Công văn 571/NHPT-TCKT hướng dẫn kiểm soát chi và hạch toán cho vay hỗ trợ

Căn cứ Quyết định số 30/2009/QĐ-TTg ngày 23/02/2009 của Thủ tướng Chính phủ về việc hỗ trợ đối với người lao động mất việc làm trong doanh nghiệp gặp khó khăn do suy giảm kinh tế;

Căn cứ công văn số 452/NHPT-TTKH ngày 9/03/2009 của NHPT về việc hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ cho vay hỗ trợ đối doanh nghiệp gặp khó khăn do suy giảm kinh tế có cắt giảm lao động trong năm 2009;

Ngân hàng phát triển Việt Nam (NHPT) hướng dẫn Sở giao dịch I, II và các Chi nhánh NHPT khu vực, tỉnh, thành phố trực thuộc TW (sau đây gọi chung là Chi nhánh) một số nội dung về công tác kiểm soát chi và hạch toán kế toán đối với cho vay hỗ trợ doanh nghiệp gặp khó khăn do suy giảm kinh tế có cắt giảm lao động trong năm 2009 như sau:

I. Hướng dẫn về công tác kiểm soát chi và giải ngân vốn vay:

1. Hồ sơ giải ngân:

1.1. Hồ sơ ban đầu:

a. Thông báo cho vay.

b. Hợp đồng vay vốn..

c. Hồ sơ mở tài khoản, cấp mã khách hàng.

1.2. Hồ sơ thanh toán:

a. Thông báo nguồn vốn.

b. Hồ sơ giải ngân theo quy định tại điểm 1.2 Phần II công văn số 452/NHPT-TTKH ngày 09/03/2009 của NHPT về việc hướng dẫn thực hiện cho vay hỗ trợ đối doanh nghiệp gặp khó khăn do suy giảm kinh tế có cắt giảm lao động trong năm 2009.

c. Phê duyệt của Lãnh đạo Chi nhánh về việc chấp thuận thanh toán.

d. Chứng từ chi tiền (Phiếu chi, UNC)

2. Kiểm soát chứng từ giải ngân:

Khi nhận được hồ sơ do phòng Tín dụng chuyển xuống, cán bộ kế toán kiểm soát:

- Ghi đầy đủ, rõ ràng các nội dung hồ sơ, tài liệu theo hướng dẫn của NHPT.

- Nội dung của Giấy đề nghị giải ngân đảm bảo tính đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ. Các bảng kê kèm theo phù hợp với nội dung của giấy đề nghị giải ngân và điền đầy đủ các nội dung liên quan đến người lao động như họ và tên, ngày tháng năm sinh, số chứng minh thư nhân dân, số tiền ...

- Số tiền giải ngân phải phù hợp với Hợp đồng vay vốn, không vượt quá mức cho vay theo Hợp đồng vay vốn.

- Kiểm tra tính hợp pháp của người đại diện ký khế ước nhận nợ, nếu không phải là Chủ tài khoản thì phải có giấy uỷ quyền lưu kèm khế ước nhận nợ.

- Con dấu, chữ ký Chủ tài khoản, chữ ký Kế toán trưởng trên ủy nhiệm chi phải khớp đúng với mẫu dấu, mẫu chữ ký đã đăng ký tại Chi nhánh NHPT.

3. Một số lưu ý khi thực hiện giải ngân vốn vay:

3.1. Về việc lập Phiếu chi tiền mặt:

- Chi nhánh lập sẵn Phiếu chi tiền mặt trước khi thực hiện giải ngân (Mẫu kèm theo công văn). Các yếu tố trên Phiếu chi tiền mặt được ghi sẵn, có chữ ký của người lập phiếu và Thủ trưởng đơn vị. Người kiểm soát, thủ quỹ và người lao động ký ngay khi nhận tiền.

- Phiếu chi tiền mặt được lập làm 3 liên (2 liên kê giấy than), ký và đóng dấu trên cả 3 liên trong đó: 01 liên kê giấy than giao cho người lao động, 01 liên kê giấy than kèm theo bảng kê tổng hợp Phiếu chi tiền mặt gửi doanh nghiệp làm căn cứ đối chiếu, 01 liên liền quyển Chi nhánh lưu riêng để tiện kiểm tra (không lưu cùng chứng từ kế toán hàng ngày).

- Chi nhánh ghi rõ số thứ tự người lao động nhận tiền bên góc trên cùng bên phải của Phiếu chi tiền mặt theo danh sách người lao động doanh nghiệp đề nghị thanh toán được Lãnh đạo Chi nhánh phê duyệt chấp thuận.

- Trường hợp người lao động chưa đến nhận tiền thì Phiếu chi tiền mặt viết sẵn được lưu trữ như giấy tờ có giá tại kho của Chi nhánh.

- Ký kiểm soát trên Phiếu chi tiền mặt: Tùy theo khối lượng giải ngân thanh toán tiền vay hỗ trợ người lao động mất việc làm, Giám đốc Chi nhánh giao nhiệm vụ ký kiểm soát Phiếu chi tiền mặt đảm bảo Phiếu chi tiền mặt được lập chính xác, kịp thời.

- NHPT sẽ gửi Phiếu chi tiền mặt cho Chi nhánh. Trường hợp sử dụng hết Phiếu chi tiền mặt NHPT gửi, Chi nhánh có thể đặt in theo mẫu tại địa phương (lưu ý số seri Phiếu chi tiền mặt phải liên tục).

3.2. Tổng hợp Phiếu chi tiền mặt:

Kết thúc ngày làm việc thực hiện giải ngân chi trả lương cho người lao động, bộ phận chi trả lập bảng kê tổng hợp Phiếu chi tiền mặt có chữ ký xác nhận của đại diện doanh nghiệp tham gia chi trả. Bảng kê tổng hợp Phiếu chi tiền mặt được lưu cùng chứng từ kế toán phát sinh hàng ngày (Mẫu kèm theo công văn)

3.3. Về khế ước nhận nợ vay (Mẫu kèm theo công văn):

Chi nhánh hướng dẫn Doanh nghiệp ký khế ước nhận nợ trước khi thực hiện giải ngân chi trả lương cho người lao động và chuyển tiền cho bảo hiểm xã hội theo đề nghị của Doanh nghiệp được Lãnh đạo Chi nhánh chấp thuận.

Định kỳ, Chi nhánh thông báo cho doanh nghiệp tiến độ giải ngân thanh toán cho người lao động, đề nghị doanh nghiệp phối hợp thông báo cho người lao động đến nhận tiền theo quy định.

3.4. Về việc lập tổ thực hiện chi trả lương cho người lao động:

Giám đốc Chi nhánh thành lập tổ thực hiện chi trả lương cho người lao động. Số lượng thành viên mỗi tổ tối thiểu là 4 người gồm 01 trưởng nhóm, 01 kiểm soát chứng từ, 01 kiểm soát việc phát tiền, 01 thủ quỹ.

4. Lưu trữ hồ sơ

Phòng tài chính kế toán lưu trữ các hồ sơ sau:

- Lưu tại kho của Chi nhánh: hồ sơ mở tài khoản, cấp mã khách hàng, quyển phiếu chi (Trên bìa quyển Phiếu chi tiền mặt đưa vào lưu trữ phải ghi đầy đủ các nội dung: tên doanh nghiệp vay vốn, số lượng tờ phiếu chi tiền mặt trong quyển, số thứ tự của người lao động từ số … đến số…)

- Lưu cùng chứng từ kế toán hàng ngày các bản chính gồm Thông báo cho vay, Hợp đồng vay vốn, Giấy đề nghị giải ngân, phê duyệt của Lãnh đạo Chi nhánh về việc chấp thuận thanh toán, uỷ nhiệm chi, bảng kê tổng hợp Phiếu chi tiền mặt; các chứng từ còn lại kế toán lưu bản sao.

II. Hướng dẫn hạch toán kế toán:

1. Tài khoản sử dụng:

- TK 275171 - Nợ đủ tiêu chuẩn cho vay các chương trình khác của Chính phủ

- TK 275271 - Nợ cần chú ý cho vay các chương trình khác của Chính phủ

- TK 275371 - Nợ dưới tiêu chuẩn cho vay các chương trình khác của Chính phủ

- TK 275471 - Nợ nghi ngờ cho vay các chương trình khác của Chính phủ

- TK 275571 - Nợ có khả năng mất vốn cho vay các chương trình khác của Chính phủ

- TK 519126 - Thanh toán điều chuyển vốn cho vay theo chương trình đặc biệt khác của Chính phủ giữa Hội sở chính và Chi nhánh.

- TK 519426 - Thanh toán điều chuyển vốn cho vay theo chương trình đặc biệt khác của Chính phủ giữa Chi nhánh và Phòng giao dịch.

2. Hướng dẫn hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu:

2.1. Trường hợp Chi nhánh trực tiếp giải ngân:

2.1.1. Hạch toán tại Chi nhánh:

a. Hạch toán nhận nguồn vốn cho vay:

- Khi nhận nguồn vốn cho vay do Hội sở chính chuyển, căn cứ báo Có của Ngân hàng, kế toán hạch toán:

Nợ TK 111311 – Tiền gửi thanh toán tại NHNN bằng đồng VN

Hoặc Nợ TK 131111 – Tiền gửi KKH tại các TCTD trong nước bằng đồng VN

Có TK 519126 - Thanh toán điều chuyển vốn cho vay theo chương trình đặc biệt khác của Chính phủ giữa HSC và Chi nhánh.

- Trường hợp bù trừ nguồn vốn: Căn cứ Lệnh chuyển Nợ và Lệnh chuyển Có của Hội sở chính qua chương trình chuyển tiền điện tử nội bộ, kế toán hạch toán:

Nợ TK 519191 – Thanh toán điều chuyển vốn nội bộ

Có TK 519126 - Thanh toán điều chuyển vốn cho vay theo chương trình đặc biệt khác của Chính phủ giữa HSC và Chi nhánh.

Đồng thời hạch toán:

Nợ TK liên quan

Có TK 519191 – Thanh toán điều chuyển vốn nội bộ

b. Hạch toán giải ngân:

Căn cứ số tiền nhận nợ trên khế ước nhận nợ vay của doanh nghiệp, kế toán hạch toán:

Nợ TK 275171 - Nợ đủ tiêu chuẩn cho vay các chương trình khác của Chính phủ

Có TK 459911 – Các khoản chờ thanh toán khác (mở chi tiết cho từng doanh nghiệp vay vốn)

Khi thực hiện giải ngân, căn cứ báo Nợ của Ngân hàng và các chứng từ có liên quan, kế toán hạch toán:

Nợ TK 459911 – Các khoản chờ thanh toán khác (mở chi tiết cho từng doanh nghiệp vay vốn)

Có TK 111311 – Tiền gửi thanh toán tại NHNN bằng đồng VN

Hoặc Có TK 131111 – Tiền gửi KKH tại các TCTD trong nước bằng đồng VN

Hoặc Có TK 101111 – Tiền mặt tại đơn vị

c. Hạch toán phân loại nợ:

Chi nhánh thực hiện chuyển nhóm nợ theo quy định về phân loại nợ của NHPT. Căn cứ chứng từ liên quan, kế toán hạch toán:

 Nợ TK 275 – chi tiết TK phù hợp

Có TK 275 – chi tiết TK phù hợp

d. Hạch toán thu nợ vay (nợ gốc):

Đến hạn thu nợ gốc, trường hợp người lao động của doanh nghiệp vẫn chưa đến nhận lương (còn số dư trên tài khoản chờ thanh toán), kế toán hạch toán:

Nợ TK 459911 – Các khoản chờ thanh toán khác (mở chi tiết cho từng doanh nghiệp vay vốn)

Có TK 275171 - Nợ đủ tiêu chuẩn cho vay các chương trình khác của Chính phủ

Khi khách hàng nộp tiền mặt hoặc khi nhận được báo Có của Ngân hàng về số nợ gốc khách hàng trả nợ, kế toán hạch toán:

Nợ TK 111311 – Tiền gửi thanh toán tại NHNN bằng đồng VN

Hoặc Nợ TK 131111 – Tiền gửi KKH tại các TCTD trong nước bằng đồng VN

Hoặc Nợ TK 101111 – Tiền mặt tại đơn vị

Có TK 275 - chi tiết TK phù hợp

đ. Hạch toán điều chuyển nợ gốc về Hội sở chính:

Căn cứ báo Nợ của Ngân hàng về số nợ gốc hoặc số nguồn vốn thừa chuyển về Hội sở chính, kế toán hạch toán:

Nợ TK 519126 - Thanh toán điều chuyển vốn cho vay theo chương trình đặc biệt khác của Chính phủ giữa Hội sở chính và Chi nhánh.

Có TK 111311 – Tiền gửi thanh toán tại NHNN bằng đồng VN

Hoặc Có TK 131111 – Tiền gửi KKH tại các TCTD trong nước bằng đồng VN

Đồng thời, Chi nhánh lập “Thông báo chuyển vốn” gửi Hội sở chính để theo dõi tiền về.

e. Hạch toán chi phí thuê phương tiện vận chuyển tiền, chi phí thuê công an bảo vệ và chi phí bồi dưỡng vận chuyển và áp giải tiền trong trường hợp giải ngân bằng tiền mặt tại doanh nghiệp (nếu có):

Căn cứ vào chứng từ chi tiền và các chứng từ khác liên quan, kế toán hạch toán:

Nợ TK 813111 – Vận chuyển, bốc xếp tiền (đối với chi phí thuê phương tiện vận chuyển tiền)

Nợ TK 813311 - Bảo vệ tiền (chi phí thuê công an bảo vệ và chi phí bồi dưỡng vận chuyển và áp giải tiền)

Có TK 111311 – Tiền gửi thanh toán tại NHNN bằng đồng VN

Hoặc Có TK 131111 – Tiền gửi KKH tại các TCTD trong nước bằng đồng VN

Hoặc Có TK 101111 – Tiền mặt tại đơn vị

2.1.2. Hạch toán tại Hội sở chính:

a. Hạch toán chuyển nguồn vốn cho vay:

Căn cứ giấy báo Có của Ngân hàng về nguồn vốn cho vay chuyển cho Chi nhánh, kế toán hạch toán:

Nợ TK 519126 - Thanh toán điều chuyển vốn cho vay theo chương trình đặc biệt khác của Chính phủ khác giữa HSC và Chi nhánh.

Có TK 111311 – Tiền gửi thanh toán tại NHNN bằng đồng VN

Hoặc Có TK 131111 – Tiền gửi KKH tại các TCTD trong nước bằng đồng VN

- Trường hợp bù trừ nguồn vốn: kế toán lập Lệnh chuyển Nợ và Lệnh chuyển Có qua chương trình chuyển tiền điện tử nội bộ gửi Chi nhánh, kế toán hạch toán:

Nợ TK 519126 - Thanh toán điều chuyển vốn cho vay theo chương trình đặc biệt khác của Chính phủ khác giữa HSC và Chi nhánh.

Có TK 519191 – Thanh toán điều chuyển vốn nội bộ

Đồng thời hạch toán:

Nợ TK 519191 – Thanh toán điều chuyển vốn nội bộ

Nợ TK liên quan

b. Hạch toán thu nợ gốc Chi nhánh chuyển trả:

Căn cứ báo Có của Ngân hàng về số nợ gốc hoặc số dư nguồn vốn Chi

nhánh chuyển về, kế toán hạch toán:

Nợ TK 111311 – Tiền gửi thanh toán tại NHNN bằng đồng VN

Hoặc Nợ TK 131111 – Tiền gửi KKH tại các TCTD trong nước bằng

đồng VN

Có TK 519126 - Thanh toán điều chuyển vốn cho vay theo chương trình đặc biệt khác của Chính phủ khác giữa Hội sở chính và Chi nhánh.

2.2. Trường hợp Phòng giao dịch trực tiếp giải ngân:

2.2.1. Hạch toán tại Phòng giao dịch:

a. Hạch toán nhận nguồn vốn cho vay do Hội sở chính chuyển:

- Khi nhận nguồn vốn cho vay do Hội sở chính chuyển, căn cứ báo Có của Ngân hàng, kế toán hạch toán:

Nợ TK 111311 – Tiền gửi thanh toán tại NHNN bằng đồng VN

Hoặc Nợ TK 131111 – Tiền gửi KKH tại các TCTD trong nước bằng đồng VN

Có TK 519426 - Thanh toán điều chuyển vốn cho vay theo chương trình đặc biệt khác của Chính phủ khác giữa Chi nhánh và Phòng giao dịch.

Đồng thời lập Giấy báo vãng lai gửi Chi nhánh.

 Hạch toán giải ngân, thu hồi nợ, chi phí thuê phương tiện vận chuyển tiền, …: thực hiện tương tự như hướng dẫn tại mục 2.1.1.

b. Hạch toán chuyển thu nợ gốc về Hội sở chính:

Căn cứ báo Nợ của Ngân hàng về số nợ gốc hoặc số nguồn vốn thừa Phòng giao dịch chuyển về Hội sở chính, kế toán hạch toán:

Nợ TK 519426 - Thanh toán điều chuyển vốn cho vay theo chương trình đặc biệt khác của Chính phủ khác giữa Chi nhánh và Phòng giao dịch.

Có TK 111311 – Tiền gửi thanh toán tại NHNN bằng đồng VN

Hoặc Có TK 131111 – Tiền gửi KKH tại các TCTD trong nước bằng đồng VN

Đồng thời lập Giấy báo vãng lai gửi Chi nhánh.

2.2.2. Hạch toán tại Chi nhánh:

a. Hạch toán nhận nguồn vốn:

Căn cứ giấy báo vãng lai của Phòng giao dịch về nguồn vốn nhận của Hội sở chính, kế toán hạch toán:

Nợ TK 519426 - Thanh toán điều chuyển vốn cho vay theo chương trình đặc biệt khác của Chính phủ khác giữa Chi nhánh và Phòng giao dịch.

Có TK 519126 - Thanh toán điều chuyển vốn cho vay theo chương trình đặc biệt khác của Chính phủ khác giữa HSC và Chi nhánh.

b. Hạch toán chuyển thu nợ gốc về Hội sở chính:

Căn cứ giấy báo vãng lai của Phòng giao dịch về số nợ gốc hoặc số nguồn vốn thừa Phòng giao dịch chuyển về Hội sở chính, kế toán hạch toán:

Nợ TK 519126 - Thanh toán điều chuyển vốn cho vay theo chương trình đặc biệt khác của Chính phủ khác giữa HSC và Chi nhánh.

Có TK 519426 - Thanh toán điều chuyển vốn cho vay theo chương trình đặc biệt khác của Chính phủ khác giữa Chi nhánh và Phòng giao dịch.

2.2.3. Hạch toán tại Hội sở chính:

Tại Hội sở chính hạch toán tương tự như hướng dẫn tại mục 2.1.2

3. Chế độ báo cáo:

Định kỳ hàng tháng, quý, năm, các đơn vị lập và gửi báo cáo cho vay vốn, báo cáo tình hình thanh toán cho vay theo Quyết định 30/2009/QĐ-TTg theo mẫu biểu kèm theo.

4. Tổ chức thực hiện:

Công văn này có hiệu lực từ ngày ký. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, Chi nhánh phản ánh kịp thời về Hội sở chính (Ban Tài chính kế toán) để nghiên cứu hướng dẫn ./.