Trình tự xử lý kỷ luật lao động bao gồm lập biên bản, thông báo họp, họp đúng thành phần và ban hành quyết định trong thời hiệu. Nếu làm sai quy trình thì doanh nghiệp bị phạt lên đến 20 triệu đồng.
Trình tự xử lý kỷ luật lao động là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp áp dụng đúng pháp luật và bảo đảm quyền lợi cho người lao động. Nội dung này bao gồm bước lập biên bản, gửi thông báo họp, tổ chức cuộc họp đúng thành phần và ban hành quyết định trong thời hiệu. Việc xử lý sai trình tự không chỉ làm quyết định kỷ luật vô hiệu mà còn khiến doanh nghiệp bị xử phạt.
1. Trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật lao động được quy định như thế nào?
Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định như sau:
Điều 70. Trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật lao động
Trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật lao động tại khoản 6 Điều 122 của Bộ luật Lao động được quy định như sau:
1. Khi phát hiện người lao động có hành vi vi phạm kỷ luật lao động tại thời điểm xảy ra hành vi vi phạm, người sử dụng lao động tiến hành lập biên bản vi phạm và thông báo đến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động là thành viên, người đại diện theo pháp luật của người lao động chưa đủ 15 tuổi. Trường hợp người sử dụng lao động phát hiện hành vi vi phạm kỷ luật lao động sau thời điểm hành vi vi phạm đã xảy ra thì thực hiện thu thập chứng cứ chứng minh lỗi của người lao động.
2. Trong thời hiệu xử lý kỷ luật lao động quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 123 của Bộ luật Lao động, người sử dụng lao động tiến hành họp xử lý kỷ luật lao động như sau:
a) Ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày tiến hành họp xử lý kỷ luật lao động, người sử dụng lao động thông báo về nội dung, thời gian, địa điểm tiến hành cuộc họp xử lý kỷ luật lao động, họ tên người bị xử lý kỷ luật lao động, hành vi vi phạm bị xử lý kỷ luật lao động đến các thành phần phải tham dự họp quy định tại điểm b, điểm c khoản 1 Điều 122 của Bộ luật Lao động, bảo đảm các thành phần này nhận được thông báo trước khi diễn ra cuộc họp;
b) Khi nhận được thông báo của người sử dụng lao động, các thành phần phải tham dự họp quy định tại điểm b, điểm c khoản 1 Điều 122 của Bộ luật Lao động phải xác nhận tham dự cuộc họp với người sử dụng lao động. Trường hợp một trong các thành phần phải tham dự không thể tham dự họp theo thời gian, địa điểm đã thông báo thì người lao động và người sử dụng lao động thỏa thuận việc thay đổi thời gian, địa điểm họp; trường hợp hai bên không thỏa thuận được thì người sử dụng lao động quyết định thời gian, địa điểm họp;
c) Người sử dụng lao động tiến hành họp xử lý kỷ luật lao động theo thời gian, địa điểm đã thông báo quy định tại điểm a, điểm b khoản này. Trường hợp một trong các thành phần phải tham dự họp quy định tại điểm b, điểm c khoản 1 Điều 122 của Bộ luật Lao động không xác nhận tham dự cuộc họp hoặc vắng mặt thì người sử dụng lao động vẫn tiến hành họp xử lý kỷ luật lao động.
3. Nội dung cuộc họp xử lý kỷ luật lao động phải được lập thành biên bản, thông qua trước khi kết thúc cuộc họp và có chữ ký của người tham dự cuộc họp quy định tại điểm b, điểm c khoản 1 Điều 122 của Bộ luật Lao động, trường hợp có người không ký vào biên bản thì người ghi biên bản nêu rõ họ tên, lý do không ký (nếu có) vào nội dung biên bản.
4. Trong thời hiệu xử lý kỷ luật lao động quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 123 của Bộ luật Lao động, người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động ban hành quyết định xử lý kỷ luật lao động và gửi đến các thành phần phải tham dự quy định tại điểm b, điểm c khoản 1 Điều 122 của Bộ luật Lao động.
Quy định cho thấy doanh nghiệp phải thực hiện đúng từng bước, bắt đầu từ thời điểm phát hiện hành vi vi phạm. Việc lập biên bản là yêu cầu bắt buộc để xác lập căn cứ. Sau đó, doanh nghiệp phải gửi thông báo họp cho người lao động và tổ chức đại diện người lao động trước ít nhất 5 ngày làm việc. Cuộc họp phải được tổ chức đúng thành phần theo quy định; nếu có người vắng mặt nhưng không phản hồi, doanh nghiệp vẫn được tiến hành họp. Cuối cùng, biên bản cuộc họp phải được lập và thông qua trước khi ban hành quyết định trong thời hiệu theo luật.
Tình huống giả định
- Quản lý phát hiện hành vi vi phạm và lập biên bản ngay
Anh Phạm Quốc Đạt (nhân viên kho của Công ty TNHH Thiết bị Nam Sơn) bị ghi nhận rời vị trí làm việc trong giờ sản xuất. Quản lý ca lập biên bản ngay và đồng thời gửi thông báo cho Công đoàn cơ sở. - Doanh nghiệp tổ chức họp đúng trình tự pháp luật
Công ty gửi thông báo họp cho anh Đạt ít nhất 5 ngày trước khi họp, kèm theo thời gian và địa điểm. Anh Đạt xác nhận tham dự cùng với đại diện Công đoàn theo yêu cầu pháp luật. -
Biên bản họp được lập và thông qua đầy đủ
Cuộc họp diễn ra đúng thành phần, thư ký ghi biên bản chi tiết và mời tất cả ký xác nhận. Biên bản được thông qua trước khi kết thúc và lưu vào hồ sơ kỷ luật.
Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo.
2. Xử lý kỷ luật lao động sai trình tự thì bị phạt bao nhiêu?
Điều 19, Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định như sau:
Điều 19. Vi phạm quy định về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất
...
2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:
...
đ) Xử lý kỷ luật lao động, bồi thường thiệt hại không đúng trình tự; thủ tục; thời hiệu theo quy định của pháp luật;
...
4. Biện pháp khắc phục hậu quả
a) Buộc người sử dụng lao động nhận người lao động trở lại làm việc và trả đủ tiền lương theo hợp đồng lao động cho người lao động tương ứng với những ngày nghỉ việc khi người sử dụng lao động áp dụng hình thức xử lý kỷ luật sa thải thuộc hành vi vi phạm quy định tại điểm đ khoản 2, điểm c khoản 3 Điều này;
...
Điều 6. Mức phạt tiền, thẩm quyền xử phạt và nguyên tắc áp dụng đối với hành vi vi phạm hành chính nhiều lần
1. Mức phạt tiền quy định đối với các hành vi vi phạm quy định tại Chương II, Chương III và Chương IV Nghị định này là mức phạt đối với cá nhân, trừ trường hợp quy định tại khoản 1, 2, 3, 5 Điều 7; khoản 3, 4, 6 Điều 13; khoản 2 Điều 25; khoản 1 Điều 26; khoản 1, 5, 6, 7 Điều 27; khoản 8 Điều 39; khoản 5 Điều 41; khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12 Điều 42; khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 Điều 43; khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6 Điều 45; khoản 3 Điều 46 Nghị định này. Mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.
...
Nếu doanh nghiệp không tuân thủ đầy đủ quy trình kỷ luật, như không gửi thông báo họp đúng hạn, không lập biên bản hoặc họp thiếu thành phần, quyết định kỷ luật sẽ bị xem là trái luật. Lúc này, người sử dụng lao động có thể bị phạt từ 5 đến 10 triệu đồng đối với cá nhân hoặc gấp đôi nếu là tổ chức. Ngoài ra, nếu quyết định sa thải được ban hành sai trình tự, người sử dụng lao động còn phải nhận người lao động trở lại và thanh toán đủ tiền lương cho thời gian họ bị xử lý sai.
Tình huống giả định
- Doanh nghiệp xử lý kỷ luật mà không gửi thông báo trước
Công ty TNHH Thương mại Nhật Hưng phát hiện chị Nguyễn Thị Khánh Linh đi trễ nhiều lần nhưng tổ chức họp kỷ luật ngay trong ngày mà không thông báo trước 5 ngày. Chị Linh không được biết nội dung cuộc họp và Công đoàn cũng không được mời. - Quyết định bị tuyên vô hiệu khi chị Linh khiếu nại
Thanh tra lao động xác định công ty đã vi phạm trình tự bắt buộc tại Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Công ty bị yêu cầu hủy quyết định kỷ luật và khôi phục quyền lợi cho chị Linh. -
Doanh nghiệp bị xử phạt hành chính
Công ty bị phạt 7.000.000 đồng và phải trả đủ tiền lương của thời gian chị Linh bị đình chỉ trái luật.
Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo.
Kết luận
Trình tự xử lý kỷ luật lao động phải được tuân thủ nghiêm túc từ bước lập biên bản, gửi thông báo, họp đúng thành phần đến ban hành quyết định trong thời hiệu. Nếu doanh nghiệp xử lý sai quy trình, quyết định kỷ luật có thể bị vô hiệu và doanh nghiệp sẽ bị xử phạt lên đến 20 triệu đồng. Đồng thời doanh nghiệp phải khôi phục đầy đủ quyền lợi cho người lao động.
