Quyết định 78/2000/QĐ-NHNN6 Quy chế phân loại, kiểm định, đóng gói, giao nhận kim khí quý, đá quý ngành ngân hàng

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Quy chế này quy định việc phân loại, kiểm định, đóng gói, giao nhận kim khí quý, đá quý tại Kho tiền Trung ương, Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước, Sở Giao dịch Ngân hàng Nhà nước, tổ chức tín dụng, Tổng công ty Vàng bạc đá quý Việt Nam (dưới đây gọi tắt là ngân hàng).

Điều 2. Kim khí quý, đá quý quy định tại Quy chế này bao gồm:

1. Kim khí quý: Vàng, bạc, bạch kim và các loại kim loại quý khác.

2. Đá quý: Kim cương (hạt xoàn), ruby (hồng ngọc), emorot (lục bảo ngọc), saphia (bích ngọc), ngọc trai (trân châu) và các loại đá quý khác.

Điều 3. Kim khí quý, đá quý phải được phân loại, sắp xếp, đóng gói, niêm phong theo trật tự danh mục để bảo quản, kiểm kê và thuận tiện khi xuất nhập, kiểm tra.

Việc xác định số lượng, khối lượng, chất lượng và kích cỡ các loại kim khí quý, đá quý phải cụ thể và chính xác.

PHÂN LOẠI VÀ ĐÓNG GÓI KIM KHÍ QUÝ, ĐÁ QUÝ

Điều 4. Danh mục phân loại:

Kim khí quý, đá quý được phân thành các danh mục sau: Loại, phân loại hoặc phân loại chất lượng.

1. Loại: Vàng, bạc, bạch kim, kim cương, ruby, emorot, saphia, ngọc trai, các kim khí quý, đá quý khác theo quy định của pháp luật.

2. Phân loại: Các loại kim khí quý được phân poại như đối với việc phân loại vàng dưới đây.

a. Vàng trang sức: là các sản phẩm vàng có gắn hoặc không gắn đá quý, kim loại quý hoặc vật liệu khác để phục vụ nhu cầu trang sức của con người như các loại: nhẫn, dây, vòng, hoa tai, kim cài, và các loại khác.

b. Vàng mỹ nghệ: là các sản phẩm vàng có gắn hoặc không gắn đá quý, kim loại quý hoặc vật liệu khác để phục vụ nhu cầu trang trí mỹ thuật như các loại: khung ảnh, tượng và các loại khác.

c. Vàng miếng: là vàng đã được dập thành miếng dưới các hình dạng khác nhau, có đóng chữ số chỉ khối lượng, chất lượng và ký mã hiệu của nhà sản xuất.

d. Vàng nguyên liệu: là vàng dưới các dạng: khối, thỏi, lá, hạt, dây, dung dịch, bột, bán thành phẩm trang sức và các loại khác nhưng không phải vàng tiêu chuẩn quốc tế.

3. Phân loại chất lượng: Các loại hoặc phân loại trên lại được phân theo chất lượng:

a. Kim khí quý: Phân theo tỷ lệ phần trăm (%) kim loại quý nguyên chất, theo hàm lượng như sau: Hàm lượng trên 75%; từ 30% đến 75%; dưới 30%.

b. Đá quý:

- Loại A: tốt nhất

- Loại B: tốt vừa

- Loại C: thường

- Loại D: xấu

Điều 5. Xác định số lượng, khối lượng, kích cỡ, chất lượng kim khí quý, đá quý:

1. Xác định số lượng:

a. Loại đếm được: đếm theo đơn vị thỏi, lá, cái, viên, miếng, mảnh.

b. Loại không đếm được (dạng cốm, hạt, bột): Xác định theo món, gói.

2. Xác định khối lượng, kích cỡ:

a. Các loại kim khí quý:

Dùng đơn vị đo lường tiêu chuẩn quốc tế là kilogam (kg), gram (g), miligam (mg) hoặc sử dụng đơn vị đo lường khác thường được dùng tại Việt Nam là lượng, đồng cân, phân, ly.

1 lượng = 10 đồng cân = 100 phân = 1.000 ly = 37,5 g

1 đồng cân = 10 phân = 100 ly = 3,75 g

1 phân = 10 ly = 0,375 g = 375 mg

1 ly = 37,5 mg

b. Các loại đá quý: Tính khối lượng bằng carat (1carat = 200miligam);

c. Ngọc trai dùng đơn vị đo lường là milimét (mm) để đo đường kích cỡ viên.

d. Các loại đồ trang sức hoặc đồ mỹ nghệ có gắn đá quý làm cho giá trị của đồ vật tăng lên so với giá trị đồ vật sau khi tách rời thân ra khoải đá quý; khi kiểm nhận phải giữ nguyên hình dạng và cân khối lượng chung của đồ vật, sau đó xác định khối lượng riêng của từng bộ phận (nếu có thể được).

3. Xác định chất lượng:

a. Các loại kim khí quý: Xác định theo tỷ lệ phần trăm (%) nguyên chất kim loại quý.

b. Các loại đá quý: Xác định chất lượng căn cứ vào thành phần hoá học, giá trị sử dụng, màu sắc, kích cỡ, hình dạng, bề mặt để phân ra loại A, loại B, loại C hay loại D.

Điều 6. Đóng gói, niêm phong:

1. Các loại kim khí quý, đá quý được đựng trong túi polyetylen và ghim (hoặc khâu, dán) miệng túi, ngoài túi phải gói hai lớp giấy dày, bền chắc. Riêng đối với các loại đá quý, đồ trang sức và đồ mỹ nghệ phải được lót bông, vải hoặc giấy mềm và đựng trong hộp cứng đề phòng xây sát, hư hỏng.

Đồ trang sức và đồ mỹ nghệ phải được đóng gói từng chiếc hoặc từng bộ. Nếu giống nhau về chất lượng và khối lượng thì đóng gói 10 chiếc thành 1 bộ, 10 bộ thành 1 gói.

Trong gói hoặc hộp phải có phiếu kiểm định, bảng kê, ngoài gói hoặc hộp phải niêm phong, ghi rõ: Loại, phân loại, số lượng, khối lượng, chất lượng.

2. Số hiệu của từng gói hoặc hộp do thủ kho ghi số khớp với số hiệu trên thẻ kho và sổ theo dõi, tên và chữ ký của tổ trưởng Tổ giao nhận, thủ kho, ngày tháng năm đóng gói, niêm phong.

3. Một hoặc nhiều gói, hộp cùng loại, phân loại và cùng chất lượng được bỏ vào một túi vải loại tốt (dai, bền) hoặc hộp gỗ, hộp kim loại không gỉ, có niêm phong, kẹp chì. Trên niêm phong túi, hộp phải ghi rõ số lượng gói, hộp; khối lượng và chất lượng của các gói, hộp ở trong; tổ trưởng Tổ giao nhận và thủ kho phải ký, ghi rõ họ tên. Ngoài ra thủ kho phải ghi số trên từng túi, hộp trùng với số ở thẻ kho và sổ theo dõi.

TỔ CHỨC VÀ QUY TRÌNH KIỂM ĐỊNH, ĐÓNG GÓI, GIAO NHẬN KIM KHÍ QUÝ ĐÁ QUÝ

Điều 7. Việc phân loại, kiểm định, đóng gói, giao nhận kim khí quý, đá quý phải do Tổ giao nhận thực hiện. Tổ giao nhận được thành lập theo Quyết định của Thủ trưởng đơn vị ngân hàng gồm thành phần sau:

1. Tổ trưởng.

2. Thợ kỹ thuật về kim khí quý, đá quý (khi nhận theo hình thức kiểm định hiện vật); trường hợp ngân hàng không có thợ kỹ thuật chuyên trách về kim khí quý, đá quý thì có thể điều động thợ kỹ thuật trong cùng hệ thống hoặc hợp đồng thuê của ngân hàng khác. Thợ kỹ thuật phải có giấy chứng nhận bậc thợ do cơ quan có thẩm quyền cấp.

3. Thủ kho tiền - trực tiếp đóng gói, niêm phong.

4. Nhân viên ghi chép và lập biên bản.

Điều 8. Nhiệm vụ của Tổ giao nhận kim khí quý, đá quý:

1. Đảm bảo kiểm đếm số lượng, xác định chất lượng, khối lượng, kích cỡ, phân loại, đóng gói, niêm phong các loại kim khí quý, đá quý chính xác và an toàn.

2. Thực hiện đầy đủ các thủ tục, quy trình và chế độ giao nhận kim khí quý, đá quý.

3. Giữ bí mật về tài sản và số liệu.

Điều 9: Khi giao nhận kim khí quý, đá quý phải căn cứ theo các giấy tờ hợp pháp, hợp lệ; số liệu trên giấy tờ phải khớp đúng với hiện vật. Quá trình giao nhận phải thực hiện đầy đủ các quy trình về phân loại, kiểm định, đóng gói và niêm phong.

Điều 10. Các ngân hàng phải bố trí, sắp xếp nơi phân loại, kiểm định đóng gói, giao nhận kim khí quý, đá quý thuận tiện, an toàn; trang bị các dụng cụ, phương tiện đảm bảo độ chính xác cần thiết để phục vụ cho công tác kiểm định, đóng gói, niêm phong.

Điều 11. Căn cứ tình hình và yêu cầu cụ thể của từng trường hợp giao nhận hoặc theo đề nghị của bên giao mà các ngân hàng có thể thực hiện việc giao nhận theo hình thức kiểm định hiện vật hay nguyên gói niêm phong.

Việc phân loại, kiểm định, đóng gói, giao nhận được thực hiện lần lượt đối với từng khách hành, theo từng loại, từng phân loại; kiểm nhận, đóng gói xong phân loại, loại này mới được nhận sang phân loại, loại khác; giao nhận xong hiện vật của người này mới giao nhận đến hiện vật của người khác để tránh nhầm lẫn.

Điều 12. Quy trình kiểm định, đóng gói, nhận kim khí quý, đá quý thực hiện như sau:

Bước 1. Tổ trưởng kiểm soát đầy đủ giấy tờ hợp lệ, hợp pháp đối với tài sản:

- Nhận kim khí quý, đá quý của cơ quan, đơn vị, tổ chức kinh tế gửi vào kho Ngân hàng Nhà nước phải có văn bản chỉ định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền, hồ sơ liên quan tới tài sản.

- Nhận kim khí quý, đá quý của đơn vị trong cùng hệ thống ngân hàng phải có Lệnh xuất kho của Thủ trưởng đơn vị giao.

- Nhận kim khí quý, đá quý của cá nhân, đơn vị dùng để thế chấp, cầm cố các khoản vay phải có các giấy tờ theo chế độ tín dụng hiện hành.

Phải có bảng kê hiện vật kèm theo.

Bước 2. Tổ trưởng nhận số lượng hiện vật lần lượt từng loại theo bảng kê, nhận hết loại này mới nhận đến loại khác.

Bước 3. Tổ trưởng giao lần lượt từng hiện vật theo bảng kê cho thợ kỹ thuật, Thợ kỹ thuật sử dụng các dụng cụ cân, đo, đếm đã được cấp giấy chứng nhận kiểm định còn thời hạn hiệu lực của cơ quan chức năng để xác định khối lượng, chất lượng và kích cỡ các loại kim khí quý, đá quý đảm bảo chính xác theo quy định tại Điều 4, Điều 5 Quy chế này (và phải ghi vào biên bản tên, số hiệu, cấp chính xác, ngày kiểm tra của các dụng cụ đó).

Thợ kỹ thuật kiểm tra chất lượng từng đồ vật xong phải ký, ghi rõ họ tên trên phiếu ghi kết quả kiểm định của từng đồ vật. Phiếu kiểm định lập thành hai liên, 1 liên đính kèm hiện vật khi đóng gói, 1 liên giao cho kế toán cùng các chứng từ giao nộp. Trên phiếu kiểm định phải ghi đầy đủ các yếu tố: Tên hiện vật, khối lượng, chất lượng và kích cỡ.

Khi kiểm định, nếu thợ kỹ thuật phát hiện ra đồ vật nào không phải là kim khí quý, đá quý phải trả lại đồ vật đó cho người giao và phải ghi rõ trong biên bản giao nhận.

Bước 4. Sau khi thợ kỹ thuật xác định xong khối lượng, chất lượng và kích cỡ của từng loại, phân loại kim khí quý, đá quý, nhân viên ghi chép biên bản căn cứ vào phiếu ghi kết quả kiểm định do thợ kỹ thuật chuyển sang, ghi kết quả vào bảng kê. Bảng kê gồm hai liên có chữ ký của tổ trưởng và chữ ký xác nhận của thợ kỹ thuật. Một liên giao cho thủ kho cùng với hiện vật đề kiểm soát lại khi đóng gói; một liên giao nhân viên ghi chép biên bản để lập lại biên bản.

Bước 5. Thợ kỹ thuật kiểm tra lại số liệu ghi trên bảng kê và hiện vật rồi chuyển từng loại sang cho thủ kho. Thủ kho phải kiểm tra lại trước khi đóng gói niêm phong. Việc phân loại danh mục đóng gói niêm phong, bảo quản được quy định tại Điều 4, Điều 6 Quy chế này.

Bước 6. Sau khi nhận được niêm phong xong hiện vật của người giao, các thành viên trong Tổ giao nhận cùng nhau kiểm tra lại số liệu trên các bảng kê với các gói, hộp hiện vật đã niêm phong. Căn cứ vào biên bản và phiếu nhập kho của kế toán, giao cho thủ kho nhận để ghi số hiệu lên từng gói, hộp (theo quy định tại khoản 2 và 3, Điều 6 Quy chế này) trước khi đưa vào két hoặc hòm sắt có khoá bảo quản trong kho.

Điều 13. Lập biên bản:

Căn cứ vào bảng kê hiện vật đã được thợ kỹ thuật xác nhận, nhân viên ghi chép biên bản lập biên bản giao nhận ghi rõ:

- Ngày, tháng, năm, địa điểm giao nhận.

- Lý do, căn cứ giao nhận (theo Quyết định nào, Lệnh nào)

- Bên giao: Họ tên, địa chỉ, số chứng minh nhân dân của người giao.

- Bên nhận: Họ tên, chức vụ, số chứng minh nhân dân của người nhận (tổ trưởng, thợ kỹ thuật, thủ kho).

- Hình thức giao nhận: Kiểm định hiện vật hay nguyên gói niêm phong.

- Tên hiện vật, số lượng, khối lượng, chất lượng, kích cỡ từng hiện vật.

- Những ghi chú cần thiết:

+ Chênh lệch số lượng, chất lượng, khối lượng, kích cỡ so với biên bản gốc hoặc bảng kê của người giao.

+ Phương pháp kiểm định và ký mã hiệu các loại dụng cụ cân, đo, đếm đã dùng.

- Người giao, người nhận (tổ trưởng, thợ kỹ thuật, thủ kho) đều phải ký tên vào biên bản giao nhận.

- Thủ trưởng cơ quan nhận hiện vật ký xác nhận.

Biên bản lập thành 4 bản: 1 bản người giao hiện vật giữ để làm chứng từ biên nhận; 1 bản giao cho kế toán kèm theo các chứng từ giao nộp để làm thủ tục nhập kho và thanh toán; 1 bản giao cho thủ kho; 1 bản để kèm vào gói hiện vật (nếu nhận theo niêm phong).

Ngoài biên bản giao nhận nêu trên, các trường hợp gửi ngân hàng còn phải làm thủ tục ký hợp đồng bảo quản.

Điều 14. Nhận kim khí quý, đá quý theo nguyên gói, hộp niêm phong.

Tổ trưởng kiểm soát đầy đủ giấy tờ hợp pháp, hợp lệ đối với tài sản giao nhận như quy định tại bước 1, Điều 12 Quy chế này. Người giao hiện vật theo niêm phong phải có bảng kê chi tiết các hiện vật, tên từng hiện vật; số lượng, chất lượng và khối lượng nếu xác định được.

Tổ giao nhận chứng kiến và hướng dẫn người giao tự mình đóng gói, hộp niêm phong các hiện vật. Trong gói, hộp có bảng kê và biên bản kèm theo. Biên bản lập theo quy định ở Điều 13 Quy chế này, có ghi rõ nhận theo gói, hộp niêm phong. Niêm phong ghi rõ: Cơ quan giao, người giao, họ tên, chữ ký của người đóng gói, hộp niêm phong (thuộc bên giao); ngày tháng năm giao, người giao ký.

Ngân hàng nhận theo gói, hộp niêm phong sẽ không chịu trách nhiệm về số lượng, chất lượng và khối lượng hiện vật trong gói, hộp đã niêm phong.

Trường hợp các quầy giao dịch, cửa hàng trực thuộc nộp kim khí quý, đá quý theo niêm phong về kho Hội sở chính, nếu cần thiết hoặc nghi vấn thì Thủ trưởng đơn vị ngân hàng Quyết định tổ chức kiểm định chất lượng như quy định tại Điều 12 Quy chế này.

Điều 15. Bảo quản kim khí quý, đá quý trong quá trình giao nhận.

Cuối mỗi buổi, mỗi ngày làm việc, nếu chưa kiểm nhận xong thì tất cả kim khí quý, đá quý phải dựng trong túi hoặc hộp, đưa vào trong hòm sắt có khoá và niêm phong cẩn thận. Người giao tự tay gói và niêm phong toàn bộ số tài sản của mình cùng với bảng kê tài sản theo sự hướng dẫn và chứng kiến của các nhân viên trong Tổ giao nhận. Trên niêm phong có chữ ký của người giao, người đóng gói và hiện vật phải được đưa vào bảo quản trong kho tiền. Tổ trưởng viết giấy biên nhận, có chữ ký của Thủ kho và Thủ trưởng đơn vị ngân hàng đưa cho người giao.

Khi nhận lại gói, hộp hiện vật để kiểm nhận tiếp, người giao phải kiểm tra lại niêm phong. Nếu đúng thì trả lại giấy biên nhận cho tổ trưởng Tổ giao nhận để huỷ bỏ và tiếp tục kiểm nhận.

Điều 16. Giao kim khí quý, đá quý nhất thiết phải có đủ các loại giấy tờ sau:

- Lênh xuất kho của Thủ trưởng ngân hàng;

- Phiếu xuất kho;

- Giấy giới thiệu, giấy uỷ quyền của người nhận, cơ quan nhận (nếu nhận thay);

- Chứng minh nhân dân của người nhận;

Điều 17. Giao kim khí quý, đá quý đã kiểm định:

Căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho phải ghi sổ theo dõi, ghi thẻ kho rồi mới đem hiện vật ra giao. Trước khi mở gói, hộp hiện vật, các thành viên xuất kho của ngân hàng phải kiểm tra lại niêm phong, nếu không nghi vấn mới được mở. Sau khi mở gói, hộp phải căn cứ vào biên bản giao nhận, phiếu kiểm định hiện vật và bảng kê cũ để đối chiếu lại số lượng, khối lượng, chất lượng cho khớp đúng rồi mới tiến hành xuất theo phiếu xuất kho. Khi xuất kho cũng phải lập biên bản và bảng kê số hiện vật xuất kho. Nếu xuất chưa hết số hiện vật trong gói, hộp thì số hiện vật còn lại là chênh lệch số liệu giữa biên bản và bảng kê nhập kho ban đầu với số liệu trên biên bản và bảng kê xuất kho lần này. Số hiện vật còn lại sẽ được đóng gói niêm phong mới kèm theo các bảng kê nhập và xuất nói trên. Thẻ kho vẫn giữ nguyên số liệu cũ.

Điều 18. Giao kim khí quý, đá quý, theo gói, hộp niêm phong:

Khi xuất giao hiện vật theo nguyên gói, hộp niêm phong phải có các giấy tờ như quy định tại Điều 16 Quy chế này, biên bản và hợp đồng bảo quản (nếu có) đã giao nhận trước đây. Riêng đối với tài sản gửi vào kho Ngân hàng Nhà nước phải có văn bản của Thủ trưởng cơ quan nhà nước có thẩm quyền đối với tài sản đó.

Khi giao hiện vật phải lập biên bản và xuất nguyên gói, hộp theo biên bản đã giao nhận lần trước.

Trường hợp người nhận chỉ xin nhận một phần trong gói, hộp thì phải làm thủ tục trả gọn gói, hộp và sau đó làm lại thủ tục giao nhận theo gói, hộp niêm phong mới.

Việc mở gói, hộp niêm phong phải do chính người có tên trên niêm phong hoặc người được uỷ quyền tự tay mở.

Trước khi giao, ngân hàng giao yêu cầu người nhận kiểm tra kỹ niêm phong và bên ngoài gói, hộp. Sau khi giao, người nhận phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về số lượng, chất lượng tài sản trong gói, hộp. Nếu thấy cần thiết, bên nhận có quyền mời cơ quan giám định trước khi tự tay mở gói, hộp niêm phong.

Trường hợp ngân hàng làm mất hoặc rách, mờ niêm phong, không xác định được nội dung ghi trên niêm phong thì hai bên cùng bàn bạc xử lý hoặc mời đại diện cơ quan chức năng đến giám định và chứng kiến việc giao, nhận tài sản.

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 19. Tổng giám đốc (Giám đốc) tổ chức tín dụng, Tổng Công ty Vàng bạc đá quý Việt Nam căn cứ Tiêu chuẩn Việt Nam về Đá quý - Thuật ngữ và phân loại - TCVN 5855 - 1994 và Quy chế này để hướng dẫn việc kiểm định, phân loại, đóng gói, giao nhận kim khí quý, đá quý và quy trình nghiệp vụ mua bán, cầm cố, thế chấp các khoản vay bằng kim khí quý, đá quý tại các cửa hàng, quầy giao dịch trong hệ thống để phục vụ tốt khách hàng và đảm bảo an toàn tài sản.

Điều 20. Việc bảo quản, vận chuyển, kiểm kê, bàn giao, xử lý thừa thiếu kim khí quý, đá quý; dịch vụ nhận bảo quản tài sản quý được thực hiện theo quy định tại Chương V, VI, VII Chế độ giao nhận, bảo quản, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá ban hành theo Quyết định số 247/1999/QĐ-NHNN6 ngày 14/07/1999 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước.

Điều 21. Việc sửa đổi, bổ sung các điều khoản của Quy chế này do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quyết định.