Quyết định 20/2002/QĐ-BTS Quy chế tiếp nhận, xử lý, ban hành lưu trữ văn bản tại cơ quan Bộ Thủy sản

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, BAN HÀNH VÀ LƯU TRỮ VĂN BẢN TẠI CƠ QUAN BỘ THỦY SẢN

BỘ TRƯỞNG BỘ THỦY SẢN

Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04 tháng 4 năm 2001 của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội Khoá X;

Căn cứ Nghị định số 50/CP ngày 21/6/1994 của Chính phủ về nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Bộ Thủy sản;

Theo đề nghị của Chánh Văn phòng, Vụ trưởng Vụ Pháp chế Bộ Thủy sản,

QUYẾT ĐỊNH: 

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tiếp nhận, xử lý, ban hành và lưu trữ văn bản tại cơ quan Bộ Thủy sản.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau 15 ngày, kể từ ngày ký ban hành và thay thế Quyết định số 82/QĐ-BTS ngày 24/3/1995 của Bộ trưởng Bộ Thủy sản về việc tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản tại cơ quan Bộ Thủy sản.

Điều 3. Lãnh đạo Bộ, Chánh Văn phòng, Thủ trưởng các vụ, cục, Thanh tra Bộ, Giám đốc Trung tâm Khuyến ngư Trung ương, Giám đốc Trung tâm Thông tin khoa học kỹ thuật và kinh tế thủy sản và toàn thể cán bộ, công chức cơ quan Bộ chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, BAN HÀNH VÀ LƯU TRỮ VĂN BẢN TẠI CƠ QUAN BỘ THỦY SẢN

(Ban hành kèm theo Quyết định số 20/2002/QĐ-BTS ngày 31/12/2002 của Bộ trưởng Bộ Thủy sản)

Chương I:

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1.

1. Quy chế này quy định việc tiếp nhận, xử lý, ban hành và lưu trữ đối với các loại văn bản hành chính thông thường bằng tiếng Việt kể cả các văn bản về tổ chức – cán bộ.

2. Quy chế này không áp dụng đối với các văn bản thể hiện bằng tiếng nước ngoài, các văn bản “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật”, điện “Mật”, các văn bản “đến” và “đi” thông qua mạng máy tính và việc soạn thảo, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật.

Điều 2. Văn bản đến Bộ Thủy sản (sau đây gọi là Bộ) qua đường bưu điện, qua máy fax hoặc gửi trực tiếp, gián tiếp qua cá nhân... đều phải chuyển đến bộ phận Văn thư – Phòng Hành chính lưu trữ - Văn phòng Bộ để làm các thủ tục:

1. Kiểm tra thủ tục hành chính; vào sổ và đóng dấu “CV đến”.

2. Chuyển văn bản đến các đơn vị, cá nhân có chức năng xử lý, giải quyết.

Điều 3. Văn bản gửi đến Bộ nếu không có dấu “CV đến” thì không có giá trị pháp lý trong quá trình xử lý, giải quyết.

Điều 4. Văn bản của Bộ ban hành phải chuyển tới bộ phận Văn thư – Phòng Hành chính lưu trữ - Văn phòng Bộ để làm các thủ tục:

1. Kiểm tra các thủ tục hành chính văn bản.

2. Vào sổ đăng ký “CV đi”, ghi số, nhân bản, đóng dấu và phát hành.

Chương II:

QUY TRÌNH TIẾP NHẬN VÀ XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN

Điều 5. Sau khi tiếp nhận, phân loại và làm các thủ tục theo quy định tại Điều 2, Văn thư có trách nhiệm chuyển toàn bộ văn bản “đến” cho Trưởng phòng Hành chính lưu trữ.

Điều 6. Trưởng phòng Hành chính lưu trữ có trách nhiệm xử lý:

1. Ghi chuyển trực tiếp văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân đối với các loại văn bản:

Văn bản đề rõ tên vụ, cục, đơn vị hoặc cá nhân người nhận.

Giấy mời họp, hội thảo đã đề tên đơn vị hoặc cá nhân người nhận.

2. Trường hợp văn bản đến đã ghi rõ tên người nhận, nhưng người đó vắng mặt thì báo cáo Chánh Văn phòng để kịp thời giải quyết.

3. Các văn bản khác chuyển Chánh văn phòng xử lý kèm theo phiếu chuyển (Phụ lục 1)*.

Điều 7. Chánh Văn phòng xử lý các văn bản đến theo nguyên tắc:

1. Các văn bản trình Bộ trưởng giải quyết:

Các văn bản đến từ:

- Văn phòng Tổng Bí thư.

- Văn phòng Trung ương Đảng.

- Văn phòng Chủ tịch nước.

- Văn phòng quốc hội,

- Văn phòng Chính phủ.

Các văn bản truyền đạt ý kiến chỉ đạo của đồng chí Tổng Bí thư, các đồng chí uỷ viên Bộ Chính trị, Bí thư Trung ương Đảng, Chủ tịch và Phó Chủ tịch nước, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng và các Phó Thủ tướng Chính phủ.

Các văn bản “đến” từ các Bộ, Ban, ngành, đoàn thể Trung ương, các tỉnh uỷ, thành uỷ, Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố về các vấn đề quan trọng, bức xúc liên quan đến Bộ phải giải quyết.

Các đơn thư khiếu nại, tố cáo gửi đến Bộ.

Các văn bản khác thuộc lĩnh vực Bộ trưởng phụ trách theo phân công của lãnh đạo Bộ.

2. Các văn bản trình các đồng chí Thứ trưởng giải quyết theo lĩnh vực được phân công:

Những văn bản đến từ các cơ quan trung ương, địa phương, các tổng công ty, đơn vị thuộc Bộ, các doanh nghiệp, hợp tác xã, tổ chức sản xuất và cá nhân những người sản xuất. Nội dung văn bản thuộc lĩnh vực phụ trách của đồng chí Thứ trưởng nào (theo sự phân công của lãnh đạo Bộ) thì Chánh Văn phòng chuyển văn bản tới đồng chí Thứ trưởng đó để giải quyết. Trường hợp đồng chí đó đi công tác vắng thì Chánh Văn phòng chuyển văn bản đến Bộ trưởng hoặc đồng chí Thứ trưởng khác được phân công giải quyết.

3. Đối với các văn bản “đến” có nội dung đã rõ thuộc quyền hạn, phạm vi giải quyết của cấp vụ thì Chánh Văn phòng chuyển trực tiếp đến các đơn vị để giải quyết.

Chương III:

SOẠN THẢO, TRÌNH KÝ, PHÁT HÀNH VÀ LƯU TRỮ VĂN BẢN

Điều 8. Chánh Văn phòng, Vụ trưởng, Cục trưởng, Chánh Thanh tra, Giám đốc Trung tâm (sau đây gọi là Thủ trưởng đơn vị) phụ trách lĩnh vực chuyên môn có trách nhiệm phân công cho các chuyên viên soạn thảo các văn bản của Bộ theo chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc theo yêu cầu của lãnh đạo Bộ. Thủ trưởng các đơn vị phải chịu trách nhiệm cá nhân trước Bộ trưởng về nội dung văn bản do đơn vị mình soạn thảo và phải yêu cầu các chuyên viên thực hiện đúng các quy định về thể thức, hình thức trình bầy văn bản (theo các Phụ lục 3, 4, 5 ban hành kèm theo Quy chế này)*.

Điều 9.

1. Văn bản do Văn phòng Bộ soạn thảo, đóng dấu Văn phòng để giải quyết các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng cũng phải thực hiện các quy định như Điều 8 của Quy chế này. Các văn bản do Văn phòng soạn thảo để thông báo ý kiến kết luận của Bộ trưởng hoặc các Thứ trưởng phải báo cáo Bộ trưởng hoặc đồng chí Thứ truởng trực tiếp xem lại trước khi ký phát hành.

2. Các văn bản đặc biệt phát sinh do lãnh đạo Bộ giao trực tiếp, thư, điện mừng, điện chia buồn... đều phải thực hiện các quy định của Điều 8 của Quy chế này.

Điều 10.

1. Các văn bản trình lãnh đạo Bộ ký phải có hồ sơ trình ký. Hồ sơ trình ký bao gồm:

a) Phiếu trình lãnh đạo Bộ (Phụ lục 2)*.

b) Văn bản “đến” phát sinh công việc (nếu có).

c) Các ý kiến bằng văn bản của các đơn vị phối hợp hoặc liên quan (nếu có).

d) Bản dự thảo lần cuối có chữ ký của Thủ truởng đơn vị.

Hồ sơ trình ký đã hoàn chỉnh được gửi tới Trưởng phòng Phòng Hành chính lưu trữ Văn phòng Bộ để kiểm tra thủ tục và thể thức hành chính của văn bản. Sau khi kiểm tra, nếu thủ tục và thể thức văn bản không đúng quy định thì trả lại đơn vị soạn thảo để hoàn chỉnh lại. Nếu đúng quy định thì Trưởng phòng Phòng Hành chính lưu trữ chuyển Chánh Văn phòng xem xét trình lãnh đạo Bộ.

2. Đối với các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản gửi các cơ quan: Văn phòng Trung ương Đảng, Quốc hội, Văn phòng Chủ tịch nước, Chính phủ, Thủ trưởng các đơn vị phải trực tiếp ký trình; Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm trình Bộ Trưởng.

Điều 11. Đối với các văn bản thuộc thẩm quyền ký của Thủ truởng các đơn vị, trước khi Thủ trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo ký, chuyên viên được phân công trực tiếp soạn thảo văn bản có trách nhiệm chuyển văn bản đến Trưởng phòng Phòng hành chính lưu trữ - Văn phòng Bộ để kiểm tra về mặt thể thức và thủ tục hành chính trước khi phát hành. Trường hợp văn bản còn sai sót Trưởng phòng Phòng hành chính lưu trữ chuyển trả lại đơn vị soạn thảo để hoàn chỉnh lại.

Điều 12. Đối với các văn bản báo cáo Bộ Chính trị, Ban Bí thư, Ban chấp hành Trung ương Đảng, Chủ tịch, Phó Chủ tịch nước, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Quốc hội, Chính phủ, Thủ tướng, các Phó Thủ tướng Chính phủ sau khi hoàn chỉnh dự thảo văn bản đơn vị chủ trì soạn thảo phải chuyển văn bản đến Chánh Văn phòng để báo cáo Bộ trưởng trực tiếp xem lại trước khi ký phát hành (hồ sơ trình ký theo quy định tại Điều 10).

Điều 13. Người ký văn bản phải ghi rõ chức vụ, họ và tên. Nếu người ký là cấp phó thì ghi KT (ký thay), nếu là cấp dưới trực tiếp thì ghi TL (thừa lệnh), nếu thừa uỷ quyền thì ghi (TUQ) phía trước chức vụ người ký văn bản. Việc ký thừa uỷ quyền (TUQ) phải có sự đồng ý của người uỷ quyền bằng văn bản thể hiện trong từng vụ việc và trong thời gian nhất định. Người được uỷ quyền ký văn bản không được uỷ quyền lại cho người khác ký thay.

Điều 14.

1. Phòng Hành chính lưu trữ chịu trách nhiệm ghi số, nhân bản, đóng dấu và gửi văn bản theo địa chỉ ghi ở mục “Nơi nhận” văn bản.

2. Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính quy định trước 15h00 hàng ngày phải được phát hành ngay trong ngày làm việc; những văn bản hoàn chỉnh thủ tục hành chính sau 15h00 hàng ngày, Phòng Hành chính lưu trữ sẽ phát hành vào đầu giờ làm việc của ngày hôm sau.

3. Các văn bản có nội dung “Khẩn”, “Thượng khẩn”, “Hoả tốc” sau khi hoàn chỉnh các thủ tục hành chính; Trưởng phòng Phòng Hành chính lưu trữ cho phát hành ngay bằng các hình thức:

- Yêu cầu Đội trưởng đội xe bố trí xe để chuyển văn bản tới các cơ quan, đơn vị trong phạm vi thành phố Hà Nội.

- Yêu cầu Văn thư gửi văn bản theo đường chuyển phát nhanh tới các địa chỉ ngoài phạm vi thành phố Hà Nội.

- Yêu cầu gửi bằng máy fax. Sau khi gửi văn bản đi bằng fax, Văn thư vẫn phải gửi bản chính tới địa chỉ ghi trên văn bản theo thủ tục đã quy định.

Điều 15. Tất cả các văn bản “đi”, văn bản “đến” sau khi đã giải quyết xong các đơn vị, cá nhân đều phải đưa vào hồ sơ công việc để quản lý và nộp lưu theo quy định của Nhà nước.

Điều 16. Thứ sáu hàng tuần, Truởng phòng Phòng Hành chính lưu trữ có trách nhiệm tổng hợp, gửi Chánh Văn phòng bản báo cáo về số lượng văn bản “đến”, văn bản “đi” trong tuần; tóm tắt nội dung cơ bản những văn bản quan trọng, tình hình xử lý, giải quyết văn bản, những vướng mắc và đề xuất hướng giải quyết để Chánh Văn phòng báo cáo tại buổi họp giao ban của Bộ.

Chương IV:

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 17. Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc và kiểm tra việc thực hiện Quy chế này trong cơ quan Bộ; định kỳ hoặc đột xuất báo cáo lãnh đạo Bộ tình hình thực hiện cũng như những vướng mắc nảy sinh trong quá trình thực hiện và đề xuất hướng giải quyết trình Bộ trưởng.

Điều 18. Thủ trưởng các vụ, cục, Thanh tra Bộ, các đơn vị liên quan có trách nhiệm phối hợp với Chánh Văn phòng tổ chức hướng dẫn việc thực hiện Quy chế này tại cơ quan, đơn vị mình phụ trách. Trong quá trình thực hiện, nếu phát hiện những vấn đề vướng mắc, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm đề xuất với Chánh Văn phòng nghiên cứu, trình Bộ trưởng quyết định./.