Quyết định 135/QĐ-NH6 Quy chế tiêu huỷ các loại tiền giấy rách nát, hư hỏng, và tiền đình chỉ lưu hành

Điều 6. Căn cứ hướng dẫn tuyển chọn tiền không đủ TCLT của NHNN trong từng thời kỳ, các Trưởng kho tiền TW, các Giám đốc Chi nhánh và Sở giao dịch NHNN thường xuyên tổ chức tuyển chọn đối với số tiền đã qua lưu thông tại đơn vị mình theo đúng tiêu chuẩn đã quy định. Đồng thời các Chi nhánh NHNN có trách nhiệm hướng dẫn các tổ chức tín dụng, kho bạc Nhà nước trên địa bàn tiến hành tuyển chọn đối với số tiền thu hồi từ lưu thông trước khi nộp về Ngân hàng Nhà nước.

Tiền không đủ TCLT sau khi tuyển chọn, thu hồi, được đóng bó, đóng bao, niêm phong và bảo quản tại kho tiền NHNN theo chế độ hiện hành. Hàng tháng, các đơn vị trên báo cáo kết quả tuyển chọn về NHTW (Vụ PHKQ) để có kế hoạch điều chuyển, chuẩn bị tiêu huỷ.

Điều 7. Căn cứ báo cáo tồn kho tiền không đủ TCLT của các chi nhánh NHNN, Vụ PHKQ thường xuyên trình Thống đốc ra lệnh điều chuyển tiền từ các kho tiền địa phương về các kho tiền TW (Kho tiền I và Kho tiền II), nhập vào quỹ ĐHTM.

Về nguyên tắc, việc lập và chấp hành Lệnh điều chuyển tiền không đủ TCLT phải đảm bảo đầy đủ các yếu tố pháp lý và thủ tục (như xác định loại tiền, số lượng, giá trị, lập phiếu xuất, phiếu nhập, biên bản giao nhận, tổ chức áp tải, bảo vệ...) như điều chuyển và giao nhận tiền bình thường theo chế độ hiện hành. Tiền được giao nhận theo bó niêm phong, đếm thếp. Nghiêm cấm việc giao tiền tay ba giữa bên giao (các NH giao, Kho tiền III) với bên nhận (Kho tiền I và Kho tiền II) và HĐTH.

B. TIÊU HỦY

Điều 8. Căn cứ kết quả nhập tiền không đủ TCLT về QĐHTM thuộc các kho tiền TW, định kỳ hàng tháng, Vụ Phát hành - Kho quỹ làm thủ tục trình Thống đốc nhập vào Quỹ DTPH, đổi ngang giá trị để lấy loại tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông tiếp tục sử dụng. Sau đó làm thủ tục trình Chủ tịch HĐQT ký quyết định cho phép tiêu hủy tiền không đủ TCLT với số tiền cụ thể (chủng loại, số lượng, giá trị) từ quỹ DTPH.

Điều 9.

9.1. Căn cứ lệnh của Thống đốc NHNN cho xuất tiền không đủ TCLT từ quỹ DTPH bảo quản tại Kho tiền TW cho HĐTH và kế hoạch đã thống nhất với HĐTH, Tổ 1 trực tiếp nhận tiền từ Kho tiền TW (có BGSTH chứng kiến), đưa vào bảo quản tại các gian kho riêng biệt (thuộc kho tiền TW) do HĐTH quản lý, sử dụng - gọi là kho tiêu hủy. Việc giao nhận được tiến hành theo bó niêm phong, đếm thếp.

9.2. Theo kế hoạch và lệnh xuất (phiếu xuất ghi cụ thể chủng loại tiền, số lượng, bao bó, giá trị) của HĐTH, Tổ 1 giao tiền cho tổ 2 và tổ 3 theo phương thức giao nhận bó niêm phong, đủ thếp.

Tỷ lệ đếm kiểm tờ làm căn cứ giao tiền từ tổ 1 sang tổ 2 và tổ 3 do Chủ tịch HĐTH quy định (bằng văn bản) cụ thể cho từng loại tiền và từng đợt tiêu hủy trên cơ sở đề nghị của Vụ trưởng Vụ PHKQ.

Việc giao tiền từ tổ 1 cho tổ 2 được thực hiện theo phương pháp lựa chọn ngẫu nhiên từng loại tiền của từng đơn vị Ngân hàng có tiền tiêu hủy. Số tiền còn lại không phải kiểm đếm tờ được tổ 1 giao thẳng cho tổ 3 để tiêu hủy hoàn toàn.

Tùy theo kết quả kiểm đếm cụ thể và yêu cầu kiểm tra giám sát, HĐTH và BGSTH tại mỗi địa điểm có thể điều chỉnh nâng tỷ lệ đếm kiểm cho thích hợp từng loại tiền của từng đơn vị trong mỗi đợt tiêu hủy, đảm bảo chất lượng công tác tiêu hủy.

Điều 10. Tổ kiểm đếm chịu trách nhiệm kiểm tra tiêu chuẩn (chất lượng) và số lượng đối với toàn bộ số tiền nhận từ tổ 1 trước sự chứng kiến của BGSTH. Cuối ngày làm việc, toàn bộ số tiền đã được kiểm đếm phải được đóng bó lại (dùng dây buộc không có mối nối, buộc một vòng ngang một vòng dọc) và giao lại cho tổ 3 để tiêu hủy hoàn toàn.

10.1. Khi cắt dây buộc của bó bạc để kiểm đếm, không được làm rách niêm phong. Nếu kết quả kiểm đếm mỗi bó phù hợp với số tiền ghi trên niêm phong (đủ số lượng, đúng chất lượng), kiểm ngân phải huỷ ngay niêm phong cũ, đóng bó lại, dán niêm phong mới đè lên nút buộc.

10.2. Nếu bó bạc sau khi kiểm đếm có thừa, thiếu, lẫn loại, lẫn bạc giả, bạc không đủ tiêu chuẩn tiêu hủy, thì tổ trưởng tổ 2 trực tiếp lập biên bản ghi đầy đủ nội dung, với chữ ký của đại diện HĐTH và BGSTH - kèm niêm phong của bó bạc làm cơ sở xử lý tiếp theo. Các tờ bạc lẫn loại, bạc còn mới, bạc giả, bạc thừa được giao cho tổ trưởng tổ 2 để tổng hợp chung vào cuối ngày làm việc. Các tờ thiếu, tiền lẫn loại, tiền chưa đủ tiêu chuẩn tiêu hủy, tiền giả sẽ được tổ trưởng tổ 2 bù hoặc đổi (đảm bảo nguyên tắc tiêu huỷ đúng số tiền theo lệnh), kiểm ngân đóng bó lại, dán niêm phong mới đè lên nút buộc.

10.3. Tổ trưởng tổ 2 được ứng trước 1 số tiền không đủ TCLT để làm quỹ bù hoặc đổi cho các bó tiền thiếu, tiền lẫn loại, tiền chưa đủ tiêu chuẩn tiêu hủy, tiền giả. Số tiền ứng trước này được quyết toán cùng kết quả thừa, thiếu, lẫn loại, bạc giả vào cuối mỗi đợt tiêu hủy.

10.4. Tổ 3: Sau khi tiếp nhận các loại tiền không đủ TCLT nhận từ tổ 1 và tổ 2 (nhận theo niêm phong), tổ 3 có trách nhiệm đưa 100% tiền vào máy tiêu hủy chuyên dùng, thao tác theo quy trình vận hành máy để tiêu hủy hoàn toàn. Các tờ bạc sau khi tiêu hủy được cắt nhỏ với bề rộng dưới 10mm (các mảnh giấy bạc đã được cắt nhỏ, dưới đây gọi tắt là phế liệu). Phải kiểm tra kỹ phế liệu, nếu sót phải nhặt để cắt lại. Phế liệu được đóng bao, khâu kín miệng và đưa về địa điểm tập kết theo quy định của HĐTH để bán.

Đơn vị mua phế liệu phải chấp hành các quy định về quản lý, bảo quản và sử dụng phế liệu theo chế độ bảo mật của Nhà nước.

Vụ trưởng Vụ Phát hành - Kho quỹ xây dựng quy trình vận hành máy tiêu hủy chuyên dùng và biên chế nhân lực, trình Thống đốc NHNN phê duyệt làm cơ sở tổ chức thực hiện công tác tiêu hủy.

C. XỬ LÝ THỪA - THIẾU.

Điều 11. Về nguyên tắc, HĐTH chỉ tiêu huỷ số tiền không đủ TCLT thực tế, đúng với số tiền được phép tiêu hủy tại lệnh của Chủ tịch HĐQT, đã qua kiểm soát tờ theo tỷ lệ quy định.

Căn cứ kết quả kiểm soát tờ đã được tiến hành có sự chứng kiến của BGSTH, HĐTH thực hiện việc báo nợ (hoặc báo có) số chênh lệch thiếu (hoặc thừa) tiền cho từng Chi nhánh hoặc Sở Giao dịch NHNN (kèm theo biên bản chi tiết và niêm phong của từng bó tiền thừa, thiếu) để địa phương xử lý. Việc báo có, báo nợ tiền thừa, thiếu thực hiện theo chế độ kế toán hiện hành, qua Cục Quản trị NHNN (hoặc VP II-TP. HCM).

Tổng số tiền thừa và tiền thiếu của một đơn vị Ngân hàng có thể được bù trừ, nhưng với cá nhân không được bù trừ. Do vậy, việc xử lý kết quả thừa thiếu tiền đối với từng cá nhân tại các Chi nhánh, Sở Giao dịch NHNN được tiến hành theo nguyên tắc ghi thu nghiệp vụ số tiền thừa, ghi nợ cá nhân số tiền thiếu.

D. HẠCH TOÁN.

Điều 12.

12.1. Việc xuất, nhập tiền không đủ TCLT từ khâu thu hồi đến khi tiêu hủy hoàn toàn đều phải được hạch toán đầy đủ, kịp thời, chính xác theo chế độ kế toán hiện hành của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.

12.2. Việc giao nhận tiền giữa các tổ, kể từ khi xuất kho tiêu hủy đến khi tiêu hủy hoàn toàn và bán phế liệu, phải theo phiếu xuất của HĐTH và lập biên bản theo kết quả thực tế, có chữ ký của người giao, người nhận, tổ trưởng tổ giao, tổ trưởng tổ nhận và đại diện BGSTH.

Điều 13. Tại mỗi tổ công tác, phải mở các loại sổ sách, báo biểu để theo dõi việc giao nhận tiền hàng ngày theo mẫu biểu đính kèm.

Chương 4:

ĐỊA ĐIỂM VÀ QUY CHẾ LÀM VIỆC

Điều 14. Việc giao nhận và tiêu hủy tiền phải được thực hiện trong các gian phòng riêng biệt, có cửa và khoá chắc chắn. Vào những lúc nghỉ (giải lao giữa buổi, nghỉ cuối buổi, cuối ngày) ngày nghỉ mọi người đều phải ra ngoài. Tiền đang được kiểm đếm trong ngày phải để trong hòm riêng, có khoá; tổ trưởng khoá cửa, HĐTH và BGSTH niêm phong cửa. Cuối ngày nếu tiền không đếm kiểm hết, phải được gửi vào kho tiêu hủy.

Điều 15. Khi vào làm việc trong các gian kho tiêu hủy, phòng giao nhận, phòng kiểm soát tờ và phòng tiêu hủy, toàn thể cán bộ công nhân viên (kể cả thành viên HĐTH và BGSTH) tham gia công tác tiêu hủy không được mang theo tư trang (tiền, ví, cặp...). Mỗi cán bộ, công nhân viên tham gia công tác tiêu hủy phải đeo phù hiệu, mặc quần áo (không túi), đội mũ bảo hộ lao động. Chủ tịch HĐTH quy định màu sắc trang phục nhằm phân biệt: nhân viên tiêu hủy, uỷ viên Ban giám sát, uỷ viên Hội đồng tiêu hủy.

Việc kiểm soát người ra vào kho tiền và các phòng tiêu hủy do nhân viên bảo vệ thuộc BGSTH đảm nhiệm.

Chương 5:

DỰ TOÁN VÀ QUYẾT TOÁN CHI PHÍ TIÊU HỦY

Điều 16. Trong quá trình tham gia công tác tiêu huỷ, các thành viên HĐTH, BGSTH và cán bộ, công nhân viên giúp việc được hưởng các khoản phụ cấp trách nhiệm, làm đêm, làm thêm giờ, độc hại, bảo hộ lao động theo chế độ chung của Nhà nước và của Ngành (ngoài trang bị phù hiệu, quần, áo, mũ đồng phục theo quy định tại điều 15 trên đây).

Trước mỗi đợt tiêu hủy, căn cứ chế độ chi tiêu hiện hành của Nhà nước và của Ngành, HĐTH lập dự toán chi tiết, xác định số thu nhập và chi phí của từng đợt, trình Thống đốc NHNN phê duyệt. Kinh phí sử dụng cho mỗi đợt tiêu hủy chủ yếu lấy từ nguồn bán phế liệu, nếu thừa thì nộp (ghi giảm), nếu thiếu thì bù (ghi tăng) vào chi phí phát hành tiền. Dự toán thu nhập, chi phí trước khi trình Thống đốc NHNN phải có sự thống nhất ý kiến giữa HĐTH và BGSTH.

Thu nhập và chi phí tiêu hủy được tổ chức hạch toán và quyết toán tại NHNN TW. HĐTH chịu trách nhiệm về các khoản thu, chi thực hiện theo chế độ. Báo cáo quyết toán thu thập - chi tiêu hàng năm phải có ý kiến xác nhận của Vụ Tổng kiểm soát.

Chương 6:

TỔNG KẾT, BÁO CÁO VÀ KHEN THƯỞNG, KỶ LUẬT.

Điều 17. Cuối mỗi tuần và mỗi tháng làm việc, HĐTH họp với các tổ trưởng để kiểm điểm, rút kinh nghiệm công tác tiêu hủy tuần trước, tháng trước; đề ra nhiệm vụ công tác tuần sau, tháng sau.

Cuối mỗi đợt tiêu hủy, có tổng kết, khen thưởng và kỷ luật. Tuỳ theo mức độ hoàn thành công việc của từng thành viên và từng tổ, Chủ tịch HĐTH trình Thống đốc quyết định khen thưởng cho cá nhân hay tập thể (lấy từ chi phí tiêu hủy trong phạm vi dự toán được duyệt). Nếu vi phạm quy chế tiêu hủy, để lộ bí mật, làm mất tài sản... thì tùy theo mức độ để xử lý, kỷ luật. Vi phạm nghiêm trọng sẽ bị truy tố trước pháp luật.

Những người có hành vi vi phạm hoặc thiếu tinh thần trách nhiệm, tuy chưa gây hậu quả cũng phải đưa ra khỏi bộ phận tiêu hủy do Chủ tịch HĐTH quyết định.

Điều 18. Kết thúc mỗi đợt tiêu hủy, HĐTH làm báo cáo Thống đốc NHNN. Kết thúc năm, HĐTH làm báo cáo toàn diện công tác tiêu hủy với Thống đốc và HĐQT NHNN trước phiên họp đầu tiên của năm tiếp theo. Báo cáo từng đợt và tổng kết năm gồm các vấn đề:

1. Xác nhận số liệu tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông đã tiêu hủy thực tế so với lệnh tiêu hủy;

2. Tình hình chấp hành quy chế tiêu hủy;

3. Quyết toán Thu - Chi tài chính;

4. Các kiến nghị về chỉnh sửa quy chế tiêu hủy;

5. Các kiến nghị về khen thưởng, kỷ luật.

Chương 7:

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 19. Việc bổ sung, sửa đổi Quy chế này do Thống đốc NHNN quyết định.