Quyết định 40/2001/QĐ-BKHCNMT Quy chế quản lý hoạt động quan hệ quốc tế của Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường

NHỮNG QUI ĐỊNH CHUNG

Điều 1:

1. Quy chế này qui định việc quản lý hoạt động quan hệ quốc tế của Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường.

2. Quy chế này được áp dụng thống nhất trong tất cả các đơn vị của Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường (sau đây viết tắt là Bộ).

Điều 2: Tất cả những hoạt động quan hệ quốc tế, giao dịch, lễ tân của Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi truờng với các tổ chức, cá nhân nước ngoài, kể cả Việt kiều hoặc công dân Việt Nam làm việc cho các tổ chức nước ngoài (sau đây viết tắt là khách nước ngoài) phải tuân thủ các nguyên tắc sau đây:

1. Đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý tập trung, thống nhất của Lãnh đạo Bộ thông qua đầu mối Vụ Quan hệ quốc tế, kết hợp việc phân cấp giải quyết công việc của đơn vị trực thuộc Bộ và thuộc Bộ. Thủ trưởng đơn vị chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Bộ về việc tổ chức thực hiện những quan hệ quốc tế trong phạm vi trách nhiệm được phân công.

2. Đảm bảo các nguyên tắc và qui chế đối ngoại của Nhà nước. Nghiêm cấm sự lợi dụng trong quan hệ quốc tế để mưu cầu lợi ích cá nhân.

3. Chấp hành các nguyên tắc giữ gìn bí mật và an ninh quốc gia theo qui định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước.

GIAO DỊCH CÔNG TÁC VỚI KHÁCH NƯỚC NGOÀI

Điều 3:

1. Thủ trưởng các đơn vị của Bộ được phép tổ chức các cuộc tiếp xúc với khách nước ngoài trong phạm vi công tác của đơn vị mình. Tuy nhiên, trước khi tiếp xúc thông báo cho Vụ Quan hệ quốc tế để phối hợp.

2. Những cuộc tiếp xúc có nội dung mang tính chất trao đổi về chính sách, phương hướng hợp tác quốc tế, Vụ Quan hệ quốc tế phải xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ trước khi tổ chức tiếp xúc.

Điều 4: Khi tiếp xúc với khách nước ngoài phải thực hiện các yêu cầu sau đây:

1. Tất cả các cuộc tiếp xúc với khách nước ngoài tại cơ quan Bộ chỉ được tổ chức tại các phòng khách và phải chấp hành nội quy bảo vệ cơ quan. Cán bộ chịu trách nhiệm tổ chức cuộc tiếp xúc hoặc được Lãnh đạo Bộ cử tham gia cùng tiếp khách phải có mặt trước 5 phút, mặc trang phục lịch sự, đúng nghi lễ đối ngoại. Các đơn vị phải mở sổ theo dõi để ghi chép đầy đủ nội dung các cuộc tiếp xúc với khách nước ngoài.

2. Các cán bộ được cử tiếp khách (kể cả tiếp ngoài Bộ do các cơ quan khác chủ trì hoặc ngoài giờ mang tính chất không chính thức) nếu có các nội dung liên quan đến công tác hợp tác quốc tế của Bộ phải báo cáo Lãnh đạo Bộ (qua Vụ Quan hệ quốc tế).

3. Đối với những cuộc tiếp xúc của khách nước ngoài với Lãnh đạo Bộ:

- Các đơn vị chức năng chịu trách nhiệm chuẩn bị nội dung theo sự chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ, cử cán bộ tham dự tiếp khách và theo dõi, ghi chép đầy đủ nội dung tiếp khách.

- Vụ Quan hệ quốc tế chịu trách nhiệm tổ chức và ghi chép biên bản đầy đủ các cuộc tiếp khách của Lãnh đạo Bộ, tổng kết báo cáo Lãnh đạo Bộ định kỳ hàng tháng về nội dung Bộ đã làm việc với khách nước ngoài.

Điều 5:

1. Đối với những giao dịch tiếp xúc có nội dung về chuyên môn nghiệp vụ, nếu cần thiết đơn vị chủ trì tiếp xúc cử cán bộ có trình độ ngoại ngữ làm công tác phiên dịch.

2. Vụ Quan hệ quốc tế có trách nhiệm bố trí phiên dịch phục vụ cho các cuộc tiếp xúc giao dịch với khách nước ngoài của Lãnh đạo Bộ và cho những đơn vị chưa có cán bộ đủ trình độ phiên dịch.

Điều 6: Vụ Quan hệ quốc tế là đầu mối tập hợp, xử lý văn bản tài liệu gửi đến và gửi đi liên quan đến hợp tác và giao dịch quốc tế của Bộ.

1. Khi nhận được công văn đối ngoại gửi đến, đơn vị liên quan có trách nhiệm đề xuất ý kiến trình Lãnh đạo Bộ thông qua Vụ Quan hệ quốc tế. Vụ Quan hệ quốc tế thẩm định và hoàn chỉnh các vấn đề đối ngoại để trình Lãnh đạo Bộ qua Văn phòng Bộ.

2. Đối với các công văn đối ngoại gửi đi: Nội dung công văn thuộc lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ của đơn vị nào thì đơn vị đó có trách nhiệm soạn thảo văn bản và ký gửi hoặc trình Lãnh đạo Bộ. Vụ Quan hệ quốc tế có trách nhiệm kiểm tra lại hình thức công văn, tổ chức biên dịch đối với đơn vị không có khả năng tự biên dịch và tổ chức chuyển đi.

3. Công văn đối ngoại gửi đi phải được trình bày trên giấy có tiêu đề quy định, có chữ ký của cán bộ được uỷ quyền và con dấu của Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường. Giấy có tiêu đề do Vụ Quan hệ quốc tế thống nhất quản lý. Công văn gửi đi phải được trình bày thống nhất theo một trong hai hình thức là Công hàm hoặc Công thư do Vụ Quan hệ quốc tế hướng dẫn.

4. Việc cung cấp tình hình, số liệu cho phía nước ngoài phải tuân thủ theo những quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước. Những thông tin, số liệu quan trọng, đơn vị chủ trì phải trình Lãnh đạo Bộ duyệt kể cả những thông tin, số liệu phía Việt Nam có nghĩa vụ cung cấp với tư cách là nước thành viên trong các tổ chức quốc tế hoặc quan hệ song phương cấp Chính phủ. Những thông tin, số liệu liên quan đến việc triển khai các chương trình, dự án hợp tác với Bộ do Ban điều hành dự án hay đơn vị chủ trì trình Lãnh đạo Bộ duyệt và gửi bản sao cho Vụ Quan hệ quốc tế.

QUẢN LÝ ĐOÀN NƯỚC NGOÀI VÀO CÔNG TÁC (ĐOÀN VÀO) VÀ ĐOÀN RA NƯỚC NGOÀI CÔNG TÁC (ĐOÀN RA)

Điều 7: Vào đầu quí 3 hàng năm, căn cứ vào chủ trương, định hướng của Bộ, Vụ Quan hệ quốc tế có trách nhiệm hướng dẫn các đơn vị xây dựng kế hoạch đoàn ra, đoàn vào của năm sau và tổng hợp tình hình, xây dựng kế hoạch hợp tác quốc tế của các đơn vị.

Đoàn ra khảo sát đào tạo của các đơn vị trong Bộ, đối với hệ thống cơ quan quản lý khoa học, công nghệ và môi trường do Vụ Tổ chức và Cán bộ khoa học chủ trì phối hợp với Vụ Quan hệ quốc tế, Vụ Tài chính - Kế toán, sau đó chuyển Văn phòng Bộ tổng hợp thành kế hoạch chung của từng đơn vị trình Lãnh đạo Bộ duyệt.

Điều 8: Việc mời đoàn vào, cử đoàn ra phải trình Lãnh đạo Bộ (qua Vụ Quan hệ quốc tế) xem xét và phê duyệt. Nội dung tờ trình Lãnh đạo Bộ của đơn vị chủ trì phải bao gồm:

1. Về đoàn vào: Mục đích, nội dung, chương trình, thời gian làm việc, số lượng và chức vụ của khách mời, nguồn kinh phí và các chi tiết khác có liên quan.

2. Về đoàn ra: Đề cương, nội dung, chương trình và thời gian làm việc, địa điểm và các tổ chức đến làm việc, nguồn kinh phí và các vấn đề liên quan cần thiết khác.

Vụ Quan hệ quốc tế là đầu mối gửi giấy mời, thư trao đổi cần thiết chậm nhất là 20 ngày trước khi đón đoàn vào hoặc tổ chức đoàn ra.

Điều 9:

1. Chậm nhất là 5 ngày sau khi kết thúc đợt làm việc với đoàn vào và 10 ngày sau khi đoàn ra trở về, đơn vị chủ trì hoặc trưởng đoàn phải báo cáo Lãnh đạo Bộ bằng văn bản qua Vụ Tổ chức và Cán bộ khoa học (đồng gửi cho Vụ Quan hệ quốc tế) kết quả làm việc của đợt công tác và quyết toán chi tiêu qua Vụ Tài chính - Kế toán.

2. Hàng quý, năm, các đơn vị gửi tới Vụ Quan hệ quốc tế báo cáo đánh giá tình hình các đoàn ra, đoàn vào trong thời kỳ của đơn vị mình và đề xuất các kiến nghị để Vụ Quan hệ quốc tế tổng hợp báo cáo Lãnh đạo Bộ.

Điều 10: Nhiệm vụ cụ thể của các đơn vị liên quan trong việc tổ chức đoàn ra, đoàn vào.

Vụ Quan hệ quốc tế:

- Chủ trì chuẩn bị cho đoàn cấp Bộ;

- Đầu mối liên hệ giải quyết các thủ tục đối ngoại với các cơ quan, tổ chức trong và ngoài nước phục vụ cho các đoàn ra, đoàn vào như: soạn thảo và gửi giấy mời, các văn bản có liên quan; đề nghị cấp visa, hộ chiếu, thị thực xuất nhập cảnh;

- Đầu mối tổng hợp tài liệu;

- Bố trí, cử cán bộ phiên dịch phục vụ cho các đoàn ra, các đoàn vào nếu các đơn vị chủ trì có yêu cầu.

Vụ Tổ chức và Cán bộ khoa học:

- Đầu mối trình Lãnh đạo Bộ quyết định nhân sự đoàn ra và gửi đến Vụ Quan hệ quốc tế chậm nhất 05 ngày trước khi đoàn lên đường;

- Đầu mối xây dựng và thực hiện kế hoạch đoàn ra khảo sát đào tạo của các đơn vị trong Bộ, đối với hệ thống cơ quan quản lý khoa học, công nghệ và môi trường.

Văn phòng Bộ:

- Đảm bảo cơ sở vật chất, phương tiện, kinh phí phục vụ cho đoàn theo kế hoạch và dự toán được Bộ duyệt, tặng phẩm, quà lưu niệm;

- Duyệt dự toán và quyết toán chi tiền Việt Nam theo chế độ;

- Bố trí phục vụ hậu cần trong quá trình làm việc của đoàn vào;

- Tổ chức đón tiễn tại sân bay, cửa khẩu, bố trí nơi ăn, ở cho các đoàn vào; tổ chức đón, tiễn các đoàn ra do Lãnh đạo Bộ dẫn đầu.

Vụ Tài chính - Kế toán:

- Xây dựng, tổng hợp dự toán và phân bổ ngân sách, thực hiện các thủ tục cấp phát kinh phí thuộc ngân sách Nhà nước cho các đoàn ra của Bộ và các đơn vị trong Bộ;

- Tổng hợp báo cáo tình hình tài chính thực hiện các đoàn ra hàng quý, năm của Bộ và các đơn vị trong Bộ.

Các đơn vị được Bộ giao chủ trì làm việc:

- Chuẩn bị nội dung, tài liệu, chương trình làm việc (kể cả các cuộc hội thảo, hội đàm) và trình Lãnh đạo Bộ (qua Vụ Quan hệ quốc tế); thông báo cho các đơn vị liên quan của Việt Nam (trong Bộ hoặc ngoài Bộ) tham dự và phối hợp;

- Tổ chức đón, tiễn các đoàn vào do đơn vị chủ trì;

- Cử cán bộ, phiên dịch (nếu cần) làm việc với đoàn vào;

- Lập báo cáo kết quả đợt làm việc theo quy định.

Các đơn vị của Bộ đã được phân cấp về một số vấn đề liên quan đến hợp tác quốc tế, chịu trách nhiệm giải quyết các thủ tục tài chính, hộ chiếu, visa, thị thực xuất nhập cảnh, mua vé máy bay cho đoàn ra thuộc đơn vị mình theo phân cấp.

Trường hợp cơ quan khác mời và tổ chức làm thủ tục chung cho cả đoàn thì cá nhân được cử tham gia đoàn tự liên hệ với cơ quan đó để làm các thủ tục cần thiết.

Điều 11: Cán bộ được cử đi học tập, công tác ở nước ngoài phải tuân thủ các qui định pháp luật của Nhà nước Cộng hoà Xã hội chủ nghĩa Việt Nam và nước sở tại, chấp hành đầy đủ quy định hiện hành của Nhà nước và của Bộ khi ra nước ngoài. Khi tiếp xúc với các tổ chức và người nước ngoài phải tuân thủ các nguyên tắc về đối ngoại cũng như giữ gìn bí mật quốc gia đã được nêu trong điều 2 của Quy chế này.

QUẢN LÝ CHƯƠNG TRÌNH, DỰ ÁN HỢP TÁC QUỐC TẾ CỦA BỘ KHOA HỌC, CÔNG NGHỆ VÀ MÔI TRUỜNG

Điều 12: Chương trình, dự án hợp tác quốc tế của Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi truờng là các hoạt động hợp tác, trợ giúp kỹ thuật được thoả thuận, ký kết giữa Chính phủ, Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi truờng và các đơn vị của Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi truờng Việt Nam với cá nhân hay tổ chức nước ngoài, mà người thụ hưởng trực tiếp từ các hoạt động này là Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi truờng hay các đơn vị của Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi truờng.

Điều 13: Vụ Quan hệ quốc tế là đầu mối của Bộ trong việc phối hợp với các cơ quan, tổ chức trong và ngoài nước xây dựng, điều phối và quản lý các chương trình, dự án hợp tác theo quy định của Nhà nước và của Bộ. Ban điều hành dự án hoặc đơn vị chủ trì thực hiện chương trình, dự án chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các hoạt động hợp tác theo kế hoạch đã được Lãnh đạo Bộ duyệt và chịu sự quản lý giám sát của các đơn vị chức năng có liên quan (Vụ Tổ chức và cán bộ khoa học, Vụ Tài chính - Kế toán, Vụ Quan hệ quốc tế).

Điều 14: Căn cứ vào chủ trương phát triển quan hệ hợp tác quốc tế của Bộ, Vụ Quan hệ quốc tế có trách nhiệm hướng dẫn các đơn vị xây dựng đề án hợp tác; lập các phương án tài chính và tìm đối tác tài trợ; tổng hợp, xây dựng kế hoạch hàng năm trình Bộ duyệt. Việc xây dựng các chương trình, dự án hợp tác quốc tế phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

- Thiết thực, phục vụ cho các nhiệm vụ chuyên môn của Bộ và các đơn vị.

- Có hiệu quả, tiết kiệm, tranh thủ tối đa sự tài trợ của phía nước ngoài.

Sau khi đề án được Lãnh đạo Bộ duyệt, Vụ Quan hệ quốc tế chủ trì cùng với các đơn vị trong Bộ làm việc với các cơ quan liên quan trong và ngoài nước để xây dựng văn kiện dự án trình cấp có thẩm quyền của hai bên phê duyệt.

Điều 15: Việc thành lập ban điều hành dự án, tổ công tác hoặc chỉ định đơn vị chủ trì do Vụ Quan hệ quốc tế phối hợp với đơn vị có liên quan đề xuất trình Lãnh đạo Bộ duyệt (qua Vụ Tổ chức và Cán bộ khoa học).

Ban điều hành dự án, tổ công tác hoặc đơn vị chủ trì có trách nhiệm:

- Xây dựng các quy định cụ thể về tổ chức điều hành, quản lý tài chính, kế toán, các định mức chi phí của dự án trình Bộ duyệt;

- Xây dựng kế hoạch hoạt động trình Lãnh đạo Bộ duyệt (qua Vụ Quan hệ quốc tế) và tổ chức thực hiện kế hoạch được duyệt;

- Quản lý tài sản, vật dụng trong thời gian hoạt động của dự án;

- Thực hiện chế độ báo cáo tình hình định kỳ 6 tháng và hàng năm gửi Vụ Quan hệ quốc tế để tổng hợp và đề xuất ý kiến trình Lãnh đạo Bộ;

- Chấp hành quy chế đối ngoại của Nhà nước và của Bộ.

Mọi thay đổi, điều chỉnh kế hoạch hoạt động của dự án trong tháng, quý, năm (nhất là thay đổi nội dung, địa bàn hoạt động, thay đổi chuyên gia, đoàn ra, đoàn vào) cũng như việc mở rộng, kéo dài chương trình, dự án hợp tác, Ban quản lý dự án, tổ công tác hoặc đơn vị chủ trì phải trình Lãnh đạo Bộ duyệt (qua Vụ Quan hệ quốc tế).

Điều 16: Những quan hệ giao dịch có nội dung liên quan đến việc thoả thuận hợp tác quốc tế mang tính chất liên doanh, liên kết đơn vị phải báo cáo Lãnh đạo Bộ theo quy định hiện hành. Việc quản lý các hoạt động mang tính chất kinh doanh với nước ngoài được áp dụng theo quy định chung của Nhà nước.

- Chịu trách nhiệm xây dựng và ban hành Quy chế cụ thể áp dụng cho đơn vị mình trên cơ sở Quy chế chung về công tác quan hệ quốc tế của Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi truờng.

- Tổng hợp tình hình quan hệ quốc tế định kỳ 6 tháng, năm báo cáo Lãnh đạo Bộ (qua Vụ Quan hệ quốc tế).

PHÂN CẤP TRONG QUAN HỆ GIAO DỊCH VỚI KHÁCH NƯỚC NGOÀI ĐỐI VỚI CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC

Điều 17: Các đơn vị của Bộ đã được phân cấp về một số vấn đề liên quan đến quan hệ quốc tế được quyền tự quyết định và quan hệ giao dịch với cá nhân và tổ chức nước ngoài với nội dung liên quan trực tiếp đến hoạt động chuyên môn thường xuyên của đơn vị như trao đổi nghiệp vụ, thực hiện hiệp định và chính sách chế độ đã ban hành, kinh nghiệm giảng dậy, nghiên cứu khoa học, quan hệ khách hàng trong hoạt động kinh doanh dịch vụ, nghiên cứu thâm nhập thị trường....

Việc tổ chức đoàn ra cho cấp thủ trưởng đơn vị và xây dựng, thực thi chương trình, dự án hợp tác thực hiện theo đúng quy định tại các Chương III, IV của Bản Quy chế này.

Điều 18: Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ có trách nhiệm và quyền hạn sau đây:

- Trực tiếp chỉ đạo và chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Bộ để thực hiện những quan hệ quốc tế trong phạm vi được phân công. Bộ phận quan hệ quốc tế của đơn vị (phòng hợp tác quốc tế hoặc bộ phận có nhiệm vụ tương đương) là đầu mối giúp thủ trưởng đơn vị tổ chức thực hiện những quan hệ quốc tế của đơn vị.

- Được quyền ký và gửi các văn bản giao dịch trao đổi thông tin về lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ, nội dung chương trình giảng dậy, nghiên cứu khoa học được Lãnh đạo Bộ duyệt và thông tin về các khách hàng, phục vụ không nằm trong danh mục giữ bí mật của ngành và của Nhà nước.

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 19: Giao cho Vụ Quan hệ quốc tế chủ trì, phối hợp với Vụ Tổ chức và Cán bộ khoa học, Văn phòng Bộ, Vụ Pháp chế tổ chức hướng dẫn, kiểm tra và theo dõi việc thực hiện Quy chế này. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, các đơn vị kịp thời phản ánh với Bộ (qua Vụ Quan hệ quốc tế) trình Lãnh đạo Bộ xem xét quyết định.