm kê thì phải kiểm tra số lượng, giá trị theo số sách và số lượng, chất lượng, hiện trạng sử dụng, giá trị theo giá kiểm kê của từng thứ, từng loại. Đối với vật tư, kém mất phẩm chất, ứ đọng tồn kho công nợ không có khả năng thu hồi... phải xác định rõ nguyên nhân và đề xuất biện pháp xử lý.

c. Trong quá trình kiểm tra để xác nhận số liệu kết quả kiểm kê nói trên, cơ quan chủ quản và cơ quan tài chính có thể kiểm tra, rà soát lại tình hình biến động tăng, giảm TSCĐ; nguồn vốn cố định, vốn vật rẻ tiền mau hỏng của đơn vị từ kỳ báo cáo trước đến thời điểm kiểm kê. Đồng thời phải đối chiếu số liệu kết quả kiểm kê với báo cáo quyết toán của đơn vị ngày 30/6/1990.

2. Kế toán các khoản thừa, thiếu trong tài sản:

a. Kế toán tài sản cố định phát hiện thừa trong kiểm kê:

Tài sản cố định phát hiện thừa trong kiểm kê (nêu tại mục a, điểm 1) phải xác định rõ nguyên nhân từng trường hợp và tổng hợp vào báo cáo kết quả kiểm kê được thủ trưoửng đơn vị duyệt y, kế toán căn cứ vào báo cáo kết quả kiểm kê TSCĐ (biểu số 05 KK/HCSN) xác định số tài sản cố định thừa để ghi:

Nợ tài khoản 01 - Tài sản cố định

Có tài khoản 22 - Vốn cố định (bằng nguyên giá cũ)

Nếu TSCĐ phát hiện thừa trong kiểm kê được xác định là TSCĐ của đơn vị khác thì kế toán căn cứ vào tài liệu kiểm kê hạch toán vào tài khoản ngoài bảng cân đối tài khoản để theo dõi và báo cho đơn vị chủ tài sản biết.

b. Kế toán tài sản cố định phát hiện thiếu trong kiểm kê:

TSCĐ thiếu phát hiện trong kiểm kê phải được xác định rõ nguyên nhân, người chịu trách nhiệm và xử lý theo đúng chế độ, đồng thời lập bản giải trình để cơ quan chủ quản cấp trên và cơ quan tài chính xem xét quyết định. Trong khi chờ đợi giải quyết, kế toán căn cứ vào biên bản kiểm kê TSCĐ thiếu đã được thủ trưởng duyệt y để ghi:

Nợ tài khoản 22 - Vốn cố định

Có tài khoản 01 - Tài sản cố định (bằng % nguyên giá cũ).

- Khi nhận được quyết định xử lý của cơ quan có thẩm quyền, nếu người vi phạm lỗi phải bồi thường, ghi:

Nợ tài khoản 21 - Các khoản phải thu, phải trả khác

(21.1                 - Các khoản thiếu hụt phải thu)

Có tài khoản 14 - Thanh toán thu nộp ngân sách.

- Khi thu được tiền của người phạm lỗi ghi:

Nợ tài khoản 07             - Quỹ tiền mặt (nếu thu bằng tiền)

hoặc tài khoản 16          - Thanh toán tiền lương (nếu trừ vào lương)

Có tài khoản 21             - Các khoản phải thu, phải trả khác.

Khi nộp ngân sách ghi:

Nợ tài khoản 14             - Thanh toán thu nộp ngân sách

Có tài khoản 07             - Quỹ tiền mặt

c. Kế toán vật tư, sản phẩm, công cụ lao động thừa trong kiểm kê.

+ Kế toán vật tư, sản phẩm,vốn bằng tiền ... dôi thừa trong kiểm kê, được hạch toán:

Nợ tài khoản 02 - Vật liệu

Hoặc Nợ tài khoản         04 - Vật liệu chế biến

                                    05 - Sản phẩm tự chế

                                    07 - Quỹ tiền mặt

Có tài khoản 24             - Kinh phí được cấp

+ Đối với công cụ lao động (vật rẻ tiền mau hỏng) thừa trong kiểm kê nếu chưa sử dụng:

Nợ tài khoản 03             - Vật rẻ tiền mau hỏng (03-1)

Có tài khoản 24             - Kinh phí được cấp (giá cũ)

+ Nếu là công cụ lao động đang sử dụng

+ Nếu công cụ mua bằng kinh phí năm nay chưa quyết toán, khi xuất dùng quên không ghi số phải ghi thêm 2 bút toán.

Nợ tài khoản 10             - Chi ngân sách

Có tài khoản 03             - Vật rẻ tiền mau hỏng (03-1)

Trường hợp công cụ lao động thuộc loại phân bổ dần ghi thêm bút toán:

Nợ tài khoản 03             - Vật rẻ tiền mau hỏng (03-2)

Có tài khoản 23             - Vốn vật rẻ tiền mau hỏng

- Nếu công cụ lao động thuộc loại phân bổ dần của những năm trước thừa phát hiện trong kiểm kê kỳ này chỉ ghi 1 bút toán:

Nợ tài khoản 03             - Vật rẻ tiền mau hỏng (03-2)

Có tài khoản 23             - Vốn vật rẻ tiền mau hỏng

d. Kế toán vật tư, hàng hoá thiếu trong kiểm kê.

- Vật tư, sản phẩm, vốn bằng tiền... thiếu trong kiểm kê phải được xác định rõ nguyên nhân, người chịu trách nhiệm, đồng thời lập bảng giải trình để cơ quan chủ quản cấp trên và cơ quan tài chính xem xét quyết định khi duyệt báo cáo kiểm kê. Trong khi chờ đợi giải quyết, kế toán căn cứ vào biên bản kiểm kê tài sản thiếu đã được thủ trưởng duyệt y, ghi:

Nợ tài khoản 21             - Các khoản phải thu, phải trả khác (21.1)

Có các tài khoản 02, 04, 05, 07 khi nhận được quyết định xử lý của cơ quan chủ quản cấp trên, căn cứ vào quyết định, ghi:

+ Nếu số thiếu đó được quyết toán chi ngân sách ghi:

Nợ tài khoản 10             - Chi ngân sách

Có tài khoản 21             - Các khoản phải thu, phải trả khác (21.1 - các khoản thiếu hụt phải thu).

+ Nếu người phạm lỗi phải bồi thường ghi:

Nợ tài khoản 07             - Quĩ tiền mặt (thu tiền mặt)

Nợ tài khoản 16             - Thanh toán tiền lương (trừ vào lương)

Có tài khoản 21             - Các khoản phải thu phải trả khác (211).

Số tiền thu về bồi thường vật tư, sản phẩm thiếu đã được quyết toán với nguồn kinh phí, thì phải phản ánh thêm bút toán nộp ngân sách như mục b.

- Công cụ lao động thiếu phát hiện trong kiểm kê, nếu còn ở trong kho hạch toán như vật tư:

+ Nếu thuộc loại đã xuất dùng ghi thêm bút toán.

Nợ tài khoản 23             - Vốn vật rẻ tiền mau hỏng

Có tài khoản 03             - Vật rẻ tiền mau hỏng (03-2 )

+ Giá trị công cụ loại đã xuất dùng thiếu trong kiểm kê nếu bắt bồi thường, ghi:

Nợ tài khoản 21             - Các khoản phải thu , phải trả khác

Có tài khoản 14             - Thanh toán thu nộp ngân sách .

Về việc thu hồi và nộp ngân sách hạch toán như mục b.

3. Kế toán khoản chênh lệch do định giá lại tài sản.

a/ Chênh lệch tăng do đánh giá tăng nguyên giá tài sản cố định.

Khoản chênh lệch tăng do đánh giá tăng nguyên giá tài sản cố định được ghi tăng giá trị tài sản cố định và vốn cố định . Căn cứ vào báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá lại TSCĐ (biểu số 05 KK/HCSN) sau khi được cơ quan tài chính và cơ quan chủ quản xét duyệt, ghi:

Nợ tài khoản 01             - Tài sản cố định

Có tài khoản 22             - Vốn cố định (nguyên giá tăng)

Ngoài ra kế toán còn phải theo dõi tỷ lệ (%) và số hao mòn thực tế của từng TSCĐ, chuẩn bị cho việc chuyển sổ từ chế độ kế toán đơn vị dự toán (Ban hành QĐ 03 TC/TDT ngày 30/3/1972) sang "chế độ kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp" mới ban hành theo QĐ 257 TC/CĐKT ngày 01/06/1990 của Bộ Tài chính)

b/ Kế toán khoản chênh lệch giá vật tư, sản phẩm, công cụ theo giá đánh lại so với giá trị vật tư, sản phẩm công cụ ghi trên sổ kế toán:

- Khoản chênh lệch giữa giá trị vật tư, sản phẩm, công cụ theo giá đánh lại tăng so với giá trị ghi trên sổ kế toán phản ánh trong "Báo cáo kết quả kiểm kê nguyên vật liệu, sản phẩm, hàng hoá..." (Biểu số 06 KK/HCSN) có thể bao gồm cả phần chênh lệch thừa về số lượng và phần tăng giá. Do đó trường hợp này được ghi sổ như mục 2c (Nợ tài khoản 02, 03, (03-1), 04, 05, 07 / Có tài khoản 24).

- Khoản chênh lệch giữa giá trị vật tư, sản phẩm, công cụ lao động theo giá đánh lại giảm so với giá trị ghi trên sổ kế toán phản ánh trong "Báo cáo kết quả kiểm kê nguyên vật liệu, sản phẩm, hàng hoá..." (Biểu số 06 KK/HCSN) có thể bao gồm cả phần chênh lệch thiếu về số lượng và phần giảm giá. Do đó trường hợp này được ghi sổ như mục 2d. (Nợ tài khoản 21 / Có tài khoản 02, 03 (03-1), 04, 05, 07).

4. Kế toán chuyển tài sản cố định thành công cụ lao động nhỏ.

Theo phương án kiểm kê và đánh giá lại tài sản trong khu vực hành chính sự nghiệp, tiêu chuẩn tài sản cố định nay được sửa lại như sau:

- Giá trị đơn vị từ 500.000 đ trở lên.

- Thời gian sử dụng trên 1 năm.

Những trường hợp đặc biệt và những tài sản cố định đặc thù thực hiện theo qui định hiện hành (Quyết định 257 TC/CĐKT ngày 01/6/1996 của Bộ Tài chính, kế toán căn cứ vào phiếu kiểm kê, sổ tài sản cố định lập bảng kê những tài sản cố định chuyển thành vật rẻ tiền mau hỏng (công cụ lao động), ghi giảm giá trị TSCĐ và vốn cố định, ghi tăng giá trị vật rẻ tiền mau hỏng, và vốn vật rẻ tiền mau hỏng:

- Đối với TSCĐ chưa sử dụng (còn trong kho).

+ Ghi giảm TSCĐ:

Nợ tài khoản 22             - Vốn cố định (Nguyên giá cũ)

Có tài khoản 01             - Tài sản cố định (Nguyên giá cũ)

+ Đồng thời ghi tăng kho vật rẻ tiền mau hỏng và nguồn kinh phí.

Nợ tài khoản 03             - Vật rẻ tiền mau hỏng (03-1)

Có tài khoản 24             - Kinh phí được cấp

- Đối với tài sản cố định đã sử dụng (đã có hao mòn)

+ Ghi giảm tài sản cố định

Nợ tài khoản 22             - Vốn cố định

Có tài khoản 01             - Tài sản cố định

+ đồng thời ghi:

Nợ tài khoản 03             - Vật rẻ tiền mau hỏng (03-2)

Có tài khoản 23             - Vốn vật rẻ tiền mau hỏng

Trong quá trình thực hiện kiểm kê , Bộ Tài chính sẽ ban hành các văn bản cần thiết liên quan đến việc xử lý kết quả kiểm kê và hướng dẫn ghi sổ kế toán theo "Chế độ kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp" mới ban hành theo Quyết định 257 TC/CĐKT ngày 01/06/1990 của Bộ tài chính.