Việc lập hóa đơn đúng quy định là nghĩa vụ quan trọng của mọi tổ chức, cá nhân kinh doanh nhằm bảo đảm tính minh bạch và tuân thủ pháp luật thuế. Từ ngày 16/1/2026, mức phạt đối với hành vi không lập hóa đơn sẽ được điều chỉnh với khung xử phạt rõ ràng và cao hơn cho từng mức độ vi phạm. Bên cạnh đó, quy định về thời điểm phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa cũng được xác định cụ thể để tránh trường hợp lập sai thời điểm.
Hành vi không lập hóa đơn từ ngày 16/1/2026 có thể bị xử phạt đến 80 triệu đồng đối với tổ chức khi số lượng vi phạm từ 50 số hóa đơn trở lên, áp dụng cho trường hợp bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.
Trả lời vắn tắt: Mức phạt tối đa là 80.000.000 đồng đối với trường hợp không lập từ 50 số hóa đơn trở lên khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; áp dụng đối với tổ chức. Cá nhân, hộ kinh doanh bị phạt bằng 1/2 mức này.
Căn cứ theo điểm e khoản 14 Điều 1 Nghị định 310/2025/NĐ-CP (sửa đổi khoản 3 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP):
Nghị định 310/2025/NĐ-CP
Điều 24. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ
...
3. Hành vi không lập hóa đơn theo quy định bị xử phạt như sau:
a) Phạt cảnh cáo đối với hành vi không lập hóa đơn đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa 01 số hóa đơn;
b) Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng trong trường hợp không lập hóa đơn đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa từ 02 số hóa đơn đến dưới 10 số hóa đơn và trường hợp không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định 01 số hóa đơn;
c) Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng trong trường hợp không lập hóa đơn đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa từ 10 số hóa đơn đến dưới 50 số hóa đơn và trường hợp không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định từ 02 số hóa đơn đến dưới 10 số hóa đơn;
d) Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng trong trường hợp không lập hóa đơn đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa từ 50 số hóa đơn đến dưới 100 số hóa đơn và trường hợp không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định từ 10 số hóa đơn đến dưới 20 số hóa đơn;
đ) Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng trong trường hợp không lập hóa đơn đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa từ 100 số hóa đơn trở lên và trường hợp không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định từ 20 số hóa đơn đến dưới 50 số hóa đơn;
e) Phạt tiền từ 60.000.000 đồng đến 80.000.000 đồng trong trường hợp không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định từ 50 số hóa đơn trở lên.
...
Mức phạt đối với hành vi không lập hóa đơn được xác định theo số lượng hóa đơn vi phạm, trong đó việc không lập 01 số hóa đơn chỉ bị cảnh cáo còn từ 02 đến dưới 10 số hóa đơn sẽ bị phạt từ 1 đến 2 triệu đồng; nếu vi phạm từ 10 đến dưới 50 số hóa đơn mức phạt tăng lên 2 đến 10 triệu đồng. Tiếp đó, trường hợp từ 50 đến dưới 100 số hóa đơn sẽ bị phạt 10 đến 30 triệu đồng và từ 100 số hóa đơn trở lên bị phạt 30 đến 50 triệu đồng. Riêng hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ từ 50 số hóa đơn trở lên bị phạt nặng nhất với mức tối đa 80 triệu đồng đối với tổ chức, trong khi cá nhân và hộ kinh doanh chịu mức phạt bằng một nửa.
Tình huống giả định:
-
Doanh nghiệp bán hàng nhưng không lập hóa đơn
Công ty Thiên Phúc tại Thành phố Hồ Chí Minh trong quý I/2026 thực hiện hơn 60 giao dịch thiết bị điện nhưng không lập hóa đơn nhằm giữ lại doanh thu. Các đơn hàng được giao đủ và khách thanh toán nhưng không nhận hóa đơn. - Cơ quan thuế kiểm tra phát hiện vi phạm
Tháng 4/2026, Cơ quan Thuế Thành phố Hồ Chí Minh kiểm tra và xác định doanh nghiệp đã không lập 57 số hóa đơn, thuộc mức vi phạm nghiêm trọng. Dữ liệu bán hàng và sổ sách không khớp, cho thấy dấu hiệu che giấu doanh thu. -
Cơ quan thuế ra quyết định xử phạt và yêu cầu khắc phục
Cơ quan thuế xử phạt 80.000.000 đồng buộc Thiên Phúc phải lập bổ sung hóa đơn, kê khai lại thuế và đưa doanh nghiệp vào diện giám sát rủi ro cao. Sự việc gây ảnh hưởng lớn đến uy tín của công ty với khách hàng và đối tác.
(Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo.)
2. Thời điểm nào phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa?
Trả lời vắn tắt: Thời điểm phải lập hóa đơn là lúc chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua không phụ thuộc việc đã thu tiền hay chưa.
Theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi điểm a khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP):
Điều 9. Thời điểm lập hóa đơn
1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.
...
Thời điểm lập hóa đơn trong hoạt động bán hàng được xác định ngay khi người bán bàn giao hàng hóa cho người mua, vì đây là thời điểm quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng đã chuyển sang bên mua và giao dịch đã hình thành đầy đủ về mặt pháp lý. Dù người mua thanh toán trước, thanh toán sau hay chưa thanh toán, nghĩa vụ lập hóa đơn vẫn phát sinh tại thời điểm giao hàng. Trong trường hợp nhận tiền trước mà hàng chưa giao, giao dịch mới dừng ở việc thu tiền nên chưa phải lập hóa đơn. Ngược lại, nếu hàng đã chuyển giao nhưng tiền chưa thanh toán, người bán vẫn phải lập hóa đơn vì hàng hóa đã thuộc quyền định đoạt của người mua.
Tình huống giả định:
- Chị Thảo thanh toán trước để giữ đơn hàng
Chị Lê Minh Thảo đặt mua 15 bộ bàn ghế gỗ từ Công ty Nội Thất An Phú tại Thành phố Hồ Chí Minh và chuyển khoản trước 40% giá trị đơn hàng để công ty đóng hàng. Ở giai đoạn này, hàng chưa được giao nên An Phú chưa phải lập hóa đơn. - An Phú bàn giao hàng hóa cho khách
Đến ngày hẹn, Công ty An Phú vận chuyển toàn bộ bàn ghế đến nhà chị Thảo và thực hiện bàn giao đầy đủ. Tại thời điểm này, quyền sở hữu sản phẩm chuyển sang chị Thảo, giao dịch đã hoàn tất về mặt hàng hóa. Nghĩa vụ lập hóa đơn phát sinh ngay khi hàng được bàn giao, không phụ thuộc việc thanh toán đã đủ hay chưa. -
Chị Thảo nhận hóa đơn và thanh toán phần còn lại
Trong ngày bàn giao, An Phú lập hóa đơn điện tử và gửi cho chị Thảo. Sau khi nhận hóa đơn, chị thanh toán nốt phần chi phí còn lại. Giao dịch được ghi nhận rõ ràng, tránh rủi ro bị cho là lập hóa đơn sai thời điểm.
(Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo.)
3. Kết luận
Việc lập hóa đơn đúng thời điểm và đúng số lượng là yêu cầu quan trọng để đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Từ ngày 16/1/2026, hành vi không lập hóa đơn có thể bị xử phạt lên đến 80 triệu đồng tùy số lượng vi phạm. Đồng thời, hóa đơn phải được lập ngay khi người bán bàn giao hàng hóa cho người mua vì đây là thời điểm phát sinh giao dịch hoàn chỉnh.
