Khi sửa đổi nội quy lao động, doanh nghiệp phải đăng ký lại để đảm bảo hiệu lực pháp lý.
Nội quy lao động là căn cứ quan trọng để điều chỉnh quan hệ giữa người sử dụng lao động và người lao động giúp duy trì kỷ luật, trật tự và hiệu quả làm việc trong doanh nghiệp. Khi có thay đổi về cơ cấu, quy trình hoặc chính sách quản lý, doanh nghiệp thường phải sửa đổi nội quy cho phù hợp và còn phải được đăng ký lại với cơ quan có thẩm quyền để đảm bảo tính pháp lý. Nếu không thực hiện, doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro tranh chấp hoặc bị xử phạt gián tiếp theo quy định.
1. Khi sửa đổi nội quy lao động có cần đăng ký lại không?
Điều 27 Nghị định 05/2015/NĐ-CP quy định như sau:
Điều 27. Nội dung của nội quy lao động
Những nội dung chủ yếu của nội quy lao động theo Khoản 2 Điều 119 của Bộ luật Lao động được quy định như sau:
...
5. Trường hợp sửa đổi, bổ sung nội quy lao động đang có hiệu lực, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở và thực hiện đăng ký lại nội quy lao động.
...
Quy định này nhằm đảm bảo nội quy sau khi sửa đổi phù hợp với Bộ luật Lao động, không xâm phạm quyền lợi hợp pháp của người lao động và có giá trị pháp lý để áp dụng trong doanh nghiệp. Việc đăng ký lại còn giúp cơ quan quản lý lao động kiểm soát nội dung, tránh tình trạng nội quy trái luật hoặc thiếu minh bạch.
Tình huống giả định
- Doanh nghiệp tuân thủ quy trình đăng ký lại nội quy
Công ty TNHH Hưng Phát tại Thành phố Đà Nẵng tiến hành sửa đổi nội quy về quy định làm thêm giờ và chế độ thưởng phạt. Trước khi ban hành, Giám đốc công ty tổ chức họp với Công đoàn cơ sở để lấy ý kiến người lao động. - Nội quy được đăng ký lại hợp pháp
Sau khi hoàn thiện nội dung, công ty gửi hồ sơ đăng ký lại tại Sở Nội vụ. Hồ sơ được xác nhận và nội quy mới có hiệu lực áp dụng cho toàn thể người lao động. -
Kết quả và ý nghĩa pháp lý
Việc thực hiện đúng quy trình giúp nội quy có giá trị pháp lý, tránh tranh chấp và bảo đảm quyền lợi của cả người sử dụng lao động lẫn người lao động.
Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo.
2. Nếu không đăng ký lại nội quy sau khi sửa đổi thì có bị xử phạt không?
Điều 19 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định:
Điều 19. Vi phạm quy định về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất
...
2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:
...
b) Không đăng ký nội quy lao động theo quy định của pháp luật;
...
Điều 6. Mức phạt tiền, thẩm quyền xử phạt và nguyên tắc áp dụng đối với hành vi vi phạm hành chính nhiều lần
1. Mức phạt tiền quy định đối với các hành vi vi phạm quy định tại Chương II, Chương III và Chương IV Nghị định này là mức phạt đối với cá nhân, trừ trường hợp quy định tại khoản 1, 2, 3, 5 Điều 7; khoản 3, 4, 6 Điều 13; khoản 2 Điều 25; khoản 1 Điều 26; khoản 1, 5, 6, 7 Điều 27; khoản 8 Điều 39; khoản 5 Điều 41; khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12 Điều 42; khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 Điều 43; khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6 Điều 45; khoản 3 Điều 46 Nghị định này. Mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.
...
Mặc dù không nêu rõ việc “không đăng ký lại” nội quy đã sửa đổi nhưng hành vi này vẫn được hiểu là “không đăng ký nội quy lao động theo quy định pháp luật”. Do đó, doanh nghiệp có thể bị xử phạt theo điểm b khoản 2 Điều 19 và bị buộc đăng ký lại nội quy hợp lệ. Bên cạnh đó, việc áp dụng nội quy chưa đăng ký có thể khiến các quyết định kỷ luật, thưởng phạt hoặc chấm dứt hợp đồng lao động bị vô hiệu khi có tranh chấp.
Tình huống giả định
- Doanh nghiệp không đăng ký lại nội quy sau khi sửa đổi
Công ty CP Thiên Long tại Hà Nội tự sửa đổi nội quy về mức thưởng năng suất mà không thực hiện thủ tục đăng ký lại. Sau đó, một nhân viên bị xử lý kỷ luật theo nội quy mới đã khiếu nại vì cho rằng văn bản này chưa có giá trị pháp lý. - Cơ quan chức năng vào cuộc xử lý
Thanh tra Sở Nội vụ kiểm tra, xác định nội quy mới chưa được đăng ký nên không có hiệu lực. Công ty bị buộc phải hủy quyết định kỷ luật và hoàn thiện hồ sơ đăng ký lại nội quy. -
Kết quả và ý nghĩa pháp lý
Tình huống cho thấy, dù pháp luật không phạt trực tiếp hành vi không đăng ký lại nhưng việc bỏ qua quy trình này có thể khiến nội quy vô hiệu và gây tranh chấp với người lao động.
Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo.
Kết luận
Khi sửa đổi nội quy lao động, người sử dụng lao động phải đăng ký lại nội quy với cơ quan có thẩm quyền sau khi đã tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Dù pháp luật không có chế tài trực tiếp cho hành vi không đăng ký lại, nhưng doanh nghiệp có thể bị xử phạt gián tiếp. Đồng thời nội quy chưa đăng ký sẽ không có giá trị pháp lý, không thể áp dụng để xử lý kỷ luật người lao động nếu có hành vi vi phạm.
