Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động là người giao kết hợp đồng lao động hoặc người được quy định trong nội quy, và mọi cuộc họp xử lý kỷ luật đều bắt buộc phải lập biên bản.
Trong quan hệ lao động, việc xử lý kỷ luật chỉ hợp pháp khi được thực hiện bởi đúng người có thẩm quyền và tuân thủ đầy đủ trình tự pháp luật. Một trong những yêu cầu bắt buộc là xác định đúng chủ thể ra quyết định và ghi nhận toàn bộ quá trình xử lý bằng biên bản. Đây là một trong những điều kiện để đảm bảo việc xử lý kỷ luật là hợp pháp.
1. Ai là người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động?
Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định như sau:
Điều 69. Nội quy lao động
Nội quy lao động tại Điều 118 của Bộ luật Lao động được quy định như sau:
...
2. Nội dung nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan. Nội quy lao động gồm những nội dung chủ yếu sau:
...
i) Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động: người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động quy định tại khoản 3 Điều 18 của Bộ luật Lao động hoặc người được quy định cụ thể trong nội quy lao động.
...
Khoản 3 Điều 18 Bộ luật Lao động 2019 quy định như sau:
Điều 18. Thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động
...
3. Người giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động là người thuộc một trong các trường hợp sau đây:
a) Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật;
b) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân theo quy định của pháp luật hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật;
c) Người đại diện của hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật;
d) Cá nhân trực tiếp sử dụng lao động.
...
Quy định trên xác định người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động chính là người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động, bao gồm: người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền; người đứng đầu cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân; đại diện của hộ gia đình, tổ hợp tác hoặc tổ chức không có tư cách pháp nhân hoặc cá nhân trực tiếp sử dụng lao động. Nội quy lao động cũng có thể quy định cụ thể người được giao quyền xử lý kỷ luật.
Tình huống giả định
- Doanh nghiệp xác định đúng người có thẩm quyền xử lý kỷ luật
Tại Công ty TNHH Dịch vụ Minh Thành ở Thành phố Hồ Chí Minh, nhân viên Nguyễn Hoàng Long bị phát hiện nhiều lần đi làm trễ và tự ý rời vị trí làm việc. Ban giám đốc giao cho bà Trần Thị Bích Hạnh – Giám đốc Nhân sự, người được ủy quyền hợp pháp theo nội quy lao động – tổ chức cuộc họp xử lý kỷ luật. - Cuộc họp được tiến hành đúng thẩm quyền
Bà Trần Thị Bích Hạnh chủ trì cuộc họp với sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở và chính anh Nguyễn Hoàng Long. Trước đó, tất cả thành phần liên quan đã được thông báo trước 5 ngày làm việc theo quy định và xác nhận tham dự đầy đủ. -
Kết luận và giá trị pháp lý
Quyết định khiển trách anh Nguyễn Hoàng Long được ban hành hợp lệ vì do đúng người có thẩm quyền theo khoản 3 Điều 18 Bộ luật Lao động 2019 và được ghi nhận đầy đủ bằng biên bản.
Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo.
2. Xử lý kỷ luật lao động có phải lập biên bản không?
Điều 122 Bộ luật Lao động 2019 quy định như sau:
Điều 122. Nguyên tắc, trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật lao động
1. Việc xử lý kỷ luật lao động được quy định như sau:
...
d) Việc xử lý kỷ luật lao động phải được ghi thành biên bản.
...
Khoản 3 Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định như sau:
Điều 70. Trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật lao động
Trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật lao động tại khoản 6 Điều 122 của Bộ luật Lao động được quy định như sau:
...
3. Nội dung cuộc họp xử lý kỷ luật lao động phải được lập thành biên bản, thông qua trước khi kết thúc cuộc họp và có chữ ký của người tham dự cuộc họp quy định tại điểm b, điểm c khoản 1 Điều 122 của Bộ luật Lao động, trường hợp có người không ký vào biên bản thì người ghi biên bản nêu rõ họ tên, lý do không ký (nếu có) vào nội dung biên bản.
...
Quy định trên yêu cầu mọi cuộc họp xử lý kỷ luật lao động phải được lập thành biên bản, ghi nhận đầy đủ nội dung và được thông qua trước khi kết thúc cuộc họp. Biên bản phải có chữ ký của các thành phần tham dự theo luật gồm người sử dụng lao động, tổ chức đại diện người lao động và người bị xử lý kỷ luật. Nếu có người không ký, người ghi biên bản phải nêu rõ họ tên và lý do không ký trong biên bản để bảo đảm giá trị pháp lý.
Tình huống giả định
- Người lao động vi phạm và doanh nghiệp chuẩn bị họp kỷ luật
Anh Trần Minh Dũng là nhân viên kinh doanh của Công ty TNHH Thiết bị Ánh Hòa. Anh Dũng bị phát hiện tự ý nghỉ làm 3 ngày liên tiếp mà không có lý do chính đáng. Ban lãnh đạo công ty xem xét vụ việc và gửi thông báo họp xử lý kỷ luật đến anh Dũng cùng tổ chức đại diện người lao động theo đúng thời hạn luật định. - Cuộc họp xử lý kỷ luật được tiến hành theo đúng thành phần
Đến ngày họp, anh Trần Minh Dũng có mặt cùng đại diện Công đoàn cơ sở và ông Phạm Quốc Bảo, người có thẩm quyền xử lý kỷ luật. Các bên lần lượt trình bày ý kiến, xác nhận hành vi vi phạm và thống nhất hình thức kỷ luật phù hợp. -
Biên bản được lập đúng quy định pháp luật
Thư ký cuộc họp lập biên bản đầy đủ nội dung và mời tất cả thành phần tham dự ký xác nhận. Khi đại diện Công đoàn chậm ký vì cần đọc lại toàn bộ, thư ký ghi rõ lý do và hoàn thiện biên bản trước khi cuộc họp kết thúc.
Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo.
Kết luận
Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động là người có thẩm quyền giao kết hợp đồng hoặc người được quy định trong nội quy. Khi tiến hành xử lý kỷ luật, chỉ những chủ thể này mới được ra quyết định để bảo đảm tính hợp lệ. Mọi cuộc họp xử lý kỷ luật đều phải lập biên bản nhằm bảo đảm tính pháp lý và làm căn cứ đối chiếu khi cần thiết.
