Cơ quan đăng ký biện pháp bảo đảm có trách nhiệm ghi và cập nhật nội dung hủy đăng ký vào Sổ đăng ký hoặc cơ sở dữ liệu ngay trong ngày có căn cứ hợp pháp.
Sổ đăng ký biện pháp bảo đảm là công cụ quan trọng trong hoạt động quản lý, ghi nhận và theo dõi các giao dịch bảo đảm tài sản tại Việt Nam. Việc đăng ký và cập nhật thông tin trong sổ giúp cơ quan nhà nước, tổ chức, cá nhân xác định tình trạng pháp lý của tài sản đang được thế chấp, cầm cố hoặc áp dụng biện pháp bảo đảm khác. Bên cạnh đó, pháp luật cũng quy định rõ về cơ quan có thẩm quyền thực hiện việc ghi chép, cập nhật và hủy nội dung đăng ký trong sổ nhằm đảm bảo tính công khai và minh bạch của thông tin.
Sổ đăng ký biện pháp bảo đảm là gì?
Khoản 3 Điều 3 Nghị định 99/2022/NĐ-CP quy định như sau:
Điều 3. Giải thích từ ngữ
...
3. Sổ đăng ký là sổ được cơ quan đăng ký dùng để ghi, cập nhật nội dung đăng ký.
Sổ đăng ký có thể là sổ giấy, sổ điện tử hoặc đồng thời là sổ giấy và sổ điện tử, bao gồm:a) Sổ địa chính, Sổ đăng ký thế chấp tài sản gắn liền với đất hình thành trong tương lai đối với biện pháp bảo đảm bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất;
b) Sổ đăng bạ tàu bay Việt Nam đối với biện pháp bảo đảm bằng tàu bay;
c) Sổ đăng ký tàu biển quốc gia Việt Nam đối với biện pháp bảo đảm bằng tàu biển;
d) Sổ theo quy định của pháp luật về khai thác, sử dụng tài nguyên biển đối với biện pháp bảo đảm bằng quyền sử dụng khu vực biển được giao để nuôi trồng thủy sản, tài sản gắn liền với khu vực biển được giao để nuôi trồng thủy sản....
Theo đó, Sổ đăng ký biện pháp bảo đảm là nơi ghi nhận toàn bộ thông tin liên quan đến việc đăng ký, thay đổi, hủy đăng ký hoặc cập nhật biện pháp bảo đảm đối với các loại tài sản. Căn cứ vào loại tài sản được thế chấp hoặc bảo đảm, việc ghi nhận được thực hiện tại sổ đăng ký chuyên ngành tương ứng, ví dụ như: Sổ địa chính đối với đất đai, tài sản gắn liền với đất; Sổ đăng bạ tàu bay, Sổ đăng ký tàu biển quốc gia; Sổ đăng ký tài sản gắn liền với khu vực biển trong lĩnh vực thủy sản. Việc thiết lập hệ thống sổ đăng ký thống nhất giúp xác lập tính công khai, bảo đảm quyền lợi của bên nhận bảo đảm và bên thứ ba khi tham gia giao dịch.
Tình huống giả định
Doanh nghiệp thế chấp quyền sử dụng đất để vay vốn ngân hàng
-
Công ty Minh Quân ký hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất
Công ty TNHH Minh Quân, ký hợp đồng thế chấp quyền sử dụng lô đất tại khu công nghiệp Hòa Khánh để vay vốn ngân hàng. -
Cơ quan đăng ký ghi nhận giao dịch bảo đảm vào Sổ địa chính
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Văn phòng đăng ký đất đai tiến hành ghi và cập nhật thông tin thế chấp vào Sổ địa chính theo quy định tại Nghị định 99/2022/NĐ-CP. Việc đăng ký được lưu trữ dưới dạng sổ điện tử nhằm thuận tiện cho việc tra cứu sau này. -
Thông tin thế chấp được công khai và có giá trị pháp lý
Nhờ việc ghi nhận trong Sổ đăng ký, ngân hàng có căn cứ xác nhận quyền ưu tiên thanh toán nếu bên vay không thực hiện nghĩa vụ. Đồng thời, bên thứ ba có thể tra cứu để biết tình trạng pháp lý của tài sản này trước khi giao dịch.
Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo.
Ai có thẩm quyền ghi và cập nhật nội dung hủy đăng ký biện pháp bảo đảm vào Sổ đăng ký?
Điểm a khoản 2 Điều 21 Nghị định 99/2022/NĐ-CP quy định như sau:
Điều 21. Hủy đăng ký
...
2. Ngay trong ngày làm việc có căn cứ quy định tại khoản 1 Điều này, cơ quan đăng ký thực hiện:a) Ghi, cập nhật nội dung hủy đăng ký vào Sổ đăng ký hoặc vào Cơ sở dữ liệu;
b) Thông báo bằng văn bản về việc hủy đăng ký theo Mẫu số 07a, Mẫu số 07d, Mẫu số 10b hoặc Mẫu số 10c tại Phụ lục cho Tòa án quy định tại điểm a khoản 1 Điều này và cho bên bảo đảm, bên nhận bảo đảm, người khác đang giữ Giấy chứng nhận (nếu có)......
Cơ quan đăng ký biện pháp bảo đảm là đơn vị chịu trách nhiệm chính trong việc cập nhật nội dung hủy đăng ký khi có một trong các căn cứ: Có bản án, quyết định của Tòa án có hiệu lực pháp luật yêu cầu hủy đăng ký; Phát hiện việc đăng ký thuộc trường hợp bị từ chối hoặc không đúng quy định; Phát sinh đăng ký trùng lặp cần được xử lý theo Điều 49 của Nghị định. Việc cập nhật nội dung hủy đăng ký phải được thực hiện ngay trong ngày làm việc có căn cứ hợp pháp, nhằm đảm bảo tính kịp thời, chính xác và công khai trong việc quản lý giao dịch bảo đảm.
Tình huống giả định
Cơ quan đăng ký cập nhật việc hủy đăng ký thế chấp quyền sử dụng đất
-
Doanh nghiệp hoàn tất nghĩa vụ vay và đề nghị xóa đăng ký thế chấp
Công ty Cổ phần Đông Hải, đã thanh toán đầy đủ khoản vay cho Ngân hàng ACB. Hai bên thống nhất chấm dứt hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất và gửi hồ sơ đề nghị hủy đăng ký biện pháp bảo đảm đến Văn phòng đăng ký đất đai. -
Cơ quan đăng ký tiến hành ghi nhận hủy đăng ký vào Sổ địa chính
Ngay trong ngày tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, Văn phòng đăng ký đất đai ghi nhận việc hủy thế chấp trong Sổ địa chính và cơ sở dữ liệu điện tử. Đồng thời, đơn vị phát hành văn bản thông báo về việc hủy đăng ký gửi đến ngân hàng và doanh nghiệp. -
Thông tin hủy đăng ký được cập nhật công khai và có hiệu lực pháp lý
Sau khi cập nhật, tình trạng thế chấp của lô đất được xóa khỏi hệ thống. Doanh nghiệp có thể thực hiện các giao dịch mới đối với tài sản mà không bị ràng buộc quyền bảo đảm.
Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo.
Kết luận
Theo quy định của pháp luật, Sổ đăng ký biện pháp bảo đảm là nơi cơ quan có thẩm quyền ghi nhận toàn bộ quá trình đăng ký, thay đổi, hoặc hủy đăng ký biện pháp bảo đảm. Khi có căn cứ hợp pháp, cơ quan đăng ký biện pháp bảo đảm phải thực hiện ngay việc ghi và cập nhật nội dung hủy đăng ký trong sổ hoặc cơ sở dữ liệu điện tử. Quy trình này giúp bảo đảm tính minh bạch, chính xác và quyền lợi hợp pháp của các bên trong quan hệ bảo đảm tài sản.
