Chỉ thị 231-CT tổ chức quản lý hội nghị, hội thảo

CHỈ THỊ

VỀ VIỆC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÁC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO TẠI NƯỚC TA

Nhìn chung, nhiều hội nghị, hội thảo thuộc loại này (không bao gồm các hội nghị tổng kết công tác hàng năm của các ngành, các địa phương và các hội nghị triển khai các chỉ thị, nghị quyết, các chủ trương công tác mới của Đảng và Nhà nước) đã được tổ chức tốt, có hiệu quả thiết thực. Tuy nhiên còn không ít hội nghị, hội thảo chưa được chuẩn bị kỹ về tổ chức và nội dung, còn sơ hở trong việc công bố các tư liệu, số liệu; một số hội nghị, hội thảo còn mang tính chất phô trương, hình thức, chi tiêu lãng phí, nhất là đối với một số hội thảo được nước ngoài tài trợ. Kết quả các hội nghị, hội thảo chưa được tổ chức đánh giá và khai thác đầy đủ.

Để đưa việc tổ chức và quản lý các hội nghị, hội thảo thuộc loại này (dưới đây gọi chung là hội nghị, hội thảo) vào nền nếp, đạt hiệu quả cao, Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng chỉ thị:

1. Hàng năm, các Bộ, Uỷ ban Nhà nước, cơ quan khác thuộc Hội đồng Bộ trưởng, cơ quan trung ương của các đoàn thể quần chúng, các tổ chức xã hội và Uỷ ban Nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương cần lập và trình cấp có thẩm quyền xét duyệt (như quy định ở điểm 2 dưới đây) trước cuối tháng 11 kế hoạch tổ chức những hội nghị, hội thảo dự kiến triệu tập trong năm tới và năm tiếp sau (đối với các hội nghị, hội thảo cần có thời gian chuẩn bị dài). Bản kế hoạch này cũng cần gửi tới cơ quan đầu mối quản lý tổng hợp (quy định tại điểm 3 dưới đây) để cân đối chung, tránh trùng lặp về nội dung cũng như về thời gian.

2. Thẩm quyền xét duyệt kế hoạch tổ chức các hội nghị, hội thảo được quy định như sau:

a) Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng xét duyệt kế hoạch tổ chức các hội nghị, hội thảo thuộc một trong các trường hợp sau:

- Có nội dung liên quan đến đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước, đến các vấn đề dân tộc, tôn giáo hoặc xã hội phức tạp; có liên quan đến nhiều ngành, nhiều địa phương.

- Có nội dung liên quan đến phạm vi bí mật Nhà nước (theo quy định trong Pháp lệnh về bảo vệ bí mật nhà nước).

- Do nước ngoài hoặc tổ chức quốc tế đề xướng và tham gia tổ chức.

- Có đại diện chính thức cấp cao của Chính phủ nước ngoài hoặc các tổ chức quốc tế tham dự.

b) Bộ trưởng, Chủ nhiệm Uỷ ban Nhà nước, Thủ trưởng cơ quan khác thuộc Hội đồng Bộ trưởng, Chủ tịch Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương xét duyệt kế hoạch tổ chức các hội nghị, hội thảo có tính chất chuyên môn, nghiệp vụ, khoa học, kỹ thuật và công nghệ thuộc phạm vi quản lý hoặc chỉ liên quan đến Bộ hay địa phương mình; nếu nội dung có liên quan đến Bộ hoặc địa phương khác thì Bộ và địa phương chủ trì tổ chức hội nghị, hội thảo phải trao đổi thống nhất với lãnh đạo Bộ, địa phương có liên quan.

c) Những hội nghị, hội thảo do các cơ quan Trung ương của các đoàn thể quần chúng, các tổ chức xã hội chủ trì tổ chức, phải được Ban Bí thư xét duyệt về nội dung; nếu nội dung có liên quan đến Bộ, ngành, địa phương nào, cơ quan chủ trì tổ chức hội nghị, hội thảo phải trao đổi thống nhất với lãnh đạo Bộ, ngành, địa phương đó.

3. Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng giao trách nhiệm cho:

a) Uỷ ban Khoa học Nhà nước làm cơ quan đầu mối quản lý tổng hợp các hội nghị, hội thảo về các lĩnh vực khoa học, công nghệ và môi trường.

b) Uỷ ban Kế hoạch Nhà nước làm cơ quan đầu mối quản lý tổng hợp các hội nghị, hội thảo về các lĩnh vực kinh tế, văn hoá, xã hội, quản lý vĩ mô và các lĩnh vực khác còn lại.

4. Ngoài kế hoạch chung hàng năm phải trình duyệt như đã nói ở điểm 1, đối với mỗi hội nghị, hội thảo, cơ quan chủ trì tổ chức cần có tờ trình gửi đến cấp có thẩm quyền xét duyệt, đồng gửi đến cơ quan đầu mối quản lý tổng hợp chậm nhất là hai tháng trước ngày khai mạc; nội dung tờ trình cần ghi rõ:

- Mục đích, yêu cầu của hội nghị, hội thảo.

- Nội dung chủ yếu và chương trình hội nghị, hội thảo (nếu có đi tham quan, khảo sát thực địa ở đâu, phải nói rõ).

- Thời gian và địa điểm.

- Thành phần nước ngoài tham gia tổ chức (nếu có).

- Thành phần tham dự; riêng với khách nước ngoài, nếu có, cần nói rõ số lượng, quốc tịch, cấp bậc và danh sách (nếu cần).

- Kinh phí (nguồn, các khoản chi).

Trong vòng 10 ngày kể từ khi nhận được tờ trình, cơ quan đầu mối quản lý tổng hợp phải có ý kiến gửi cấp có thẩm quyền xét duyệt; chậm nhất là 1/2 tháng sau đó, cơ quan có thẩm quyền xét duyệt phải có quyết định cần thiết.

5. Cơ quan chủ trì tổ chức hội nghị, hội thảo phải thực hiện đúng các quyết định của cấp có thẩm quyền, chuẩn bị chu đáo nội dung và tổ chức hội nghị, hội thảo; các báo cáo, tham luận chính của phía Việt Nam phải được cấp có thẩm quyền xét duyệt. Phải chấp hành đúng các quy định hiện hành về bảo mật, về xuất bản, phát hành trong việc công bố các tư liệu, số liệu. Việc đưa tin và tuyên truyền về hội nghị, hội thảo (nếu cần thiết) phải được cân nhắc, chọn lọc kỹ, tránh phô trương hình thức.

6. Việc chi tiêu cho các hội nghị, hội thảo phải theo đúng chế độ hiện hành, hết sức tiết kiệm, tránh lãng phí. Bộ Tài chính có trách nhiệm, chậm nhất là trong tháng 8 năm 1992, ra văn bản hướng dẫn và quy định cụ thể việc hạch toán chi tiêu đối với các hội nghị, hội thảo và chế độ kiểm tra tài chính khi phát hiện có hiện tượng lãng phí, tiêu cực, nhất là trong việc sử dụng ngoại tệ do nước ngoài tài trợ.

7. Trong vòng 1 tháng sau khi kết thúc hội nghị, hội thảo, cơ quan chủ trì phải gửi báo cáo về kết quả hội nghị, hội thảo, kèm theo đầy đủ tài liệu (các báo cáo, các tham luận, tóm tắt biên bản thảo luận, các kết luận, khuyến nghị...), lên cấp có thẩm quyền xét duyệt và cơ quan đầu mối quản lý tổng hợp.

Trong trường hợp hội nghị, hội thảo có những diễn biến phức tạp, cơ quan chủ trì cần báo cáo ngay với cấp có thẩm quyền xét duyệt để chỉ đạo xử lý kịp thời.

8. Ngoài nhiệm vụ đã ghi ở điểm 1 và điểm 4 trên đây, các cơ quan đầu mối quản lý tổng hợp các hội nghị, hội thảo còn có trách nhiệm:

a) Vào tháng 4 và tháng 10 hàng năm, tổng hợp tình hình tổ chức các hội nghị, hội thảo trong phạm vi phụ trách, báo cáo Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng, kèm theo các đánh giá và kiến nghị cần thiết.

b) Lưu trữ toàn bộ hồ sơ các hội nghị, hội thảo trong phạm vi phụ trách và có kế hoạch khai thác, phát huy kết quả các hội nghị, hội thảo đã được tổ chức.

9. Bộ trưởng các Bộ, Chủ nhiệm các Uỷ ban nhà nước, Thủ trưởng các cơ quan khác thuộc Hội đồng bộ trưởng, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm thực hiện nghiêm túc Chỉ thị này; sau khi nhận được Chỉ thị, cần lập và trình xét duyệt ngay kế hoạch tổ chức các hội nghị, hội thảo trong 6 tháng cuối năm 1992 và năm 1993 (đối với các hội nghị, hội thảo cần chuẩn bị sớm).

Chỉ thị này có hiệu lực thi hành từ ngày ký.