Trường hợp nào xử phạt vi phạm hành chính không cần lập biên bản?

Trong quá trình quản lý trật tự và kỷ cương xã hội, việc xử phạt vi phạm hành chính là công cụ quan trọng giúp duy trì tính nghiêm minh của pháp luật. Người có thẩm quyền có thể tiến hành xử phạt mà không cần lập biên bản, nhằm đảm bảo tính linh hoạt và kịp thời trong thực thi. Bên cạnh đó, những tình huống có tính chất nghiêm trọng hơn vẫn yêu cầu phải lập biên bản để bảo đảm chứng cứ và trình tự xử lý đúng quy định.

Trường hợp nào xử phạt vi phạm hành chính không cần lập biên bản?

Khoản 1, 2 và 3 Điều 56 Luật Xử lý vi phạm hành chính 2012 (được sửa đổi bởi Khoản 8 Điều 1 Luật Xử lý vi phạm hành chính sửa đổi 2025) quy định như sau:

Luật Xử lý vi phạm hành chính 2012

Điều 56. Xử phạt vi phạm hành chính không lập biên bản

1. Xử phạt vi phạm hành chính không lập biên bản được áp dụng đối với các trường hợp sau:

a) Xử phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền đến 500.000 đồng đối với cá nhân, 1.000.000 đồng đối với tổ chức;
b) Hành vi vi phạm do cơ quan có thẩm quyền tiến hành tố tụng hình sự chuyển đến theo quy định tại khoản 1 Điều 63 của Luật này.

2. Trường hợp vi phạm hành chính được phát hiện bằng phương tiện, thiết bị kỹ thuật, nghiệp vụ, thì phải lập biên bản.

3. Trường hợp xử phạt vi phạm hành chính không lập biên bản quy định tại điểm a khoản 1 Điều này, thì người có thẩm quyền xử phạt ra quyết định xử phạt tại chỗ.

Việc cho phép xử phạt không lập biên bản nhằm giảm bớt thủ tục hành chính trong các trường hợp vi phạm nhỏ, mức phạt thấp, giúp cơ quan thực thi pháp luật xử lý nhanh gọn, tránh lãng phí nguồn lực. Tuy nhiên, quy định cũng giới hạn rõ ràng: chỉ những vi phạm có mức phạt thấp hoặc mang tính cảnh cáo mới được áp dụng hình thức này. Các vi phạm phát hiện qua thiết bị kỹ thuật, camera hoặc có tính chất nghiêm trọng vẫn bắt buộc phải lập biên bản để bảo đảm căn cứ pháp lý đầy đủ.

Tình huống giả định

Công an phường xử phạt người vi phạm giao thông tại chỗ

• Anh Minh bị nhắc nhở khi vi phạm luật giao thông
  Anh Nguyễn Quốc Minh, điều khiển xe máy rẽ phải khi chưa bật tín hiệu xi nhan. Lực lượng Cảnh sát giao thông phát hiện và yêu cầu anh dừng xe kiểm tra.

• Cơ quan chức năng áp dụng hình thức cảnh cáo tại chỗ
  Sau khi xác định lỗi vi phạm, công an phường quyết định xử phạt cảnh cáo, không lập biên bản vì hành vi này thuộc trường hợp mức phạt nhẹ theo quy định. Anh Minh được yêu cầu chấp hành nghiêm quy định khi tham gia giao thông.

• Xử lý nhanh gọn, đúng quy định pháp luật
  Việc xử phạt tại chỗ giúp tiết kiệm thời gian cho cả người vi phạm và lực lượng chức năng, đồng thời vẫn đảm bảo tuân thủ quy định.

Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo.

Khi nào việc xử phạt vi phạm hành chính phải lập biên bản?

Khoản 1 và 2 Điều 57 Luật Xử lý vi phạm hành chính 2012 (được sửa đổi bởi điểm b khoản 29 Điều 1 Luật Xử lý vi phạm hành chính sửa đổi 2025) quy định như sau:

Luật Xử lý vi phạm hành chính 2012

Điều 57. Xử phạt vi phạm hành chính có lập biên bản, hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính

1. Xử phạt vi phạm hành chính có lập biên bản được áp dụng đối với hành vi vi phạm hành chính của cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính không thuộc trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 56 của Luật này.

2. Việc xử phạt vi phạm hành chính có lập biên bản phải được người có thẩm quyền xử phạt lập thành hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính. Hồ sơ bao gồm biên bản vi phạm hành chính, quyết định xử phạt hành chính, các tài liệu, giấy tờ có liên quan và phải được đánh bút lục.

Hồ sơ phải được lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

Việc lập biên bản trong xử phạt hành chính mang ý nghĩa chứng minh rõ ràng hành vi vi phạm, giúp cơ quan chức năng có đầy đủ căn cứ để ra quyết định xử phạt đúng pháp luật. Đối với những vi phạm có mức phạt cao, có tình tiết phức tạp hoặc cần xác minh thêm, biên bản và hồ sơ xử phạt là bằng chứng quan trọng để đảm bảo quyền lợi của người bị xử lý cũng như tính hợp pháp của quyết định.

Tình huống giả định

Người kinh doanh bị lập biên bản vì vi phạm quy định về an toàn thực phẩm

• Chủ quán ăn bị phát hiện kinh doanh không đảm bảo vệ sinh
  Bà Trần Thị Hạnh chủ một quán ăn nhỏ, bị đoàn kiểm tra liên ngành phát hiện sử dụng thực phẩm không có nguồn gốc rõ ràng.

• Cơ quan chức năng tiến hành lập biên bản tại chỗ
  Do hành vi vi phạm có tính chất nghiêm trọng, đoàn kiểm tra đã lập biên bản vi phạm hành chính, thu thập mẫu thực phẩm và yêu cầu bà Hạnh ký xác nhận theo quy định. Toàn bộ tài liệu được đưa vào hồ sơ xử phạt để xem xét mức phạt cụ thể.

• Ra quyết định xử phạt và yêu cầu khắc phục hậu quả
  Sau khi xác minh, Ủy ban nhân dân đã ra quyết định xử phạt hành chính đối với bà Hạnh, đồng thời buộc tiêu hủy toàn bộ số hàng hóa vi phạm nhằm bảo đảm an toàn cho người tiêu dùng.

Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo.

Kết luận

Việc xử phạt vi phạm hành chính được chia thành hai hình thức: có lập biên bản và không lập biên bản, tùy theo tính chất và mức độ của hành vi vi phạm. Các trường hợp xử phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền đến 500.000 đồng với cá nhân, 1.000.000 đồng với tổ chức có thể ra quyết định xử phạt tại chỗ mà không cần lập biên bản. Những vi phạm vượt mức phạt này hoặc có yếu tố phức tạp, người có thẩm quyền bắt buộc phải lập biên bản và hồ sơ xử phạt đầy đủ để đảm bảo đúng quy trình pháp lý và minh bạch trong thực thi công vụ.