Tem điện tử là tem có dấu hiệu nhận biết bằng mắt thường, đồng thời chứa dữ liệu điện tử có thể tra cứu trên cổng thông tin của cơ quan thuế và hải quan.
Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ trên mọi lĩnh vực, các phương thức quản lý và xác thực thông tin truyền thống đang dần được thay thế bằng những giải pháp hiện đại, tiện lợi và an toàn hơn. Tem điện tử công cụ ngày càng phổ biến trong hoạt động quản lý hàng hóa, chống hàng giả và minh bạch thông tin sản phẩm. Bên cạnh đó, cách xác định ký hiệu mẫu số dùng cho tem điện tử trong hệ thống hóa đơn điện tử.
Tem điện tử được hiểu như thế nào?
Khoản 1 Điều 3 Thông tư 23/2021/TT-BTC quy định như sau:
Điều 3. Mẫu tem và quy định về dán tem điện tử
1. Tem điện tử là tem có dấu hiệu nhận biết bằng mắt thường và có chứa các thông tin, dữ liệu điện tử được tra cứu trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, Tổng cục Hải quan để phục vụ công tác quản lý của doanh nghiệp, người tiêu dùng và cơ quan quản lý nhà nước.
2. Nguyên tắc dán tem điện tử
a) Sản phẩm thuốc lá nhập khẩu và sản phẩm thuốc lá sản xuất để tiêu thụ trong nước phải được dán tem điện tử theo quy định tại Nghị định số 67/2013/NĐ-CP ngày 27/6/2013 của Chính phủ và các văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế (nếu có).
Sản phẩm thuốc lá phải được đóng vào thành bao (bao gồm cả gói hoặc hộp), dưới đây gọi chung là bao thuốc lá. Mỗi bao thuốc lá được dán một (01) con tem điện tử. Trường hợp bao thuốc lá có sử dụng màng bóng kính bọc bên ngoài thì tem điện tử phải được dán vào bao thuốc lá trước khi bọc màng bóng kính phủ bên ngoài. Tem điện tử được dán tại vị trí đảm bảo nguyên tắc khi mở bao thuốc lá tem sẽ rách....
Tem điện tử vừa mang tính nhận diện trực quan, vừa chứa dữ liệu được mã hóa nhằm phục vụ kiểm tra, truy xuất nguồn gốc và quản lý của doanh nghiệp, cơ quan thuế và người tiêu dùng. Tem điện tử được áp dụng bắt buộc đối với sản phẩm thuốc lá, đảm bảo mỗi bao thuốc lá đều có một tem duy nhất và khi mở bao, tem phải rách để tránh việc tái sử dụng hoặc gian lận trong lưu thông hàng hóa.
Tình huống giả định
Anh Quang kinh doanh thuốc lá đóng bao
-
Anh Quang bắt đầu nhập hàng về kho
Anh Lê Minh Quang, chủ một cửa hàng bán lẻ nhập một lô thuốc lá từ nhà phân phối lớn. Lô hàng được cam kết đã dán tem điện tử theo quy định, phục vụ việc kiểm tra của cơ quan quản lý thị trường. -
Anh Quang phát hiện dấu hiệu tem không hợp lệ
Trong quá trình sắp xếp hàng lên quầy, anh Quang nhận thấy một số bao có tem dán chồng, tem không rách dù bao đã mở, dấu hiệu cho thấy khả năng tem bị tái sử dụng trái quy định. Lo ngại rủi ro pháp lý, anh tạm ngưng kinh doanh số hàng này. -
Cơ quan quản lý kiểm tra lô hàng
Đội Quản lý thị trường tiến hành kiểm tra và xác định tem trên một số bao thuốc không trùng dữ liệu với hệ thống tra cứu. Cơ quan chức năng kết luận đây là hành vi vi phạm nguyên tắc dán tem điện tử, đồng thời lập biên bản xử lý nhà phân phối theo quy định.
Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo.
Tem điện tử trên hóa đơn điện tử được xác định bằng ký hiệu mẫu số nào?
Khoản 1 Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định như sau:
Điều 4. Ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, tên liên hóa đơn
1. Hóa đơn điện tử
a) Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6 để phản ánh loại hóa đơn điện tử như sau:
Số 1: Phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng;
Số 2: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng;
Số 3: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công;
Số 4: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia;
Số 5: Phản ánh các loại hóa đơn điện tử khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;
Số 6: Phản ánh các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
...
Việc phân loại hóa đơn điện tử được thể hiện qua một chữ số duy nhất trong ký hiệu mẫu số. Trong đó, ký hiệu “5” dùng để nhận diện các chứng từ điện tử có chức năng như hóa đơn, bao gồm tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử hoặc phiếu thu điện tử. Cơ quan thuế và các đơn vị liên quan dễ dàng phân loại, quản lý và đối chiếu các loại chứng từ khi thực hiện giao dịch điện tử.
Tình huống giả định
Công ty Công nghệ Sao Việt sử dụng nhầm ký hiệu mẫu số trên tem điện tử
-
Doanh nghiệp triển khai hệ thống hóa đơn mới
Công ty TNHH Công nghệ Sao Việt, tiến hành nâng cấp hệ thống hóa đơn điện tử để đồng bộ với phần mềm bán hàng. Trong quá trình thiết lập mẫu hóa đơn, phòng kế toán đã lựa chọn ký hiệu mẫu số “2” thay vì “5” cho các giao dịch áp dụng tem điện tử. -
Sai sót bị phát hiện khi đối chiếu dữ liệu
Trong đợt rà soát định kỳ, bộ phận kiểm toán nội bộ phát hiện ký hiệu mẫu số không khớp với quy định. Việc sử dụng nhầm ký hiệu có nguy cơ làm sai lệch loại chứng từ và ảnh hưởng đến việc gửi dữ liệu lên hệ thống của cơ quan thuế. -
Cơ quan thuế yêu cầu điều chỉnh
Sau khi nhận thông báo, cơ quan có thẩm quyền kiểm tra và yêu cầu công ty điều chỉnh toàn bộ hóa đơn liên quan, đồng thời cập nhật mẫu số đúng là “5” đối với chứng từ mang tính chất tem điện tử. Doanh nghiệp phải lập lại hóa đơn đúng chuẩn để đảm bảo tính hợp lệ khi kê khai thuế.
Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo.
Kết luận
Tem điện tử giữ vai trò hỗ trợ nhận diện và quản lý thông tin trong nhiều hoạt động liên quan đến hàng hóa và chứng từ điện tử. Khái niệm tem điện tử được xác định là loại tem có dấu hiệu nhận biết bằng mắt thường và chứa dữ liệu phục vụ tra cứu, kiểm soát. Ký hiệu mẫu số dành cho tem điện tử trên hóa đơn điện tử được xác định là số 5 để phân loại và quản lý thống nhất trong hệ thống chứng từ.
